Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Будущее за ЭДО. Что это такое и как работает». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?
Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.
ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.
Сокращение расходов: противоположные результаты
Внедрение ЭДО и ЭЦП может дать какую-то экономию в печатных листах. Но как насчёт денег?
Предположим, что компания много печатает и хочет избавиться от расходов на принтеры, расходные материалы и сервис. Одна ЭЦП стоит от 1000 до 6000 рублей в год, в зависимости от сферы деятельности компании. Внедрение ЭДО стоит около 3000 рублей в месяц (система 1С, отправка 100 комплектов включена в стоимость, каждый дополнительный – 10 рублей).
Если оформить ЭЦП на 1 сотрудника, то при должном объеме документов никакие другие задачи он решать не сможет. Только проверять и подписывать счета, договоры, накладные, акты и так далее. Поэтому к стоимости ЭЦП и ЭДО прибавится годовая зарплата подписанта. И вряд ли подписание любых документов, включая финансовые отчётности, доверят человеку на невысокой должности с маленькой зарплатой. Это просто небезопасно. Есть и другая проблема: что будет, если единственный сотрудник с ЭЦП заболеет, уедет в отпуск или уволится?
Можно оформить ЭЦП на 10 сотрудников, но это стоит от 10 до 60 тысяч рублей в год. И ещё, как минимум, 36 тысяч рублей оператору ЭДО.
Если же внедрять ПО, годовая API- лицензия на использование ЭДО (ЭВМ «Диадок») обойдётся в 18 тысяч рублей. Та же компания предлагает услуги посредника: от 4200 рублей в месяц за передачу 600 документов до 68.4 тысяч рублей в месяц за передачу 12 тысяч документов.
И к любым расходам на ЭЦП и ЭДО необходимо прибавить стоимость печати документов, потому что полностью исключить её компания не сможет.
Сокращение расходов: временный переход на ЭЦП и ЭДО
Некоторые фирмы знают о вышеперечисленных подводных камнях, поэтому не рассматривают постоянный переход на ЭДО и ЭЦП. Но в условиях карантина спешат временно внедрить эти технологии, чтобы сэкономить на удалённой организации печати.
Минимальный пакет на 1 сотрудника стоит от 3 тысяч до 5 тысяч рублей в месяц. При этом, тот же сотрудник ежемесячно печатает примерно 300-500 листов. Стоимость печати 300-500 листов, включая оборудование, сервис и расходные материалы, обходится компании от 500 до 2 тысяч рублей (конечная цифра зависит от формата и параметров печати, а также от оборудования). Поэтому прежде, чем временно внедрить ЭДО и ЭЦП, сравните расходы на поддержание офисной инфраструктуры на удалёнке со стоимостью перехода на другие технологии. И помните о скрытых расходах.
Когда бизнесу необходимы бумажные документы
Законом утверждены случаи, когда компании должны оформлять документы только в электронном виде: ФНС принимает большинство отчётов только в электронном виде, Росстат полностью перешёл на электронный формат, у ПФР и ФСС есть жёсткие ограничения для сдачи отчётности на бумаге.
Но иногда компания не может перейти на электронный документооборот по требованиям законодательства. Обычно это компании, чья деятельность связана с повышенной секретностью и государственной тайной, в том числе предприятия оборонно-промышленного комплекса. Для последних разрабатываются электронные решения, но не все документы переводятся в электронный вид.
Помимо этого, компания, которая раньше вела бумажный документооборот, а затем перешла на ЭДО, обязана хранить архив бумажных документов. У каждого документа есть свой срок хранения: первичка хранится 4-5 лет, кадровые документы — до 50-75 лет. Бывший сотрудник может обратиться за документами для подтверждения стажа, а налоговая — решить, что одна из старых сделок совершена с нарушениями.
В остальных случаях компании и ИП могут сами решать, как им вести документооборот: на бумаге или в электронном виде. Оба способа имеют свои достоинства и недостатки.
Из плюсов электронного документооборота отмечают:
— оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,
— эффективное управление движением документов,
— все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,
— повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,
— безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,
— исключение дубляжа документации,
— формирование архива происходит автоматически,
— снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.
Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.
В целом задачи процесса — упростить и ускорить обмен информацией внутри компании и за ее пределами. Для начала работы с цифровыми файлами участники процесса должны:
- Приобрести электронную подпись.
- Подключиться к оператору данных.
- Внедрить систему ЭДО, сделав ее доступной для всех сотрудников компании, работающих с документами.
Схема работы с цифровыми документами складывается из следующих этапов:
- Создание документа отправителем.
- Заверение документа электронно-цифровой подписью.
- Направление документа контрагенту.
- Работа с документом получателя: он может корректировать, принимать или отклонять документ.
Плюсы такого подхода очевидны. Это практически то же самое, если сравнить электронную почту и обычную.
- Экономия денег на бумагу, печать, управление архивом, услуги курьеров (для доставки документов);
- Экономия времени на «бумажную волокиту». Например, найти нужный документ на компьютере всегда проще и быстрее, чем в стеллаже. Также не понадобится целый штат специально обученных людей для распечатывания, архивирования и прочих рутинных действий с бумагами;
- Более высокая скорость заключения сделок, так как отправка электронного договора для подписи занимает в разы меньше времени, чем бумажного, и сам процесс проще;
- Электронные документы не потеряются, не пострадают при непредвиденных обстоятельствах (пожар, затопление) и их сложнее украсть;
- Электронные документы – это бОльшая гарантия информационной безопасности. В ЭД всё настроено так, чтобы только нужные сотрудники получали доступ к нужным документам, благодаря аутентификации, распределению прав доступа и аудиту работы пользователей в системе.
Как выбрать систему электронного документооборота для вашей компании
Рекомендуем смотреть по следующим критериям: 1) Достаточность функционала для задач вашей компании – целесообразно выбрать системы, которые могут предложить модули конкретно под ваши задачи. Пример системы с модульным принципом лицензирования – DIRECTUM. Это актуально для среднего и малого бизнеса, так как 100% функционал – это и накладно при ограниченном бюджете, и не обязательно, если компания небольшая. 2) Возможность расширения по функциям. По мере того, как бизнес растет, для его обеспечения в дальнейшем могут понадобиться новые функции ЭД. 3) Возможность расширения по масштабу. Изначально система рассчитана на ограниченное количество клиентских рабочих мест. В ходе расширения компании доступ к СЭД может понадобиться большему количеству сотрудников. 4) Стоимость внедрения и эксплуатации, и за какой период затраты на электронный документооборот окупятся. Нужно учесть все затраты, в том числе:
- Серверная часть;
- Клиентские рабочие места;
- Хранилище данных;
- Внедрение и техподдержка на весь период использования.
Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:
- Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
- Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
- Документооборот непрозрачен для руководства.
- Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).
Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:
- возможности;
- надежность;
- функциональность;
- количество контрагентов;
- роуминг;
- опыт работы;
- качество обслуживания;
- стоимость продукта.
Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота
При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.
| Критерий/система | «Контур Диадок» | СБИС | ELMA | Synerdocs | «Сбербанк» |
| Минимальная стоимость подключения | 1000 руб. в год | 500 руб. в год | стоимость платформы 45000 руб. | 2050 | 3540 |
| Возможность дистанционной сдачи отчетности | есть | есть | есть | есть | есть |
| Бесплатная версия | есть | есть | есть | есть | есть |
| Интеграция с 1С | есть | есть | есть | есть | есть |
Контроль документооборота
Во-первых, все входящие и исходящие документы фиксируются в едином источнике – системе ЭДО. Благодаря этому мы точно знаем, что отправляли и что получали. Это позволяет контролировать документооборот и избежать потери документов. Как это работает: в системе ЭДО отражаются абсолютно все документы, которые отправляются через оператора ЭДО. Документы идут списком, отправленные документы обычно упорядоченны по времени отправки. Напротив каждого документа указан статус его обработки: например, был ли документ получен, требуется ли подпись. Документ невозможно удалить из системы, можно лишь переместить в архив или изменить статус. Именно поэтому, если документ прошел через систему, его уже невозможно потерять.
Также уменьшаются издержки на поиск документов и безопасность: в системе ЭДО достаточно набрать критерии поиска (контрагент, дата), и оригинальный электронный документ будет найден за доли секунды. Можно так же быстро скопировать документ в папку или сделать выборку документов. Что касается безопасности, в электронном виде документы менее уязвимы , чем в бумажном. При должной организации процедур защищенного доступа к файлам автоматически контролируется доступ. Кроме того, их невозможно «вытащить из папки и не вернуть», как это часто бывает с бумажными документами – копиями и, что еще хуже, оригиналами. Экономия на процессах обработки документов. Так как в автоматизированной системе ЭДО все операции с документами (выборки, отчеты, выгрузка в учетную систему…) делаются за доли секунды, очевидна значительная экономия времени и человеческих ресурсов, необходимых для выполнения этих операций. Конкретные суммы , сэкономленные в каждой компании, будут зависеть от организации процессов, количества и стоимости персонала, занятого в ручных операциях при бумажном документообороте.
И, наконец, пара слов о прекрасных свойствах интеграции
Если документ автоматически загружается в систему – а это возможно для формализованных электронных документов при условии интеграции с учетной системой – то можно автоматизировать не только ручной ввод (и минимизировать ошибки, связанные с ним), но и проверку ошибок. Выше был описан пример проверки цен в накладной – он как раз иллюстриует, как это организовать при условии интеграции системы ЭДО с системой управления товарами.Уже сама по себе автоматизация загрузки документа дает большую экономию на процессах, связанных с вводом документов в систему, и корректировках неправильно введенных документов. Как я уже говорила выше, формализованный документ имеет четкую, законодательно определенную структуру, и его соответствие этим требованиям проверяетс я системой ЭДО. Поэтому все документы, прошедшие через систему ЭДО, гарантированно имеют правильную структуру – а значит, можно настроить их автоматическую загрузку в учетную систему. Стыковка систем для автоматизации обмена данными между ними называется интеграцией. Когда системы связаны друг с другом, документы, прошедшие проверку на правильность структуры, можно загружать в систему управления предприятием автоматически и таким образом получать экономию за счет снижения объема операций ручного ввода и минимизации ошибок при таком вводе.
Все это вовсе не означает, что людей, занятых вводом документов, нужно будет немедленно уволить (нет, мы не хотим роста безработицы!): персонал, занятый в таких процессах, можно будет переориентировать на другие задачи и дать, таким образом, возможность роста.
Как понять, что пора переходить на ЭДО
Проверьте себя с помощью небольшого контрольного списка. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то самое время узнать о рынке систем электронного документооборота и выбрать подходящий.
- По запросу ФНС вы быстро подберете и отправите документы на конкретного контрагента на указанный срок.
- В сомнительной ситуации можно легко найти не только карточку документа, но и подписанные оригиналы и даже сканированные копии бумажных документов.
- можно увидеть, какие из представленных документов подписаны контрагентами, а какие нет.
- Понять, у кого висела подпись, как вы видите всю цепочку утверждения документа.
На что обращать внимание при выборе оператора EDM:
- доступ и работа в системе электронного документооборота с различных мобильных устройств.
- разграничение прав доступа для различных категорий сотрудников;
- интеграция с уже используемыми сервисами: CRM, банковскими и бухгалтерскими системами, кадровым программным обеспечением и т д;
- персональные доработки СЭД для нужд компании;
- возможность архивировать документы с удобным фильтром поиска;
Размер оплаты в большинстве услуг зависит от количества исходящих документов — чем больше пакет, тем дешевле будет стоимость документа. Входящие документы обычно бесплатны. Сравниваем цены основных игроков на июль 2020 года.
| Оператор EDF | Стоимость услуги |
| Taxcom | Пакеты от 200 исходящих в год — 2000 руб. (10 руб. За документ) до 10 000 исходящих — 50 000 руб. (5 руб. За документ). |
| Корус | Пакеты от 50 исходящих в месяц — 350 рублей (7 рублей за документ) до 1000 исходящих в месяц — цена по запросу. Есть годовые пакеты: от 600 исходящих — 3 600 рублей (6 рублей за документ). |
| СБИС | От 500 руб. За пакет из 50 исходящих документов (10 руб. За документ). |
| Партнерское решение UKassa и СКБ Контур — сервис «Диадок» | Пакеты от 600 исходящих в год — 4200 рублей (7 рублей за документ) до 12 000 исходящих — 68 400 рублей (5,7 рублей за документ). |
Как правильно выбрать СЭД
Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.
Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.
Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.
При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:
- Полнота функциональности;
- Удобство использования;
- С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
- Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
- Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
- Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
- Легкость адаптации;
- Наличие технической поддержки. Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
- Репутация производителя и т. д.
Что такое ЭДО и зачем нужны операторы
ЭДО (электронный документооборот) — обмен юридически значимыми документами (файлами) по защищенным каналам связи. То есть это система, которая полностью исключает использование бумажных носителей. Чтобы ее обслуживать, нужно профессиональное оборудование и специализированные программы.
Системы межкорпоративного ЭДО создаются и поддерживаются операторами. Это коммерческие организации, деятельность которых лицензируется ФСБ России. Как поставщики телекоммуникационных услуг, предоставляют клиентам доступ к защищенным системам обмена файлами. Документы, которые через них проходят, подписываются УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписью.
ЭДО после наработки опыта
Со временем, когда у сотрудников будет больше опыта в работе с ЭДО, основные операции с документами можно будет выполнять в несколько кликов — формирование, подписание, отправка, получение.
При этом работу можно организовать таким образом:
- Исходящие документы. Ответственные лица, например, менеджеры заполняют их в программе по продажам, к примеру, в 1С:Управление торговлей и отправляют покупателям. Сведения поступают в 1С:Клиент ЭДО, на основании чего формируется документ, который затем подписывается ЭЦП и направляется оператору ЭДО;
- Входящие документы. Партнер направляет документы, которые поступают в 1С:Клиент ЭДО, обрабатываются и передаются в 1С:Управление торговлей. Затем ответственный сотрудник, например, менеджер проверяет их корректность и направляет обратно в 1С:Клиент ЭДО на подписание.