Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как перейти на электронные больничные: пошаговая инструкция.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.
- Перейдите в раздел «Отчетность/Пособия и больничные» или «Учет/Отчетность/Пособия и больничные» (в зависимости от конфигурации). Если вы рассчитываете зарплату в СБИС, больничный также можно создать в разделе «Сотрудники/Зарплата/Больничные и пособия».
- Нажмите «Создать» и выберите «Больничный».
- Укажите сотрудника, на которого оформлен больничный, и проверьте его реквизиты.
- Что делать, если появилось сообщение «Сотрудник не принят в выбранном месяце расчета»?
- Заполните лист нетрудоспособности в зависимости от того, в каком виде сотрудник предоставил больничный:
- Номер электронного листка.
- На бумаге.
Плюсы и минусы работы с документом в системе
Использование ЭЛН (электронных листков нетрудоспособности, они же электронные больничные) по состоянию на 2018 год ещё не является обязательным, однако всё больше предприятий и медицинских учреждений переходит на их применение. И врачей, и работодателей эта система подкупает следующим:
- Надёжность. Бумажные бланки больничных листков снабжены степенями защиты – однако их всё равно ухитряются подделывать. ЭЛН же подделать на порядок сложнее – и человек, способный настолько овладеть криптографией, вряд ли станет по мелочи промышлять мошенничеством с выплатами.
- Простота. Если на предприятии уже используется система электронного документооборота (СБИС или аналогичная), в неё легко интегрировать новый источник данных, которым являются ЭЛН.
- Лёгкость закрытия. Если работник выходит на работу, ему не нужно тратить время на то, чтобы являться ещё раз на осмотр и закрывать больничный. Для ЭЛН достаточно просто сообщить дату, когда приступаешь к труду – и всё остальное парой нажатий кнопок оформит сам врач.
- ЭЛН в принципе невозможно потерять – точнее, если они теряются, то со всем содержимым электронного архива, что крайне маловероятно. Бумажный же бланк можно утратить, испортить, он может оказаться нечитаемым и т. д.
- Система ЭЛН позволяет заполнять данные о пациенте лишь один раз. Дальше они лишь корректируются в связи с текущими изменениями, а неизменная часть берётся из медицинской базы данных.
- Чёткие сроки исполнения и выплат. Прохождение электронного документа легко проконтролировать, он не может затеряться и завалиться в щель между папок.
Однако у всего есть и минусы. Не лишены их и электронные больничные:
- Требуется работа со специфическими программами – а с этим могут быть трудности у медперсонала старших поколений.
- У медучреждения должна быть электронная подпись – а её предоставление не бесплатное.
- Никакая техника не совершенна. Возможностей технических сбоев никто не отменяет. Кроме того, здесь по-прежнему влияет человеческий фактор: помимо сбоев возможны и ошибки персонала, вносящего данные в ЭЛН.
Понятие и основные преимущества СБИС при работе с больничными
СБИС – это система электронного документооборота, которая предоставляет возможность бухгалтеру осуществлять формирование различного вида отчетов и направлять их в организации, с которыми осуществляется обязательное взаимодействие.
СБИС – это система бухгалтерской и складской отчетности, с помощью которой можно не только организовать взаимодействие между различными финансово-отчетными подразделениями одной организации, но и между организациями, особенно если это требует обязательной подготовки финансовой отчетности.
При отправке листков нетрудоспособности в ФСС для осуществления оплаты по ним также используется система СБИС, так как она имеет ряд своих преимуществ:
- надежность направляемых сведений, что обусловлено тем, что такой больничный лист (подаваемый в электронном виде) сложнее подделать по причине выгрузки в него данных о пациенте из различных реестров;
- простота в использовании, так как в случае, если в организации используется какая-либо система электронного документооборота, функционал СБИС в него достаточно легко встроить, что позволит и включать в формируемые отчеты данные из существующих в организации реестров, и выгружать данные из самой СБИС в такие реестры;
- легкость в формировании электронного больничного, что подразумевает возможность для врача, зная дату выхода на работу сотрудника, закрыть больничный в электронном виде и сразу его отправить на проверку в ФСС и к работодателю, что существенно сокращает и время обработки имеющихся данных;
- так как формируемый электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) заполняется на основании данных, которые содержатся в реестрах работодателя, Фонда социального страхования и различных медицинских учреждений, то основные данные о пациенте (он же работник) достаточно заполнить один раз, а в дальнейшем только осуществлять корректировку тех сведений, которые могут изменяться;
- возможность контролировать соблюдение сроков принятия, проверки и последующей оплаты предоставленного больничного листа в силу особенностей функционала СБИС (каждый статус принятого ЭЛН отображается в виде изменяющихся реестровых записей).
Понятие и основные преимущества СБИС при работе с больничными
СБИС – это система электронного документооборота, которая предоставляет возможность бухгалтеру осуществлять формирование различного вида отчетов и направлять их в организации, с которыми осуществляется обязательное взаимодействие.
СБИС – это система бухгалтерской и складской отчетности, с помощью которой можно не только организовать взаимодействие между различными финансово-отчетными подразделениями одной организации, но и между организациями, особенно если это требует обязательной подготовки финансовой отчетности.
При отправке листков нетрудоспособности в ФСС для осуществления оплаты по ним также используется система СБИС, так как она имеет ряд своих преимуществ:
- надежность направляемых сведений, что обусловлено тем, что такой больничный лист (подаваемый в электронном виде) сложнее подделать по причине выгрузки в него данных о пациенте из различных реестров;
- простота в использовании, так как в случае, если в организации используется какая-либо система электронного документооборота, функционал СБИС в него достаточно легко встроить, что позволит и включать в формируемые отчеты данные из существующих в организации реестров, и выгружать данные из самой СБИС в такие реестры;
- легкость в формировании электронного больничного, что подразумевает возможность для врача, зная дату выхода на работу сотрудника, закрыть больничный в электронном виде и сразу его отправить на проверку в ФСС и к работодателю, что существенно сокращает и время обработки имеющихся данных;
- так как формируемый электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) заполняется на основании данных, которые содержатся в реестрах работодателя, Фонда социального страхования и различных медицинских учреждений, то основные данные о пациенте (он же работник) достаточно заполнить один раз, а в дальнейшем только осуществлять корректировку тех сведений, которые могут изменяться;
- возможность контролировать соблюдение сроков принятия, проверки и последующей оплаты предоставленного больничного листа в силу особенностей функционала СБИС (каждый статус принятого ЭЛН отображается в виде изменяющихся реестровых записей).
Больничный из МРОТ – как рассчитывать?
Пособие по временной нетрудоспособности должно быть не меньше МРОТ в расчете за месяц, независимо от стажа и заработка сотрудника. Сейчас это 12 792 руб. Но сумма меняется:
С расчетом по минималке есть один математический подвох. Нужно рассчитать среднедневной заработок по 2 формулам и взять большую из сумм для больничного:
Не спешите обвинять свою программу в неправильных расчетах по МРОТ. Возможно, в месяце расчета было менее 30 дней и расчет по 2 годам оказался более выгодным. Подробный пример расчета смотрите здесь.
В СБИС предусмотрены все нюансы расчета пособий. Программа автоматически учтет данные по стажу, зарплату с предыдущей работы, районные коэффициенты. Ваши цифры всегда будут совпадать с расчетами ФСС.
- Откройте больничный, ознакомьтесь с полученными от ФСС данными.
- В разделе «Расчет» укажите сведения о зарплате, стаже сотрудника, сумме пособия.
Число календарных дней, за которые учитываются выплаты, заполняется автоматически. Оставьте значение по умолчанию (730 дней) или измените.
- Как заполнить расчет в своей учетной системе?
Если регион участвует в пилотном проекте, вы можете сформировать реестр сведений прямо из больничного. Для этого нажмите «Создать реестр Пособий ФСС».
- Когда все сведения будут указаны нажмите «Готово». Передайте больничный на подпись и отправьте в ФСС.
Расчет пособия по ЭЛН считается принятым, когда от ФСС получен протокол расчета со статусом «ОК» — регулярно получайте ответы в СБИС Электронная отчетность.
Правила загрузки данных в СБИС
Для того чтобы направляемый больничный лист был правильно и быстро обработан, необходимо соблюдать определенные правила осуществления загрузки сведений в систему СБИС. Порядок действий в этом случае будет выглядеть следующим образом:
- в разделе, посвященном формированию различных видов отчетов, создается новый документ под названием «Электронный листок нетрудоспособности»;
- в него вносятся данные о сотруднике (сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, номер его СНИЛС, а также уникальный код, который был присвоен выданному листку нетрудоспособности и позволяет его идентифицировать);
- сформированный документ направляется в виде запроса в Фонд социального страхования на проверку и обработку данных.
Когда сформированный отчет будет получен сотрудниками ФСС, в реестре, который отображается у отправителя, будет стоять соответствующий статус.
Что требуется от организаций и ИП?
Юридические лица и индивидуальные предприниматели по умолчанию не могут работать с электронными листам временной нетрудоспособности. Для появления такой возможности работодателю гражданину необходимо:
- Создать квалифицированные электронные подписи. Для работы с электронными больничными они должны иметься у:
- руководителя организации;
- руководителей филиалов, представительств;
- руководителей отделов;
- главного бухгалтера или у любого другого сотрудника, в обязанности которого входит ведение бухгалтерского учета.
- Загрузить, установить и настроить на рабочие компьютеры руководителей и бухгалтеров специальный софт для работы с электронными подписями.
- Выбрать и настроить работу одного из трех способов обработки электронных больничных листов, с помощью которых сведения о полученных от сотрудников документах будут передаваться в систему социального страхования.
Электронный больничный лист в 1С – алгоритм взаимодействия с ФСС
Электронные больничные введены еще в прошлом году – с июля 2017 года. Однако не все пользуются этим удобным сервисом, несмотря на то что сотрудники вправе самостоятельно выбирать, какой вариант больничного листа – традиционный или электронный – им удобнее получать. Электронные больничные оформляют прямо в медицинском учреждении. Давайте рассмотрим, какие функции выполняет электронный лист нетрудоспособности, а также алгоритм взаимодействия с ФСС через 1С.
Основные функции ЭЛН
Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) – это документ в электронном виде, который создан в специальной программе в медицинском учреждении. Он так же, как и обычный больничный, подписывается уполномоченными лицами, только с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи).
К его главной основной функции относится, в первую очередь, подтверждение факта обращения сотрудника определенной организации в медицинское учреждение. Вторая функция – юридическая. ЭЛН дает право сотруднику сохранить за собой рабочее место на время болезни.
Третья функция – экономическая. ЭЛН обеспечивает выплату пособия по среднему заработку за период временной нетрудоспособности.
Четвертая функция – информационно-статистическая. Информация о причинах болезни для формирования статистических данных собирается в единой базе и упрощает сбор и обобщение этой информации для статистических и других органов.
Условия успешного обмена данными
Для успешного обмена данными по электронным больничным листам между организацией и фондом социального страхования необходимо, чтобы выполнялись следующие условия:
- Работник должен письменно согласиться на оформление электронного варианта больничного.
- Медицинское учреждение – поликлиника или больница – должно быть подключено к системе автоматизированного обмена данными.
- Организация, в которой числится сотрудник, тоже должна быть подключена к системе электронной отчетности – 1С Отчетность.
Как нанимателю оформить и сдать электронный больничный через систему СБИС ()
Информационное взаимодействие между страхователем, страховщиком, медучреждениями по части формирования электронного больничного бюллетеня определяет Постановление Правительства № 1567 от 16.12.2017.
В рассматриваемой ситуации наниматель должен заполнить свой раздел в больничном и после отправить документ в ФСС для назначения и выплаты соцпособия работнику. Сделать это он может либо непосредственно на сайте ФСС, либо посредством портала Госуслуг.
| Пошаговые действия нанимателя при оформлении и сдаче больничного в ФСС | Разъяснения |
| Регистрация в системе ФСС (либо портале Госуслуг) |
Для этого понадобятся реквизиты и данные юрлица. Если при регистрации указаны неверные данные организации, то для их корректировки нужно обращаться в службу поддержки (либо свое отделение ФСС). После регистрации наниматель получит доступ к личному кабинету. Как правило, для работы с электронными больничными назначается конкретное лицо — бухгалтер. |
| Предварительное информирование работников о возможности получать электронный бюллетень в случае болезни | Сотрудникам следует заранее разъяснить порядок получения электронного больничного в медучреждении, а также представления его индивидуального номера (кода) в бухгалтерию |
| Авторизация на сайте ФСС, поиск нужного электронного больничного бюллетеня через личный кабинет юрлица (обычно этими вопросами занимается бухгалтерия) |
Нужный больничный можно найти по номеру, который сообщил бухгалтерии болевший работник, и СНИЛС. Далее по найденному бланку документа выясняется период его действия (для целей калькуляции выплаты) |
| Заполнение электронной формы бюллетеня работника назначенным бухгалтером с последующей проверкой
(раздел для нанимателя) |
Как обычно, заносятся сведения об организации—нанимателе, а также о стаже застрахованного работника и его среднем заработке. При обнаружении ошибок, необходимые правки делаются сразу, на данном этапе. В готовом виде бланк подписывается УКЭП (главбух, руководитель, организация) |
| Отправка заполненного электронного бланка в адрес ФСС РФ | Если бухгалтер оформил все правильно, то работнику соцпособие выплатят |
В 2020 году соцвыплаты на основании больничного производит напрямую ФСС либо наниматель. Если положенное пособие по болезни выплатил наниматель, то после этого он обычным порядком обращается в ФСС за компенсацией.
Правила оформления электронного больничного в медучреждении
Как принято, почувствовав недомогание, заболевший работник обращается в свою поликлинику за медпомощью. В общем случае ему открывают обычный больничный, который по выздоровлению должны оформить должным образом и отдать на руки.
Данный стандартный порядок обращения за медпомощью на сегодня не изменился и применяется в полной мере и при оформлении электронного больничного листа. Только при обращении в медучреждение, работник должен об этом сказать своему лечащему врачу. Таким образом, находясь на приеме у врача, больному следует:
- Дать согласие на обработку личных данных и на оформление электронной формы бюллетеня. Для него предусмотрена специальная форма документирования.
- Получить № больничного, а затем сообщить о нем бухгалтерии по месту своей работы.
Заверять электронный бюллетень печатями у главврача, а после в регистратуре не понадобится. По сути, на этом «миссия» больного заканчивается.
Дальнейшие действия выполняет бухгалтер через систему СБИС. Единственное, что работник может еще сделать, это посмотреть в своем кабинете на сайте ФСС РФ (либо посредством портала Госуслуг) текущий статус бюллетеня.
Как управлять отправкой больничных в СБИС
Управление отправлением данных происходит по разным схемам. Во-первых, это будет зависеть от того, в каком виде предоставлен больничный сотрудником:
- Если предоставлен номер ЭЛН, то СБИС отправит в Фонд реестр сведений, и расчет по электронным листам нетрудоспособности.
- Если подан бумажный экземпляр, в этом случае в ФСС будет отправлен только реестр сведений.
Можно изменить настройки, тогда реестр будет отправлять вместе с расчетом по больничным. Необходимо в настройках отключить участие организации в пилотном проекте. Есть еще несколько моментов, когда реестр не будет направлен автоматически в Фонд:
- Поступил отрицательный протокол на расчет электронных листов нетрудоспособности.
- Отсутствует период выплат пособия за счет Фонда, а также внесенный период нетрудоспособности указан до 3 дней включительно.
- Если в поле «Иное» проставлен статус «Умер».
- При указании причины нетрудоспособности, как несчастный случай на производстве, либо профессиональное заболевание. Соответственно кодировки – это 04, и 07.
Больничный ФСС в электронном виде зачем нужен, чем лучше
С 1 июля 2017 года с письменного согласия больного листок нетрудоспособности могут оформить в форме электронного документа, больничный электронно будет пересылаться в Фонд соцстраха.
Предусматривается, что назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика в форме электронного документа.
С июля 2017 года электронные больничные листки нетрудоспособности будут применяться наряду с листками нетрудоспособности, оформленными на бланках. Такой подход позволить снизить бумажный документооборот и сделать обмен информацией более быстрым и прозрачным. А также прекратить подделку больничных.
Электронные извещения о недостающих документах по прямым выплатам
Если допустили в реестре ошибку или прикрепили не все документы, ФСС присылает извещение. После получения есть всего 5 дней, чтобы исправить. Но проблема в том, что этот срок отсчитывается от даты отправки.
Раньше извещение отправлялось только заказным письмом, и уже через 6 дней оно считалось полученным. Если письмо шло дольше или потерялось, вы могли получить штраф, даже не зная, что должны были что-то отправить в ФСС.
Теперь же все гораздо проще. Если вы подключитесь к СЭДО, Фонд отправит извещение в электронном виде. Это работает примерно также, как требования от ФНС. СБИС пришлет извещение прямо в ваш личный кабинет. Тут же одним кликом подтвердите получение в течение 1 дня. И потом будет целых 5 дней, чтобы все исправить. Так вы застрахуете себя от штрафов, а сотрудников — от задержки выплат.
Как скопировать электронную отчетность СБИС на другой компьютер
Чтобы перенести данные на другой компьютер, понадобится выполнить ряд действий:
- Перепишите себе серийный номер СКЗИ и создайте резервную копию базы данных.
- На новом компьютере скачайте с сайта последнюю версию программы СБИС.
- Установите программу, а затем в каталоге удалите папку db и вместо нее скопируйте папку с таким же названием из резервной копии.
- Установите новую версию программы и введите ее серийный номер.
- Запустите программу и дождитесь, пока пройдет автоматический мониторинг системы.
- Проверьте, правильно ли была перенесена отчетность.
- При следующей отправке отчетности в инспекцию напишите туда письмо с просьбой проверить, пришли ли им отчеты. Так вы наверняка убедитесь, что все работает исправно.
Также есть другой вариант – просто скопировать папку СБИС с одного компьютера на другой, но такой способ может повлечь за собой возникновение ошибок.