Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Установленные законодательством сроки хранения различных документов служат основным критерием в экспертизе ценности. В зависимости от предписанного порядка, документы уничтожаются или передаются на временное или постоянное хранение в архив.
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.
Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.
Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).
Упорядоченная информация по срокам хранения документов, связанных с налоговым, бухгалтерским учетом, а также с исчислением страховых взносов приведена в КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Если документ утрачен
Если бухгалтерские и налоговые документы по каким‑то форс-мажорным причинам будут утрачены, например, в случае пожара или подтопления помещения, в котором они хранились, то организация обязана их восстановить. Минфин России в письме от 07.06.2013 разъяснил, что документы необходимо восстанавливать в случае их утраты даже после проведения выездной проверки за тот период, к которому относились эти документы. Такая обязанность организации обусловлена другой — обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета (). При этом, как Минфин РФ отметил в письме, непредставление в установленный срок организацией в инспекцию документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, предусмотренную .
Однако у судов есть другая позиция, согласно которой, если истребуемые документы отсутствуют у организации, то она не может быть привлечена к ответственности по статье 126 Налогового кодекса, поскольку отсутствует такой необходимый элемент состава правонарушения, как вина. То есть инспекции следует доказать фактическое наличие истребуемых документов у организации для привлечения к ответственности по этой статье Налогового кодекса. А сделать это при их утрате вследствие пожара или залива помещения затруднительно. В этом случае ответственность за отсутствие бухгалтерских документов, счетов‑фактур предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса. Например, такая позиция отражена в постановлении ФАС Московского округа от 12.08.2013 по делу № А40‑82680/12‑20‑446.
Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрен административный штраф на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей ().
К уничтожению бухгалтерской документации следует подходить взвешенно, оценивая реальный срок ее хранения, требуемый законодательством, и актуальность.
Утилизация бухгалтерских документов эффективно и недорого
Утилизация бухгалтерских документов компанией «Шреддер Экспресс» может быть произведена оперативно и в сжатые сроки. Если у вас возникла необходимость уничтожить любую документацию, просто позвоните нам.
Уничтожение бухгалтерской документации компанией «Шреддер Экспресс» имеет следующие неоспоримые преимущества:
- быстрота реагирования на вызов клиента;
- уничтожение документации в непосредственной близости к месту хранения;
- шредирование в соответствии с технологией, исключающей возможность восстановления носителей информации;
- возможность для наших клиентов лично наблюдать за результатом шредирования благодаря наличию камеры в салоне грузовика;
- отсутствие шума и пыли при работе нашего оборудования;
- приемлемая стоимость услуг;
- акт и счет выдаются менеджером на месте (по окончании работ);
- проведение всех работ в строгом соответствии с экологическими требованиями.
Если вам понадобилось уничтожить бухгалтерские документы, обращайтесь в компанию «Шреддер Экспресс»! Эффективное уничтожение документов финансового характера необходимо для безопасного функционирования и дальнейшего развития каждой компании. «Шреддер Экспресс» – это полный комплекс услуг и ваш надежный партнер для профессионального и конфиденциального уничтожения на месте бухгалтерских документов.
|
Восстановление бумажных документов
Насколько надежны методы уничтожения, можно ли восстановить то, что, казалось бы, уже полностью утрачено? Опыт показывает, что можно, и в ряде случаев — довольно успешно.
Восстановление документов — всегда достаточно длительный, трудоемкий и недешевый процесс, поэтому к нему прибегают только при наличии веских оснований. Такими основаниями могут быть, например, важность соответствующих материалов для судебного разбирательства или расследования, их культурно-историческая ценность, или простой экономический расчет, что восстановление документов обойдется дешевле, чем получение их заново.
Методы восстановления зависят от вида полученных повреждений или использованного способа уничтожения. Большое значение имеют как финансовые, так и технические возможности организации.
Способы уничтожения документов
Если вы приняли решение о физическом уничтожении дел, то вам следует помнить:
- нормативно правовые акты, которые регламентируют порядок уничтожения документов на бумажном носителе;
- нельзя избавляться от документов, связанных с прошедшими или предстоящими судебными разбирательствами;
- при утилизации потерявших актуальность документов, нужно строго следить за конфиденциальностью всей находящейся в них информации;
- любые копии уничтожаемых документов, также подлежат утилизации.
Когда документация находится на бумажных носителях, то ее можно уничтожить несколькими способами:
- использовать шредер в промышленных масштабах;
- применять химические вещества;
- использовать метод сжигания (у крупных компаний, с большим объемом макулатуры, данная процедура проводится на специализированных площадках на лицензируемом оборудовании).
Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме
В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.
В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.
В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).
Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).
Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:
- запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
- нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
- нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
- необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.
О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».
Особенности и порядок хранения документации
Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии:
- Назначьте ответственного за сохранность документации и первичных бланков. Издайте приказ и закрепите в нем, кто обеспечивает сохранность документов бухгалтерского учета — бухгалтер или работник архива организации. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
- Закрепите в учетной политике сроки хранения документации. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
- Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 Закона №402-ФЗ.
- Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или на иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
- Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), подписывается, прошивается и пронумеровывается в установленном порядке.
Если в учреждении назначен новый руководитель, то необходимо провести передачу документации. Оформить процедуру следует специальным актом приема-передачи.
В передаточный акт включите все виды документации, не только бухгалтерскую, но и кадровую, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.
Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии вправе выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.
Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм и сроки закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.
Как оформить акт при уничтожении бухгалтерских документов в электронной форме
Руководствуясь ст. 5 ФЗ № 125, можно утверждать, что для определения порядка хранения и уничтожения бухгалтерских документов не имеет значения, на каком носителе они составлены. Другими словами, правила уничтожения одинаковы и для бумажных носителей, и для электронных файлов. Таким образом, электронные файлы:
- не могут быть уничтожены организацией самопроизвольно. Для них также должна быть создана комиссия и составлен акт;
- не подлежат уничтожению, если они могут потребоваться в суде;
- могут содержать секретные сведения;
- должны быть уничтожены совместно со всеми возможными копиями.
Порядок уничтожения бухгалтерских/финансовых документов в организации
Правила уничтожения подлежащих архивации документов, в отличие от правил их хранения, не регламентируются законом. Поэтому каждое предприятие вправе применять свой собственный порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения.
До того как уничтожить документацию с бухгалтерскими сведениями, необходимо изучить ее на предмет времени нахождения бумаг в архиве. Оценивать надобность документов, накапливающихся в ходе работы компании, делать выборку и передачу их на хранение в архивы должна специально созданная постоянная экспертная комиссия (ЭК).
О порядке мероприятий ЭК, касающихся обработки бухгалтерских и иных организационных бумаг перед их уничтожением, трактуют те же установленные законом акты, которые регламентируют порядок и время хранения финансовых документов бухгалтерии (Закон, Правила, Положение и Перечень).
Согласно установленному порядку по итогам работы ЭК по оценке надобности документов, накапливающихся в ходе работы компании за один отчетный год, создаются списки документации постоянной и временной (от десяти лет и более) архивации, а также акты о передаче на уничтожение документов, не подлежащих архивации (в Правилах — пункт 2.4.1). Составленные списки утверждаются на заседании ЭК, после чего его визирует единоличный исполнительный орган предприятия (в Правилах – пункт 2.4.4).
Следующим этапом в порядке уничтожения бухгалтерских документов является передача бумаг на утилизацию (в Правилах – пункт 2.4.7). Для этого составляется приемо-сдаточный акт, отражающий календарное число передачи, количественную и весовую характеристику запакованного груза с бумажными носителями. Погружают и вывозят запакованный материал в присутствии уполномоченного должностного лица, отвечающего за сохранность архивной документации.
Согласно вышеперечисленным нормативно-правовым актам о хранении и уничтожении организационной документации в текущем 2017 году предприятия могут отдать на уничтожение материалы 2011 года, поскольку их минимальный срок пятилетнего хранения подошел к концу.
Порядок уничтожения финансовых документов бухгалтерии предприятия подразумевает поэтапное оформление:
- издание и утверждение руководителем документа, приказывающего создать ЭК для оценки надобности документации, накапливающейся в ходе работы компании;
- создание списков бумаг постоянной и временной (от десяти лет и более) архивации, а также актов о передаче на уничтожение документов, не подлежащих архивации. Акт о передаче материалов на уничтожение может составляться на базе типовой формы акта, приведенной в Методических инструкциях по делопроизводству о передаче на уничтожение документов, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76;
- утверждение на заседании ЭК составленных списков документов, подлежащих уничтожению, после чего их визирует единоличный исполнительный орган предприятия;
- вывоз макулатуры на утилизацию по приемо-сдаточному акту;
- документальное оформление факта уничтожения документов актом, составленным ЭК.
Утилизация документов с истекшими сроками хранения, архивов, бухгалтерской и офисной документации
В какой-то момент в архивах любой компании скапливается большое количество неактуальной, отработанной документации с истекшим сроком хранения, которая подлежит утилизации.
Руководство компании должно принять решение, каким образом будет очищаться архив, чтобы не нарушались федеральные законы, и не было проблем с муниципальными службами из-за загрязнения окружающей среды.
Нельзя просто так выбрасывать архивы на свалку – таков закон.
Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
Проверка архива бухгалтерских документов выявляет ненужные элементы. Обойтись единственным актом при списании архивных документов нельзя. Это нарушение законодательства. Процедура списания проводится экспертной комиссией (далее по тексту ЭК), утвержденной приказом руководителя.
ЭК решает дальнейшую судьбу: одним из вариантов может быть акт о продлении хранения на определенный срок. Любое решение законодательство обязывает оформлять письменно. Этапы проведения:
- Проверка срока годности. Рассматривать для утилизации можно только документы с истекшим сроком хранения.
- ЭК проводит экспертизу, которую оформляет протоколом заседания.
- Независимо от решения об уничтожении либо продлении хранения, нужно письменное подтверждение.
- Составленный акт за подписью гендиректора.
Отбор документов, более не нужных
Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.
Рекомендуемый состав комиссии:
- представитель руководителя;
- бухгалтер;
- юрист;
- архивариус;
- секретарь (кадровик);
- один из сотрудников.
ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.
Задачи комиссии:
- отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
- составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
- подготовить документы к утилизации.
ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.
Если документ утрачен
Если бухгалтерские и налоговые документы по каким‑то форс-мажорным причинам будут утрачены, например, в случае пожара или подтопления помещения, в котором они хранились, то организация обязана их восстановить. Минфин России в письме от 07.06.2013 № 03‑02‑07/1/21191 разъяснил, что документы необходимо восстанавливать в случае их утраты даже после проведения выездной проверки за тот период, к которому относились эти документы. Такая обязанность организации обусловлена другой – обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). При этом, как Минфин РФ отметил в письме, непредставление в установленный срок организацией в инспекцию документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответственность, предусмотренную статьей 126 Налогового кодекса.
Однако у судов есть другая позиция, согласно которой, если истребуемые документы отсутствуют у организации, то она не может быть привлечена к ответственности по статье 126 Налогового кодекса, поскольку отсутствует такой необходимый элемент состава правонарушения, как вина. То есть инспекции следует доказать фактическое наличие истребуемых документов у организации для привлечения к ответственности по этой статье Налогового кодекса. А сделать это при их утрате вследствие пожара или залива помещения затруднительно. В этом случае ответственность за отсутствие бухгалтерских документов, счетов‑фактур предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса. Например, такая позиция отражена в постановлении ФАС Московского округа от 12.08.2013 по делу № А40‑82680/12‑20‑446.
Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).
Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.
Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.
ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).