Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Годовая инвентаризация в 2024 году в бюджетных учреждениях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для определения фактического наличия объектов ФСБУ 28/2023 предусматривает пути подсчета, взвешивания, обмера, осмотра объектов, а когда это невозможно или излишне затратно, допускается применение альтернативных способов выявления фактического наличия объектов таких активов, обеспечивающих реализацию цели инвентаризации (в том числе видео-, фотофиксация).
Инвентаризационная комиссия
Для обязательного проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия экономического субъекта. При большом объеме работ для одновременного обязательного проведения инвентаризации всех объектов могут создаваться несколько инвентаризационных комиссий. Распределение обязанностей между такими комиссиями и порядок их взаимодействия устанавливаются руководителем экономического субъекта.
Обратите внимание:
Не допускается включение в состав инвентаризационной комиссии лиц, на которых возложена материальная ответственность за объекты, проверяемые этой комиссией.
Допускается не создавать инвентаризационную комиссию для обязательного проведения инвентаризации в следующих случаях:
-
если работниками экономического субъекта являются только руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер) либо только руководитель;
-
если экономический субъект заключает договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором;
-
если инвентаризация проводится ревизионной комиссией экономического субъекта при условии, что его уставом предусмотрено создание такого органа, а также уставом либо иными документами экономического субъекта на этот орган возложены полномочия по проведению инвентаризации.
Что изменилось в порядке проведения инвентаризации
Новый ФСБУ «Инвентаризация» затронул следующие моменты:
- Общие требования к инвентаризации: в документе перечислили способы, которыми выявляют фактическое наличие объектов, описали принципы документирования, обозначили требования по полноте, своевременности и обоснованности отражения результатов и пр.
- Понятия «объекты инвентаризации», «фактическое наличие объектов инвентаризации», «срок проведения инвентаризации» получили официальные трактовки.
- Разрешение на использование видео- или фотофиксации для определения наличия объекта.
- Требования к оценке результатов процедуры.
- Право устанавливать состав документов инвентаризации предоставили самой организации – до этого список был строго регламентирован на законодательном уровне.
- Случаи, в которых не требуется создавать комиссию: например, если в организации есть только директор и бухгалтер, то для инвентаризации нужно пригласить аудитора или ревизионную комиссию.
Случаи и сроки инвентаризации
Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации. Но каким бы актом законодательства не предусматривалось такая обязанность, инвентаризация должна проводиться по правилам ФСБУ 28/2023. Для целей бухгалтерского учета инвентаризация обязательна:
- при составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (экономический субъект вправе проводить инвентаризацию библиотечных фондов один раз в пять лет, иных основных средств – один раз в три года);
- при передаче (возврате) активов экономического субъекта, имущественного комплекса (за исключением обычной деятельности экономического субъекта) в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при отчуждении активов экономического субъекта;
- при смене работника, на которого возложена материальная ответственность;
- при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности);
- при установлении факта утраты или порчи (повреждения) активов;
- в случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация;
- при реорганизации организации, за исключением случаев реорганизации в форме преобразования;
- при ликвидации организации.
Инвентаризационные комиссии
Новый стандарт ФСБУ 28/2023 оставляет широкий объем прав для решения организационных вопросов проведения инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия может быть как одна, так и несколько (при большом объеме работ). Распределение обязанностей между такими комиссиями и порядок их взаимодействия устанавливаются руководителем экономического субъекта. Все организационные вопросы работы инвентаризационных комиссий, включая то, будут ли они постоянными или создаваться под конкретную инвентаризацию, также решает руководитель.
Стандарт ФСБУ 28/2023 содержит лишь требование о подтверждении результатов инвентаризации таким числом членов инвентаризационной комиссии, которое будет достаточным для объективности ее работы. Допускается отсутствие при принятии решения не более 1/5 членов комиссии от общей численности.
В некоторых случаях роль инвентаризационной комиссии могут выполнять руководитель организации, ревизионная комиссия или аудиторская организация (индивидуальный аудитор).
Отражение результатов инвентаризации
После окончания контрольного мероприятия в бухгалтерию предоставляется ведомость. Компания может разработать ее самостоятельно или взять унифицированную ИНВ-26. Бухгалтеры вносят в учет изменения, руководствуясь правилами:
- Излишки приходуются на соответствующие счета (10,41) в корреспонденции с 91, то есть учитываются, как доходы от прочих операций
- Недостатки делятся на две категории: в пределах норм и сверх норм. Первые списываются на в расходы, вторые считаются недостачей и возлагаются на материально-ответственных лиц
- Пересортица может идти в зачет, если касается одного периода, одного материально-ответственного лица, одной товарной группы.
Сроки проведения инвентаризации в бюджетном учреждении
Согласно Положению о бухгалтерском учете и финансовой отчетности в бюджетном учреждении, утвержденному Приказом Минфина России от 21 ноября 2011 года № 149н, инвентаризация должна проводиться один раз в год. Конкретная дата проведения инвентаризации определяется руководством учреждения.
Перед проведением инвентаризации следует подготовиться, составив план проведения инвентаризации и ознакомив все подразделения с правилами и порядком ее проведения. План проведения инвентаризации должен быть утвержден руководителем учреждения и содержать информацию о сроках проведения процедуры.
Важно отметить, что наличие актуальной информации о состоянии имущества и его перемещениях в учреждении является залогом успешной инвентаризации. Поэтому, необходимо вести учет имущества и обновлять данные по его движению регулярно.
В случае выявления расхождений между реальным наличием имущества и данными бухгалтерского учета, необходимо принять меры по выяснению причин расхождений и приведению учета в соответствие с фактическими данными.
Таким образом, проведение инвентаризации в бюджетном учреждении является важным этапом контроля имущества и его сохранности. Следование установленным срокам и правилам проведения инвентаризации позволит учреждению более эффективно управлять своим имуществом и предотвратить возможные злоупотребления.
Инвентаризация основных средств в 2021 году в казенных учреждениях
Инвентаризация денежных средств, находящихся на лицевых счетах в органах Федерального казначейства Министерства финансов или на текущих валютных счетах кредитных организаций, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерского учета, с данными выписок банков. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов на балансе учреждения здравоохранения.
Каждый его шаг должен соответствовать букве закона. Например, действия по разделению суммы недостачи среди сотрудников и вычета этой цифры из их заработной платы — является противозаконным и может быть квалифицированно, как незаконная невыплата заработной платы. Инвентаризация денежных средств в кассе может проводиться по разным причинам.
Проведение инвентаризации в бюджетном учреждении в 2021 году
Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. Денежные средства на счетах в банках (расчетном (текущем), валютном и специальных счетах) проверяются путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерского учета, с данными выписок банков.
Инвентаризация имущества и обязательств — это обязательное мероприятие, которое должно проводить автономное учреждение перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Данная процедура законодательно регламентирована и закреплена. Рассмотрим в статье существующие правила ее проведения, а также порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
Когда проводится инвентаризация финансовых активов
Инвентаризация финансовых активов бюджетного учреждения может проводиться в соответствии с законодательными актами, т.е. планово, а также иметь инициативный характер, т.е. проводиться на основании распоряжения руководителя или внутренних актов учреждения.
По Приказам Минфина № 33 и № 256н инвентаризация финансовых и иных активов проводится в таких ситуациях:
- смена материально ответственного лица;
- факт хищения или порчи;
- стихийное бедствие;
- передача (возврат) комплекта объектов в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение;
- реорганизация или ликвидация учреждения;
- формирование годовой отчетности;
- по порядку, указанному в учетной политике;
- иные ситуации, которые предусмотрены законодательством РФ.
Мобильная программа для инвентаризации основных средств
Для повышения скорости работы с основными средствами и точностью собираемых данных Компания Сканпорт разработала специальный модуль для продуктов 1С, где ведется учет основных средств и мобильное приложение DataMobile Invent для терминала сбора данных или телефона. DataMobile Invent — это мобильная программа для инвентаризации основных средств.
Модуль подключается к бухгалтерской программе как внешняя обработка, что позволяет пользоваться новыми возможностями без необходимости снятия программы 1С с поддержки. В конфигурации появляется возможности распечатать штрихкоды с инвентарными номерами на обычном лазерном принтере или специальном термопринтере этикеток или привязать RFID-метку к основному средству. Этот же модуль отвечает за обмен с мобильным приложением всей необходимой информацией для проведения инвентаризации и управления основными средствами – на каждом мобильном устройстве, подключенному к 1С, будут доступны данные обо всех инвентарных номерах, местах хранения, материально ответственных лицах (МОЛ).
Роль инвентаризации в учете — выявить соответствия или несоответствия между данными бухучета и фактическим состоянием дел по объектам имущества и обязательствам. То есть инвентаризация должна отвечать на вопросы не только экономического характера, но и соответствовать процессуальным законодательным процедурам.
Оценочное значение — это когда показатели для бухучета и отчетности рассчитывают приблизительно на основе прогнозов, экспертных заключений и профессиональных суждений, так как определить его точное стоимостное выражение невозможно (п. 6 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»). Если оценочное значение меняется, его результаты в бухгалтерском учете и отчетности признают в том отчетном периоде, когда произошло изменение, а также в будущих отчетных периодах, на которые оно может повлиять.
По мнению Федерального казначейства, инвентаризация позволяет сверить, как в учреждении соблюдают правила и условия хранения материальных ценностей и денежных средств, а также как ведут складское хозяйство, содержат и эксплуатируют машины, оборудование, другие активы учреждения. Это следует из Методических рекомендаций по осуществлению проверок законности отдельных финансовых и хозяйственных операций, утвержденных Казначейством России 31.12.2023.
В условиях повышенной опасности распространения коронавирусной инфекции провести обязательную инвентаризацию перед годовой отчетностью не так просто. Ведь Россия и мир в целом впервые сталкиваются с такой ситуацией. Со стороны Минфина комментариев о том, как действовать бухгалтеру и комиссии учреждения в сложившихся условиях, не поступало. Поэтому нужно обеспечить максимальную безопасность и минимизировать риски заражения сотрудников.
- например, для инвентаризации драгметаллов можно использовать Инвентаризационную опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (ф. ИНВ-8а). А для расходов будущих периодов — Акт инвентаризации расходов будущих периодов(ф. ИНВ-11).
Сведения о приказе о проведении инвентаризации должны быть отражены в журнале, который составляется на основе другой унифицированной формы — ИНВ-23. В данном источнике также важно отразить перечень конкретных обязательств, которые проверяются в рамках инвентаризации. В остальном заполнение соответствующей формы осуществляется по общим правилам.
В случае если учреждение бюджетное или автономное, имеет смысл сформировать постоянно действующую комиссию, имеющую соответствующие полномочия, поскольку данными учреждениями предполагается регулярное, как мы отметили выше, раз в квартал, предоставление отчетности распорядителю на основе данных, получаемых в том числе в ходе инвентаризации.
- Заполнение отчетных документов:
- всеми учреждениями — акта сверки взаиморасчетов с контрагентами, перед которыми у учреждения есть финансовые обязательства (по унифицированной форме ИНВ-17);
- бюджетными и автономными учреждениями — сведений о проведении инвентаризаций в виде Таблицы № 6 по приказу № 33н.
- сведения о долгах учреждения (обусловленных, в частности, обязательствами по гражданско-правовым договорам);
- сведения о контрагентах;
- суммы задолженностей, классифицируемые по различным основаниям;
- подтвержденные и неподтвержденные долги;
- суммы с истекшим сроком исковой давности.
Проводим годовую инвентаризацию
- смена материально ответственного сотрудника;
- передача любой собственности в аренду либо лизинг;
- обнаружение фактов порчи, нанесения вреда, кражи имущества;
- обстоятельства, которые не зависят от компании, например, стихийные бедствия, военное положение;
- ликвидация или реорганизация фирмы в любой форме.
Переработка правил инвентаризации в 2024 году
В 2024 году в бюджетных учреждениях произошли значительные изменения в правилах инвентаризации. Целью этих изменений стало совершенствование и улучшение процедуры инвентаризации для более эффективного управления имуществом и обеспечения прозрачности бюджетных процессов.
Первое важное изменение касается частоты проведения инвентаризации. Согласно новым правилам, инвентаризация будет проводиться каждый год, в отличие от предыдущей практики проведения одного раза в два года. Такая периодичность позволит более актуально контролировать и учет имущества и предотвращать возможные потери и утечки.
Второе изменение связано с расширением круга субъектов, подлежащих инвентаризации. Помимо основного имущества, в новых правилах учтены также нематериальные активы и оборудование. Это позволит более полно и объективно оценить стоимость всего имущества учреждения и избежать возможных упущений при ее учете.
Третье изменение связано с использованием современных информационных технологий в процессе инвентаризации. Были внедрены новые программные решения, которые позволят автоматизировать процесс учета и контроля имущества. Теперь сотрудники бюджетных учреждений смогут максимально упростить и ускорить процедуру инвентаризации, а также точнее определить статус каждого актива.
В связи с внесенными изменениями, каждое бюджетное учреждение должно привести свою систему учета в соответствие с новыми правилами инвентаризации до конца 2024 года. Данные изменения способствуют более эффективному и прозрачному управлению имуществом бюджетных учреждений, что, в конечном итоге, будет способствовать оптимизации бюджетных расходов и повышению качества предоставляемых государством услуг.
Основные сферы воздействия новых правил инвентаризации
Введение новых правил инвентаризации в бюджетных учреждениях с 2024 года повлияет на несколько основных сфер деятельности. Ниже приведены основные сферы воздействия новых правил инвентаризации:
- Учет и контроль материальных ценностей: новые правила позволят улучшить учет и контроль материальных ценностей в бюджетных учреждениях. Благодаря использованию современных технологий и программного обеспечения, будет обеспечено более точное и надежное ведение учета материальных активов.
- Оптимизация бюджетных процессов: новые правила инвентаризации позволят оптимизировать бюджетные процессы в бюджетных учреждениях. Благодаря автоматизации и стандартизации процессов инвентаризации, сократятся временные и финансовые затраты на выполнение данной процедуры.
- Повышение прозрачности и отчетности: новые правила инвентаризации обеспечат повышение прозрачности и отчетности в бюджетных учреждениях. Будет обеспечен более четкий и подробный учет материальных активов, что позволит более точно и надежно отобразить финансовое состояние учреждения.
- Улучшение контроля над учетными данными: новые правила инвентаризации позволят улучшить контроль над учетными данными в бюджетных учреждениях. Будет обеспечено точное соответствие учетных данных фактическому наличию материальных активов, что позволит более эффективно контролировать их использование и распределение.
Таким образом, введение новых правил инвентаризации в бюджетных учреждениях с 2024 года приведет к значительным изменениям в учете и контроле материальных ценностей, оптимизации бюджетных процессов, повышению прозрачности и отчетности, а также улучшению контроля над учетными данными.
Значение годовой инвентаризации для казенных учреждений
Одной из основных целей годовой инвентаризации является предотвращение хищений и неправомерного использования имущества казенного учреждения. Путем проведения подробной проверки наличия и состояния каждого объекта инвентаря учреждение может выявить возможные пропажи и несанкционированные перемещения, а также установить ответственность за такие действия. Это способствует более эффективному использованию имущества и снижает риски его утраты или повреждения.
Кроме того, годовая инвентаризация позволяет обновить и уточнить учетную информацию о имуществе казенного учреждения. В процессе проведения инвентаризации осуществляется пересчет и обновление всех данных о предметах, их количестве, характеристиках и стоимости. Эти данные затем используются для актуализации учетных и отчетных документов, а также для формирования дальнейших плановых и бюджетных показателей.
В целом, годовая инвентаризация играет важную роль в обеспечении прозрачности и контроля за имуществом казенных учреждений. Она позволяет предотвратить недостатки и нарушения в учете имущества, обнаружить и устранить несоответствия между фактическими и учетными данными, а также сформировать актуальный и достоверный отчет о состоянии и использовании имущества. Все это способствует эффективному управлению и защите имущества государства.
Инструменты и технологии для годовой инвентаризации
Одним из основных инструментов для проведения годовой инвентаризации является сканер штрих-кодов. С его помощью можно быстро считывать штрих-коды на товарах и оборудовании, что позволяет быстро и точно заносить данные в базу. Это существенно сокращает время, затрачиваемое на инвентаризацию, и уменьшает вероятность ошибок при учете.
Для автоматизации процесса инвентаризации также используются специализированные программы и базы данных. Эти технологии позволяют создавать электронные каталоги с полным описанием каждого актива, его местоположением и текущим состоянием. Также можно внести информацию о последней проверке и обслуживании активов, чтобы оперативно отслеживать необходимость ремонта или замены. Электронные базы данных упрощают поиск и учет активов, а также позволяют проводить анализ и формировать отчеты по результатам инвентаризации.
Для более точного и надежного учета имущества иногда используются дополнительные технологии, такие как радиочастотная идентификация (RFID). С помощью специальных меток и считывателей можно автоматически определять и регистрировать наличие активов без необходимости сканирования каждого из них отдельно. Это позволяет значительно увеличить скорость инвентаризации и уменьшить вероятность ошибок.
Использование современных инструментов и технологий для годовой инвентаризации в казенном учреждении позволяет сократить затраты времени и ресурсов на проведение данной процедуры. Он также повышает точность и надежность учета активов, что является важным фактором для эффективного управления имуществом учреждения.