Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Какие документы включаются в состав личного дела

2. Формирование личных дел сотрудников в 2022 году

3. Обязательно ли вести личные дела работников?

4. Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

5. Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

6. Инструкция по заполнению

7. Как заполняется листок по учету кадров?

8. Копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность)

9. Список документов, входящих в личное дело сотрудников в 2020 году

10. Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.

Формирование личных дел сотрудников в 2022 году

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

своевременный учет всей документации о сотруднике;
отслеживание карьерной динамики;
учет данных о возможных полагающихся льготах;
оценка перспектив профессионального роста;
сохранность и упорядоченность личной документации;
оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

руководящее звено;
заместители руководителей разных уровней;
ключевые специалисты;
сотрудники, несущие материальную ответственность;
кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
срок хранения дела.

Документы личного дела отражают трудовые отношения работника и работодателя. Эти документы выполняют функцию доказательства в спорных случаях, подтверждают законность действий работодателя, а также защищают социальные (в т.ч. пенсионные) права работника.

Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).

Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
Каждый лист дела нумеруется.
В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих . Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Так, в состав личного дела рекомендуем включить:

документы, предъявляемые работником при приеме на работу:

копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;
справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования), проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);
справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию ;

документы, фиксирующие прием на работу:

собственноручно написанное заявление о приеме на работу ;
автобиографию;
личный листок по учету кадров;
копию приказа о приеме на работу;
экземпляр трудового договора;
копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;

документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации:

справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;
копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);
экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;
копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;
должностную инструкцию;
экземпляр договора о полной материальной ответственности;
соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);
материалы аттестации;
докладные и объяснительные записки, заявления работника;
документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);
копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.

Какие документы можно хранить в личном деле с согласия сотрудника

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2020 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД. Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ. Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

аттестационных листов;
дипломов, справок и других бумаг об образовании;
справок об отсутствии судимости или её наличии;
документов о повышении квалификации;
характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

Инструкция по заполнению

После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.
Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40. Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.

Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).

Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
дата заведения;
дата закрытия;
дата передачи в архив.
Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

По какой форме вести журнал учета личных дел работников?

Как заполняется листок по учету кадров?

Образец оформления дополнения к личному листку по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме, которая прилагается к Инструкции по ведению личных дел.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов.
Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:
– на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»;
– не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.;
– фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например, Сидорский Олег Николаевич;
– в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например, 15.08.1962;
– место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например, БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
– в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
– в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;
– если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

– наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

– в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;
– в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
– в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена – Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын – Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь – Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать – Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;

Образец заполнения листка по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

– в графе «Место жительства» указываются адрес регистрации, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения.
Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
Все изменения в сведениях, которые произошли с работником во время работы в организации (изменение фамилии, получение более высокой ступени образования и др.), отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность)

Этап формирования личного дела завершается включением в него копии (выписки) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
УСОРД установлена унифицированная форма приказа о приеме на работу.

Справочно:
унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления.

Например:

Общество с ограниченной ответственностью «Ярдик»
(ООО «Ярдик»)
ПРИКАЗ

29.10.2015 № 302-к

г. Минск

О приеме на работу

ПРИНЯТЬ:
ЩЕГЛОВУ Ирину Петровну на должность ведущего юрисконсульта в юридический отдел 29.10.2015 по контракту сроком на 1 год с 29.10.2015 по 28.10.2016 с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Щегловой И.П. от 29.10.2015 № 108.
2. Контракт от 29.10.2015 № 200.

Директор общества Подпись А.В. Трус

Визы

С приказом ознакомлена Подпись И.П. Щеглова

В личное дело включаются не сами приказы о приеме на работу (назначении на должность), а их копии.
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь (п. 64 Инструкции по делопроиз-
водству).
Однако обращаем ваше внимание, что исключением в данном случае являются ксерокопии документов, изготовленных на гербовых бланках, которые заверяются печатью в соответствии с п. 9 Положения.
В том случае, если приказ о приеме на работу содержит большое количество пунктов (например, о приеме на работу нескольких работников), то в личное дело подшивается, как правило, выписка из приказа.

Список документов, входящих в личное дело сотрудников в 2020 году

Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.

В данный перечень документов в 2020 году входят такие основные бумаги как:

трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
акты нарушения трудовой дисциплины;
объяснительные, а также докладные записки;
приказ о приёме на работу.

Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).

Стоит отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, для проверки трудовой инспекцией – должны обязательно дополняться подписанным им согласием на обработку его персональных данных.

Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году

Для оформления нового сотрудника на работу требуется, чтобы он предоставил документы, необходимые для трудоустройства. Перечень их в последнее время претерпел ряд изменений, и на сегодня выглядит так (ст. 65 ТК РФ):

Паспорт работника (или иное удостоверение личности).
Трудовая книжка и/или «Сведения о трудовой деятельности» (форма СТД-Р). Не запрашиваются, если человек устраивается на свое первое место работы — в 2020 году работодатель обязан сам завести ему трудовую книжку, уведомив затем о возможности выбора бумажной или электронной формы документа в срок до 31.12.2020. Но с начала 2021 года тем, кто устраивается на работу впервые, бумажные трудовые оформлять уже не надо – по ним будет возможно ведение только «Сведений о трудовой деятельности».
СНИЛС – может предоставляться как в форме пластиковой зеленой карточки (не выдается с 2019 г.), так и в виде уведомления о регистрации в системе персучета ПФР (в т.ч. в электронном виде). Впервые трудоустраивающимся регистрацию в ПФР должен оформить работодатель.
Документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву).
Документы об образовании, квалификации, спецзнаниях (если работа требует соответствующей подготовки).
В определенных случаях предоставляются справки о наличии (отсутствии) судимости, административной ответственности за потребление наркотических веществ и другие документы, обусловленные спецификой будущей работы.

Прочие дополнительные документы работник предоставляет по своему желанию. Например, это могут быть рекомендации с прошлых мест работы, справки, позволяющие претендовать на какие-либо льготы, свидетельства о рождении детей для получения налогового вычета и т.д.

Также работник пишет заявление работодателю с просьбой принять его на работу.