Сзв тд при смене фамилии работодателя

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сзв тд при смене фамилии работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Информация в отчётности и в базе Соцфонда должна совпадать, тогда при проверке не будет ошибок. Изменить информацию о себе в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) может каждый зарегистрированный там человек.

Уведомляем работников о структурной реорганизации

Такое уведомление нужно составить в письменной форме в двух экземплярах. На экземпляре работодателя работник должен поставить свою подпись, удостоверив тем самым, что получил уведомление. Также в этом документе необходимо указать причины, вызвавшие изменение наименований структурных подразделений (например, реструктуризация или оптимизация производства).

Заметим, что ТК РФ устанавливает срок, за который необходимо сообщить работнику об изменении условий трудового договора: не менее чем за два месяца, если иное не предусмотрено Кодексом. Иные сроки уведомления предусмотрены следующими нормами ТК РФ:

• ст. 306 — об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель — физическое лицо в письменной форме предупреждает работника не менее чем за 14 календарных дней. При этом работодатель — индивидуальный предприниматель имеет право изменять определенные сторонами условия трудового договора только в случае, когда эти условия не могут быть сохранены по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда;
• ст. 344 — если изменить условия трудового договора решила религиозная организация, она обязана предупредить работников об этом не менее чем за семь календарных дней.

Общий принцип исправления ошибок в СЗВ-М и сроки подачи корректировки

Если вы нашли ошибку в сданном отчете, нужно передать корректировку. Она бывает 2 видов: дополняющая (тип «доп») и о).

Общий принцип исправления ошибок в СЗВ-М:

• Если не принят отчет, его нужно пересдавать. Такое бывает, например, если страхователь неверно написал регистрационный номер в ПФР.
• Если отчет принят частично (например, не отчитались обо всех сотрудниках, неправильно написали фамилию, имя, отчество, номер СНИЛС сотрудника) — отправить дополняющий отчет. Включить в него только тех сотрудников, данные о которых не указаны в первоначальном отчете или указаны с ошибкой.
• В исходной форме «ИСХ» указываются все сотрудники повторно, в дополняющей «ДОП» и о указываются те, кого нужно добавить или исключить из первоначального варианта отчета.

С 1 октября 2021 года действуют новые правила: исправление ошибки в принятом отчете без штрафа возможно (п.39 Инструкции №766 от 21.12.2016).

Например, компания ошиблась в Ф.И.О работника или номере СНИЛС. Организация получит уведомление об ошибках. Ошибка в СЗВ-М в фамилии, имени, отчестве сотрудника корректируется в обычном порядке: подается в ПФР отменяющая форма, а затем дополняющая.

Согласно п.39 Инструкции №766 нужно исправить недочеты в 5-дневный срок с даты получения уведомления.

Сведения об изменении фамилии для ПФ РФ

Подавать отдельную форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) в Пенсионный фонд в связи с изменением фамилии работника не нужно, это законодательно не предусмотрено.

Однако фамилия работника в форме СЗВ-ТД должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФ РФ (п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Информацию о смене фамилии работника передает в ПФ РФ работодатель (п. 1, пп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст. 9, п. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ)).

Кому сообщать о смене названия

О том, что произошла смена названия ООО, налоговая инспекция самостоятельно уведомит внебюджетные фонды и органы статистики. Но ограничиваться этим нельзя.

1. Если компания работает с печатью, закажите новое клише.
2. Сообщите о смене наименования в банк, где открыт расчётный счёт ООО. Надо будет оформить новую карточку с образцом подписи руководителя и печатью. В банк представьте копии листа записи ЕГРЮЛ, решения участников и нового свидетельства о постановке на налоговый учёт.
3. Уведомите контрагентов, сотрудничество с которыми было начато ещё с прежним названием. Хотя формально идентификация партнёров производится по кодам ИНН и ОГРН, но использование недействующего наименования в документах может создать проблемы при принятии расходов.
4. Внесите в трудовые книжки запись о переименовании работодателя со ссылкой на соответствующее решение или приказ. Это требование инструкции от Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Что касается трудовых договоров, то их перезаключать не надо, но по желанию работника, можно оформить дополнение с новым названием работодателя.
5. Перерегистрируйте кассовый аппарат, если он используется в расчётах. Процедура предусмотрена приказом Минфина России от 29.06.2012 № 94н. Выдача кассового чека, где указано прежнее название ООО, грозит штрафом от 30 до 40 тысяч рублей.
6. Если организация занимается лицензируемой деятельностью, надо переоформить лицензию. Госпошлина за эту регистрационную услугу составляет 750 рублей.
7. При наличии электронной цифровой подписи ООО её требуется изменить, потому что в ней фигурирует фирменное наименование подписанта. Указание недействующих реквизитов может привести к признанию документов, подписанных такой ЭЦП, нелегитимными.

Чтобы снизить риски отказа в регистрации изменений, рекомендуем подготовить все необходимые документы для смены наименования ООО (решение или протокол, новая редакция устава, заявление Р13001) в личном кабинете с помощью конструктора документов.

Как составить и сдать корректирующий отчет СЗВ-ТД

Мы считаем, что нет. Так, например, при записи в бумажную трудовую книжку увольнения не вписывается с какой должности и подразделения увольняется сотрудник. Также правила проверки СЗВ-ТД содержат исключение: именно для увольнения заполненность трудовой функции не проверяется. Но в связи с массовыми обращениями пользователей по этому вопросу мы проводим дополнительные консультации с ПФР.

Изменять наименование основания увольнения принципиально, т.е. на другой пункт, не предполагается. Также не предполагается принципиально менять текст основания, вписывать в него пункт, часть, статью повторно. Сейчас использовать нестандартное наименование или текст можно, например:

• наименование: чтобы вывести его без сокращений в печатные формы серии «Т-…»
• текст: чтобы внести «косметические» изменения в стандартный текст основания, не меняя его смысл принципиально

Если в справочнике оснований увольнения вы не находите пункт, который считаете что должен там быть, обратитесь на линию технической поддержки.

Разберем актуальные вопросы, касающиеся порядка заполнения отчета СЗВ-ТД.

Вопрос	Ответ
На какую из дат следует ориентироваться при включении события в отчет: издания приказа или вступления в силу кадрового события, которому посвящен этот документ?	Для включения сведений в отчет значимой является дата начала действия кадрового события, а не дата издания приказа о нем
Какие записи потребуется сделать в отчете, если кадровое событие вступило в силу с 01.01.2020?	В этом случае нужно отразить 2 записи: события, действующего с 01.01.2020, и события, предшествующего ему
Нужно ли показывать в СЗВ-ТД все кадровые события, имевшие место до 2020 года?	Нет. В отчете отражается только то кадровое мероприятие, благодаря которому сформировался статус работника, отвечающий дате 01.01.2020
Имеет ли значение для отражения кадрового статуса по состоянию на 01.01.2020 давность последнего кадрового события?	Нет. Это событие следует показать применительно к тому году, в котором оно в действительности произошло
Как отразить в СЗВ-ТД по состоянию на 01.01.2020 кадровое событие, отвечающее переименованию должности работника?	Если последняя запись в трудовой книжке, сделанная до наступления 2020 года, отражала факт изменения названия должности работника, то в СЗВ-ТД следует показать ту должность, которая действовала на 01.01.2020, с видом события «Перевод»
Какими будут отчеты по работнику, переведенному в феврале 2020 года на другую должность, а в марте подавшему заявление о выборе способа ведения трудовой книжки?	В этом случае в отчете за февраль будет 2 записи: о переводе, сделанном в отчетном месяце, и о предшествующей ему записи, отражающей статус работника на 01.01.2020. А отчет за март будет содержать только дату подачи заявления в строке, соответствующей выбранному способу ведения трудовой книжки
Какому кадровому событию будет соответствовать реорганизация юрлица, проведенная путем присоединения?	Такого события в перечне кадровых мероприятий нет. По смыслу ему соответствует «Переименование», применяемое при изменении названия работодателя
Существуют ли какие-то требования в отношении указания номера организационно-распорядительного документа по кадровому событию?	Нет. Он приводится таким, каким отражается в самом организационно-распорядительном документе, вместе с буквенными символами и знаками препинания, использованными в этом номере
Как отражать месяц в дате рождения работника — цифрами или прописью?	В правилах заполнения отчета на этот счет конкретных указаний нет. Однако в примерах его оформления ПФР приводит эту запись с использованием буквенных обозначений
Обязательно ли внесение в отчет данных по трудовой функции работника?	Заполнение этого реквизита для 2020 года не является обязательным, вносится, если требуется указать конкретный вид выполняемой работы. Шифр кода трудовой функции придется заполнять только с 2021 года и лишь при его наличии

Сообщаем об изменении фамилии в ФСС

В силу п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ работодатель обязан подавать измененные сведения о работниках в ФСС. В связи с этим и у работников появилась обязанность предоставлять сведения о себе при трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности в случае изменения таких сведений (п. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Получив от работника сведения о смене фамилии, работодатель должен их передать в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

В соответствии со ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. В частности:

• штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд – 200 руб. за каждый документ;

• за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф ​5 000 руб. за каждый выявленный случай;

• штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.

Форма отчёта утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, последние изменения в неё были внесены Постановлением от 21.04.2022 № 62П. Расскажем, как заполнить СЗВ-ТД.

Форма заполняется на основании документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, приказов, распоряжений. Состоит она всего из одного листа, однако на каждого работника составляется отдельный отчёт.

Информация в форме поделена на блоки. Первый — «Сведения о страхователе». В нём нужно указать:

• регистрационный номер компании в ПФР в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ;
• наименование организации (ФИО ИП);
• ИНН;
• КПП — только для организаций.

Второй блок называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Этот блок следует заполнить при реорганизации в том случае, если правопреемнику работодателя, снятого с учета в качестве страхователя, нужно исправить ранее представленные предыдущим работодателем данные о работниках. Здесь указываются данные предыдущего работодателя — регистрационный номер в ПФР, название / ФИО ИП, ИНН, КПП.

Далее идёт блок «Сведения о зарегистрированном лице». В нем отражается такая информация:

• фамилия, имя и отчество застрахованного — каждое слово на отдельной строке;
• дата рождения;
• СНИЛС

В следующем блоке отражается информация о поданных заявлениях. Это может быть заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если одно из них подано, в соответствующей строке нужно указать дату подачи.

На практике может произойти так, что человек написал заявление с решением по поводу формата трудовой книжки, но затем изменил своё мнение. В этом случае в строке подлежащего отмене заявления в поле «Признак отмены» нужно указать знак «X» и рядом поставить дату заявления, которое должно быть отозвано.

В таблице отражаются данные о трудовой деятельности работника. Она состоит из 11 граф, в которых нужно указать:

1. Номер записи о кадровом мероприятии.
2. Дату приёма на работу, увольнения, перевода.
3. Сведения о приёме, переводе, увольнении. Нужно указать код мероприятия из пункта 2.5.3 Порядка заполнения отчета. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД».
4. Территориальные условия работы. Если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера, ставится код «РКС». Если работа осуществляется на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера, следует использовать код «МКС». В остальных случаях поле не заполняется.
5. Трудовую функцию. Здесь нужно отразить наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, а также наименование структурного подразделения (если работа в нём прописана в трудовом договоре).
6. Код выполняемой функции. В поле следует указать кодовое обозначение занятия, соответствующее должности / профессии, виду трудовой деятельности. Формат кода: XXXX.X, где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число. Раньше поле заполнялось только при наличии кода, теперь же они определены для всех должностей и профессий.
7. Причины увольнения. Информация указывается без сокращений со ссылками на нормы законодательства.
8. Наименование документа-основания кадровых действий.
9. Дата этого документа.
10. Номер документа без указания значка «№».
11. Признак отмены. Ставится знак «Х», если сведения нужно отменить. Графа заполняется при необходимости аннулировать или исправить поданные данные. Такой «отменяющий» отчёт полностью копирует поданный ранее, но в графе 10 ставится «Х».

Как отразить в электронной трудовой книжке смену фамилии?

«Забывчивость» или невнимательность бухгалтера, ответственного за СЗВ-М, может обернуться для компании немалыми суммами штрафов. Ведь размер санкций зависит от числа застрахованных лиц, а в крупных организациях штат сотрудников достаточно большой. При грубой ошибке в СЗВ-М отчет считается непринятым полностью. И, соответственно, если ее не исправить вовремя – штрафные 500 руб. умножаются на количество всех сотрудников. Однако проконтролировать всю отчетность, чтобы выловить ошибку, и исправить ее за невнимательного подчиненного главбуху нереально.

Сотрудница сменила фамилию, но не получила новое свидетельство обязательного пенсионного страхования. В бухгалтерских документах фамилия была изменена, был отправлен отчет в ПФР по форме СЗВ-М с новой фамилией. За ошибочно сданную информацию ПФР оштрафовал юридическое лицо.

Можно ли возместить штраф с заработной платы сотрудницы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Согласно позиции большинства судебных органов административный штраф, наложенный на работодателя, не может считаться прямым действительным ущербом, причиненным работником, в связи с чем на последнего не может быть возложена обязанность по возмещению уплаченной работодателем суммы штрафа.

Как следует из ст. 232, ст. 233 ТК РФ, сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает этот ущерб в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.

Работник может быть привлечен к материальной ответственности в случае причинения им работодателю прямого действительного ущерба. Под прямым действительным ущербом понимаются реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (ст. 238 ТК РФ).

Ошибка в СЗВ-М. Есть ли вина сменившего фамилию работника?

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Журнал «Актуальная бухгалтерия», N 7, июль 2017 г., с. 22-23.

Сотрудница сменила фамилию, но не получила новое свидетельство обязательного пенсионного страхования. В бухгалтерских документах фамилия была изменена, отчет по форме СЗВ-М был отправлен с новой фамилией. За ошибочно сданную информацию ПФР оштрафовал юридическое лицо. Можно ли возместить штраф с заработной платы сотрудницы?

Сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает его в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия)*(1).

Работник может быть привлечен к материальной ответственности в случае причинения им работодателю прямого действительного ущерба. Под прямым действительным ущербом понимают реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам*(2).

Существует практика признания суммы уплаченного работодателем административного штрафа прямым действительным ущербом, за причинение которого работник, причастный к совершению правонарушения, несет материальную ответственность*(3). Аналогичного мнения придерживается и Роструд*(4).

Однако в преобладающем большинстве случаев суды исходят из того, что административный штраф, наложенный на работодателя, не может считаться прямым действительным ущербом, причиненным работником, в связи с чем на последнего не может быть возложена обязанность по возмещению уплаченной работодателем суммы штрафа. В некоторых судебных решениях такой вывод обосновывается тем, что уплата штрафа не является реальным уменьшением наличного имущества работодателя*(5).

На взгляд авторов, более корректной является аргументация, основанная на том, что наказание, в том числе штраф, является установленной государством мерой ответственности лица, признанного виновным в совершении правонарушения, и не может быть переложено полностью или частично на другое лицо. Причиной появления у работодателя затрат в виде штрафа является его собственная вина в совершении правонарушения, поэтому работник виновным в таких затратах считаться не может. Взыскание с работника суммы штрафа означало бы уход работодателя от административной ответственности, что недопустимо*(6).

Также следует иметь в виду, что договорная ответственность работника перед работодателем не может быть выше, чем это предусмотрено Трудовым кодексом или иными федеральными законами*(7). Соответственно, если работник в силу закона материальную ответственность не несет, то его обязательство добровольно возместить ущерб не должно влечь правовых последствий в случае, если оно не будет выполнено.

Учитывая позицию большинства судебных органов, в приведенной ситуации взыскать с работницы административный штраф, наложенный на работодателя, нельзя.

Более того, по мнению авторов, в рассматриваемом случае поменявшую фамилию сотрудницу нельзя признать причастной к совершению правонарушения. Так, при смене фамилии действительно нужно получить новое свидетельство обязательного пенсионного страхования взамен старого с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета*(8).

Однако, как следует из формата представления сведений о застрахованных лицах по форме СЗВ-М *(9), если новое свидетельство не оформлено, то в отчете отражают те данные, которые указаны в действующем свидетельстве (то есть прежнюю фамилию). При этом именно работодатель в лице уполномоченных сотрудников без учета этих требований отправил форму СЗВ-М с ошибками.

Важно! При обнаружении Фондом в представленных страхователем сведениях ошибок и (или) несоответствий между ними и сведениями, имеющимися у ПФР, уведомление об устранении в течение пяти рабочих дней имеющихся расхождений вручается страхователю лично под расписку, направляется по почте заказным письмом или передается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ч. 5 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

В зависимости от вида ошибки страхователь представляет в ПФР форму СЗВ-М с указанием в ней одного из следующих кодов: «доп» — дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период, или «отмн» — отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.

— в дополняющую форму включают данные только тех застрахованных лиц, которые не были отражены в исходной форме;

— в отменяющей форме указывают сведения только о тех лицах, данные которых были ошибочно внесены в исходную форму и в связи с этим подлежат удалению.

Например, ошибку, состоящую в несоответствии Ф.И.О. и СНИЛС, устраняют представлением дополняющей формы с кодом «доп» и верными данными работника. Остальных сотрудников в форму не включают. Если из-за ошибки в приеме первоначальной СЗВ-М отказано, то отчетность повторно представляют с типом «исхд» (исходная форма, впервые подаваемая страхователем о застрахованных лицах за данный отчетный период).

Сообщаем об изменении фамилии в ФСС

В силу п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ работодатель обязан подавать измененные сведения о работниках в ФСС. В связи с этим и у работников появилась обязанность предоставлять сведения о себе при трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности в случае изменения таких сведений (п. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Получив от работника сведения о смене фамилии, работодатель должен их передать в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

В соответствии со ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. В частности:

• штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд – 200 руб. за каждый документ;

• за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф ​5 000 руб. за каждый выявленный случай;

• штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.

Процесс смены названия в учреждениях и организациях

По каким причинам возможна смена названия компании? Их можно разделить на две группы:

1. Добровольное переименование, не связанное ни с какими внешними факторами.
2. Вынужденное:

• при реорганизации — например, когда акционерное общество преобразовывается в ООО, необходимо внести изменения в наименование, так как поменялась организационно-правовая форма, а она входит в состав названия;
• по решению суда, если, например, возникает спор об уникальности схожих имен.

Разбираемая нами процедура имеет следующий алгоритм:

1. Сначала уполномоченный на то орган предприятия принимает решение о переименовании, о внесении изменений в устав или об утверждении новой редакции.
2. Затем подаются необходимые документы на государственную регистрацию в налоговый орган. Более подробно этот процесс можно изучить в специализированной статье на нашем ресурсе.
3. После того как факт смены имени организации успешно пройдет указанную регистрацию, следует заняться приведением всего делопроизводства в соответствие с новым наименованием. Вот на этом этапе и понадобится приказ о переименовании организации.

Необходимо отметить, что, несмотря на наименование документа (приказ), организация на его основании не переименовывается (процесс переименования и основания для этого описаны выше). Данный акт служит лишь для того, чтобы руководитель организации имел возможность дать сотрудникам поручения по поводу процесса организации переименования фирмы.

Форма отчёта утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, последние изменения в неё были внесены Постановлением от 21.04.2022 № 62П. Расскажем, как заполнить СЗВ-ТД.

Форма заполняется на основании документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, приказов, распоряжений. Состоит она всего из одного листа, однако на каждого работника составляется отдельный отчёт.

Информация в форме поделена на блоки. Первый — «Сведения о страхователе». В нём нужно указать:

• регистрационный номер компании в ПФР в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ;
• наименование организации (ФИО ИП);
• ИНН;
• КПП — только для организаций.

Второй блок называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Этот блок следует заполнить при реорганизации в том случае, если правопреемнику работодателя, снятого с учета в качестве страхователя, нужно исправить ранее представленные предыдущим работодателем данные о работниках. Здесь указываются данные предыдущего работодателя — регистрационный номер в ПФР, название / ФИО ИП, ИНН, КПП.

Далее идёт блок «Сведения о зарегистрированном лице». В нем отражается такая информация:

• фамилия, имя и отчество застрахованного — каждое слово на отдельной строке;
• дата рождения;
• СНИЛС

В следующем блоке отражается информация о поданных заявлениях. Это может быть заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если одно из них подано, в соответствующей строке нужно указать дату подачи.

На практике может произойти так, что человек написал заявление с решением по поводу формата трудовой книжки, но затем изменил своё мнение. В этом случае в строке подлежащего отмене заявления в поле «Признак отмены» нужно указать знак «X» и рядом поставить дату заявления, которое должно быть отозвано.

В таблице отражаются данные о трудовой деятельности работника. Она состоит из 11 граф, в которых нужно указать:

1. Номер записи о кадровом мероприятии.
2. Дату приёма на работу, увольнения, перевода.
3. Сведения о приёме, переводе, увольнении. Нужно указать код мероприятия из пункта 2.5.3 Порядка заполнения отчета. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД».
4. Территориальные условия работы. Если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера, ставится код «РКС». Если работа осуществляется на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера, следует использовать код «МКС». В остальных случаях поле не заполняется.
5. Трудовую функцию. Здесь нужно отразить наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, а также наименование структурного подразделения (если работа в нём прописана в трудовом договоре).
6. Код выполняемой функции. В поле следует указать кодовое обозначение занятия, соответствующее должности / профессии, виду трудовой деятельности. Формат кода: XXXX.X, где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число. Раньше поле заполнялось только при наличии кода, теперь же они определены для всех должностей и профессий.
7. Причины увольнения. Информация указывается без сокращений со ссылками на нормы законодательства.
8. Наименование документа-основания кадровых действий.
9. Дата этого документа.
10. Номер документа без указания значка «№».
11. Признак отмены. Ставится знак «Х», если сведения нужно отменить. Графа заполняется при необходимости аннулировать или исправить поданные данные. Такой «отменяющий» отчёт полностью копирует поданный ранее, но в графе 10 ставится «Х».

Как заполнять отчет по форме СЗВ-ТД

Заполняйте отдельную форму отчета СЗВ-ТД на каждого работника. Основанием будут документы, которые подтверждают оформление трудовых отношений и содержат сведения о трудовой деятельности. Например, приказы о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и т.д.

Далее рассмотрим правила заполнения каждого поля формы СЗВ-ТД (поглядывайте при этом на образец формы из Продолжения Примера 1).

Регистрационный номер в ПФР: укажите регистрационный номер, который присвоен работодателю при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию. Он состоит из 12 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.

Работодатель (наименование): укажите полное наименование организации (обособленного подразделения) в соответствии с учредительными документами. Если работодатель – индивидуальный предприниматель, адвокат, нотариус, который занимается частной практикой, глава крестьянского (фермерского) хозяйства, то укажите Ф.И.О. полностью и без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

ИНН: есть и у юрлиц, и у физлиц, берется из свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции.

КПП берется из того же документа. КПП обособленного подразделения возьмите из уведомления о постановке на учет по месту его нахождения. Работодателям-физлицам КПП не присваивается, потому в СЗВ-ТД и не указывается.

Фамилия, Имя, Отчество (при наличии): укажите данные о работнике на русском языке в именительном падеже полностью (не сокращайте до инициалов). Поле «Отчество» заполняйте только при его наличии в документе, удостоверяющем личность.

Дата рождения: день месяца пишите двумя арабскими цифрами, месяц словом, год четырьмя арабскими цифрами.

СНИЛС: заполните страховой номер индивидуального лицевого счета сотрудника, в отношении которого представляете СЗВ-ТД. Он состоит из 11 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ.

Дату подачи заявления пишите, только если сотрудник в течение отчетного месяца подал заявление:

• о продолжении ведения трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ) либо
• о предоставлении сведений о трудовой деятельности (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).

Если своим заявлением работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, то дата цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ вписывается в строку «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Если – в пользу электронной, то дату надо вписать в следующую строку ​«Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности».

Если потребуется отменить сведения о подаче работником такого заявления, заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней опять заполните соответствующую из этих двух строк, повторив первоначальную дату, которую указывали раньше, а в поле правее «Признак отмены» проставьте знак «X».

Отчетный период заполните в случае, если ежемесячно представляете СЗВ-ТД. Месяц и год вписываются цифрами. Но начиная с 2021 г. в СЗВ-ТД сведения об отчетном периоде не заполняйте (см. отметку «!» в Примере 3).

Основание для внесения изменений в кадровые документы

Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.

Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.

Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.

Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.

Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.

Изменение трудового договора

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым последний обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном объеме выдавать (перечислять) работнику зарплату, а тот обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ч. 1 ст. 56 ТК РФ).

В трудовом договоре указываются, в числе прочего, фамилия, имя и отчество работника и сведения об удостоверяющем его личность документе. Такой документ представляется работником на момент заключения трудового договора (ст. 57, 65 ТК РФ).

Как писать заявление о необходимости исправить Ф.И.О.

Работодатель вносит запись о смене фамилии в трудкнижку. Для оформления организация запрашивает у работника заявление в письменной форме с просьбой об изменении записей. Утвержденный образец отсутствует. Формат обращения — произвольный.

Заявление включает такие сведения:

1. Название учреждения-работодателя, должность и Ф.И.О. руководителя.
2. Должность и Ф.И.О. обратившегося работника.
3. Дата оформления обращения.
4. В середине следующей строки — слово «заявление».
5. Текст обращения с просьбой излагают ниже.
6. После текста работник ставит подпись и расшифровывает ее.

К заявлению об изменении следует приложить документы-основания.

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванову И.И. от главного бухгалтера Викторовой В.В. Заявление В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Викторовой на Никанорову прошу внести изменения в трудовую книжку и другие кадровые документы. Приложение: Копия свидетельства о заключении брака. Копия паспорта. Никанорова 13.09.2021

Изменение трудового договора

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым последний обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном объеме выдавать (перечислять) работнику зарплату, а тот обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ч. 1 ст. 56 ТК РФ).

В трудовом договоре указываются, в числе прочего, фамилия, имя и отчество работника и сведения об удостоверяющем его личность документе. Такой документ представляется работником на момент заключения трудового договора (ст. 57, 65 ТК РФ).

Как в СЗВ-ТД отразить смену фамилии или имени сотрудника

В соответствии с п. 2.3 Приложения № 2 Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», при необходимости отмены ранее поданных сведений необходимо подать новый отчет СЗВ-ТД, в котором по необходимому мероприятию проставляется признак отмены – знак «Х».

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» после подачи ошибочных данных по сотруднику нужно проставить галку «Документ принят в ПФР (не редактируется)» в отчете СЗВ-ТД, после этого в журнале «Электронные трудовые книжки» (Раздел «Отчетность, справки») следует создать документ «Регистрация трудовой деятельности».

В данном документе следует выбрать команду «Отменить», которая находится над табличной частью. Во вновь открывшемся окне в левой части следует выбрать нужного сотрудника, в правой – мероприятие, которое необходимо отменить.

После выбора данных в документ перенесутся ошибочно поданные данные по сотруднику. В последней колонке будет проставлена дата отмены, соответствующая дате документа, при необходимости ее можно откорректировать вручную.

После проведения и закрытия «Регистрации трудовой деятельности» формируется новый отчет СЗВ-ТД, в который следует подобрать необходимого сотрудника – событие с признаком отмены отразится в отчете автоматически.

В том случае, если кадровый документ был включен в отчет СЗВ-ТД, то программа автоматически ставит на нем блокировку изменений. Но для того, чтобы внести коррективы, например, если ошибочно была введена сумма оклада, то, работая с документом, следует воспользоваться командой «Еще» и выбрать «Изменить документ», после этого можно будет откорректировать все необходимые данные в том или ином документе.

Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании

При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:

• Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Согласно Инструкции нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
• Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
• Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.

Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.

К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:

• фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
• ошибка в дате переименования организации;
• ошибка в записи об основании для внесения изменений.

Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.

Похожие записи:

• Заполнение больничного из МРОТ в 2023 году
• Кадастровая оценка-2024: через тернии к справедливости
• Какая должна быть пропускаемость тонировки