Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли удерживать НДФЛ с сумм возмещения расходов на питание в командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Возмещение проживания в командировке
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Учет командировочных расходов: проводки
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Если работодатель все же решит действовать по закону, ему в любом случае придется позаботиться о том, как правильно исчислить все налоги. В частности, компенсация расходов на питание облагается НДФЛ, как и любая другая выплата, указанная в соглашении, не считая обязательных. Подробно отвечает на этот вопрос Минфин в своем письме от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263. Там же любопытный читатель может обнаружить для себя, что с данных компенсаций необходимо начислять некоторую сумму страховых взносов, а также учитывать эти платежи в составе расходов в целях налога на прибыль. Этого же мнения придерживаются суды отдельных округов Российской Федерации, но есть и оппозиционное мнение. К примеру, существует постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 марта 2009 г. № А05-8942/2008, в котором арбитры пришли к мнению, что компенсация расходов на питание была произведена работнику в прямых интересах компании (ведь он, находясь в командировке, выполняет прямые поручения работодателя). Поэтому, данные расходы НДФЛ облагаться не должны. Проблема в очередной раз сводится к тому, что разрозненная судебная практика создает твердую почву для интерпретации законов в своих собственных интересах, что остается на руку коррумпированным структурам. К сожалению, это реалии нашей жизни и, по крайней мере, сейчас рядовой гражданин ничего с этим поделать не сможет при всем своем желании.
Есть еще одна занимательная сторона вопроса. Предположим, работник подписал с руководителем соглашение, где прописана обязанность работодателя компенсировать все затраты на пропитанные во время командировки. Дабы защитить права компании хотим порекомендовать ее директору, обговорить примерную, а лучше точную сумму тех денег, которые он сможет вернуть. Необходимо это сделать то той причине, что командированный сотрудник вдруг решит, что может себе «ни в чем не отказывать», посещая дорогие рестораны, например. Если в соглашении будет отсутствовать точная сумма компенсационных выплат, то компании придется возместить затраты по любым чекам, предъявленным работником. В противном случае судебное разбирательство с большей долей вероятности закончится в пользу «разгулявшегося» работника.
Документы, необходимые для оформления представительских расходов
В законах РФ нет четкого списка документов, необходимых для оформления представительских расходов. Однако для подтверждения произведенных затрат необходимо иметь документы, подтверждающие не только факт оплаты, но и деловой характер проводимого мероприятия. Иными словами, на основании документов должно быть понятно, что встреча имела официальный характер с целью проведения переговоров в отношении деятельности компании.
Примерный перечень документов, подтверждающих представительские расходы, можно увидеть в письмах чиновников. К примеру, в Письме Минфина РФ от 22.03.2010 г. № 03-03-06/4/26 указано, что в качестве таких документов могут быть:
- приказ директора об организации мероприятия и осуществлении необходимых расходов;
- смета или расчет суммы представительских расходов;
- первичная документация при приобретении товаров или оплате услуг для проведения мероприятия;
- отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию. В нем фиксируется цель мероприятия, результаты его проведения, размер понесенных представительских расходов.
Порядок учета представительских расходов
В представительские расходы включают следующие виды затрат:
- По организации официального приема, прем не будет иметь значение время и место проведения приема. Прием может проходить как в самой организации, так и в каком-либо ресторане, как в дневное, так и в вечернее время. Исключения в данном случае составляют развлекательные организации. В это же группу относят и затрат на покупку алкоголя для приема.
- Трансфер до места приема и обратно.
- На буфет.
- По услугам переводчика, если он не состоит в штате компании.
Следующие виды затрат не могут быть приняты к учету для целей налогообложения:
- По организации развлечений и отдыха, в то числе экскурсии, посещение театров, сауны, выезд на природу и т.д.
- Связанные с покупкой сувениров и подарков участникам приема. Однако, в некоторых случаях списать сувенирную продукцию в качестве представительских расходов все таки возможно. Например, если на сувенире присутствует логотип компании и вручен он был на приеме участникам с целью поддержания сотрудничества.
- На проживание и размещение гостей.
Документальное подтверждение
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть документально подтверждены, то есть оформлены в соответствии с законодательством РФ либо обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого они были произведены, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
О том, какие документы нужно оформить, чтобы соблюсти этот критерий, можно узнать из официальных разъяснений фискальных ведомств. Например, в Письмах УФНС по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.2 и от 16.05.2006 N 20-12/41851 перечислены:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы;
- акт об осуществлении представительских расходов с расшифровкой сумм фактически произведенных представительских расходов, подписанный руководителем организации;
- отчет о представительских расходах, в котором отражаются: цель представительских мероприятий и результаты их проведения, дата и место проведения, программа мероприятий, состав приглашенной делегации, участники принимающей стороны, величина расходов на представительские цели.
В Письме этого ведомства от 22.12.2006 N 21-11/113019@ указано, что еще нужен протокол мероприятия с указанием лиц, участвующих в нем.
О том, какие первичные документы необходимы для подтверждения представительских расходов, говорится в Письме УФНС по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851. Например, в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом — первичные документы, выданные ему соответствующими организациями, и авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.
При наличии существенных недостатков в документальном подтверждении налогоплательщику трудно будет доказать правомерность учета расходов налоговикам, а также суду. Например, ФАС ВВО поддержал налоговиков, отметив, что организация учитывала представительские расходы на основании счетов предприятий общественного питания, которые не относятся к платежным документам, подтверждающим факт осуществления расчетов (Постановление от 10.08.2006 N А29-4238/2005а).
Сувениры с логотипом организации или товарным знаком
Финансовое ведомство отказало в учете расходов на сувениры (Письмо от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136): расходы на приобретение сувениров для иностранной делегации п. 2 ст. 264 Кодекса не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли.
В то же время столичные налоговики думают иначе: если речь идет о сувенирной продукции с символикой организации (например, авторучки, блокноты), то при ее вручении во время официального приема в соответствии с обычаями делового оборота представителям организаций-контрагентов, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, ее стоимость при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль может рассматриваться в качестве представительских расходов (Письмо от 26.08.2005 N 20-08/60490).
Какие расходы считаются представительскими в командировке?
Командированный сотрудник может пригласить представителей других предприятий в театр, боулинг или сауну, однако такие расходы включать в состав представительских запрещено (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Список представительских расходов является закрытым, включать в него любые траты компании, которые прямо не указаны в п.
2 ст. 264 НК РФ, нельзя. Представительские расходы в служебной поездке в н/у учитываются в рамках норм — не больше 4% фонда заработной платы за отчетный период, в котором были понесены затраты (п.
2 ст. 264 НК РФ). В б/у такие расходы признаются полностью.
Для принятия трат к учету у бухгалтера должна быть подтверждающая первичка: чеки ККТ из заведений общепита и магазинов, акты выполненных работ, предоставленные переводчиками и транспортными фирмами, накладные, счета-фактуры и т. д. Командированный сотрудник предоставляет авансовый отчет.
Подробнее о том, как его заполнить
Понятие представительских расходов
Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.
Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).
Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:
- транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.
10:00 – 11:30. Часть первая.
Командировки
1. Что такое командировка? Служебные поездки работников, имеющих разъездной характер работы: почему будет ошибкой считать их командировками? Могут ли исполнители по гражданско-правовым договорам ездить в командировки?
2. Ограничена ли продолжительность командировки? Где грань между командировкой и переводом на работу в другую местность? Как верно определить продолжительность командировки (даты ее начала и окончания)? Как правильно учесть выходные и праздники, приходящиеся на период командировки? Как заполнить табель учета рабочего времени за период поездки?
3. Оплата за время командировки. Расчет среднего заработка: как его оптимизировать? Можно ли сохранять за период поездки фактический заработок и отказаться от исчисления среднего? Как оплачивать выходные дни в период командирования? Как оплатить время командировки совместителю? Как произвести оплату, если командированный работник заболел?
4. Как верно и оптимально документально оформить командировку с учетом последних изменений Положения №749?
5. Новый порядок работы с подотчетными суммами на командировки: можно ли обойтись без выдачи аванса, как оформить его выдачу, когда должен быть представлен авансовый отчет, в какие сроки с работником следует произвести окончательный расчет по расходам на поездку? Каковы особенности учета при перечислении аванса на карту или при выдаче корпоративной карты работнику? Новые особенности работы с подотчетными суммами, если расходы оплачиваются корпоративными картами.
11:45 – 13:00. Часть вторая.
6. Компенсируем командировочные расходы.
6.1. Новые требования к документации по командировкам: счета из отелей, ресторанов, за такси, страховые полисы, документы по оплате парковок, ГСМ в связи с новыми требованиями законодательства о применении ККТ. На что обращать особое внимание при обработке авансовых отчетов.
6.2. Устанавливаем размеры компенсаций локальным актом. Какие расходы не удастся обосновать? Требуем от работника верного документального подтверждения расходов. Нужно ли переводить документы с иностранного языка на русский? Что делать бухгалтеру при отсутствии документального подтверждения расходов (списание расходов, НДФЛ, страховые взносы).
6.3. Как верно оценить затраты в валюте для целей налога на прибыль, НДФЛ, уплаты страховых взносов?
6.4. Расходы на проезд: электронные посадочные талоны – есть ли у них шанс? Как оформляются и списываются расходы на проезд на такси; особенности вычета НДС со стоимости документов на проезд; возможно ли списание дополнительных затрат при обмене билетов; что делать если даты в билетах не совпадают с датами в приказе на командировку; как учесть расходы на проезд в командировку на личном транспорте и аренду авто на месте?
6.5. Расходы на проживание и бронирование номеров: как должен выглядеть счет из отеля в России и за рубежом; какие сопутствующие расходы можно оставить в счете; что делать с расходами на питание, входящими в стоимость номера; что делать если счет из гостиницы выписан на двухместный номер, а проживал один работник; как верно оформить и списать затраты на проживание в частном секторе?
6.6. Суточные: новый подход к выплате и новые сложности для бухгалтерии. Выплачивать ли компенсации за однодневные и пригородные командировки; как оптимизировать суточные для целей налогообложения и расчетов с работниками?
6.7. Дополнительные расходы на командировку (оформление визы и паспорта, страховка, оплата за сверхнормативный багаж, сборы за проезд).
14:00 – 16:00. Часть третья.
Представительские расходы
1. Что такое представительские мероприятия? Типичные ошибки при неверном толковании норм НК РФ.
2. Как нормируются расходы в налоговом учете и как «обойти» норматив? Особенности вычета НДС с сумм представительских расходов.
3. Как «безопасно» оформить представительское мероприятие, чтоб избежать конфликта с налоговым органом? Последствия неверного документооборота для работника и фирмы.
4. Закрытый перечень представительских расходов: что нельзя в него включить? Как учесть затраты на аренду места проведения встречи, сувениры, проезд представителей контрагента к месту встречи?
Для обоснования и списания расходов вернувшийся из поездки сотрудник обязан сдать авансовый отчёт по утверждённой в компании форме. К нему прилагаются оригиналы квитанций, билетов и чеков, подтверждающие произведённые траты. На подготовку и сдачу отчёта отводится 3 рабочих дня.
По итогам авансового отчёта сотрудники бухгалтерии:
- определяют итоговую сумму расходов по командировке;
- уточняют размер суточных;
- сверяют полученную сумму с заранее выданным авансом.
В результате выявляется, уложился ли сотрудник в отведённый лимит. Если сумма расходов превысила авансовые выплаты, а траты оказались обоснованными и необходимыми, бухгалтерия покрывает работнику разницу. Счёт командировочных расходов и проводка та же:
- Дт 71 — Кт 51 (50)
Если потраченная сумма оказалась меньше авансового платежа, сотрудник возвращает разницу в кассу или на расчётный счёт:
- Дт 50 (51) — Кт 71.
Налоговый учет командировочных расходов 2020
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
- Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
- Дата признания расходов.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
- НДС по командировочным расходам.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
- НДФЛ и страховые взносы
Суточные: налоговый учет
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Размер суточных действующим законодательством не ограничивается, но существует лимит, сверх которого на эти расходы нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Это лимит составляет 700 рублей для поездок по России и 2500 руб. — для заграницы. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, и он может разниться в зависимости от:
- должности сотрудника (для руководящих работников они могут быть выше, для обычных работников — в пределах лимита);
- задач, поставленных в командировке;
- места командировки и т. д.
Подробнее с особенностями расчета, начисления и выплаты суточных вы можете ознакомиться в следующих статьях:
- Выплата суточных при командировках в 2021 году: особенности;
- Выплата суточных за день отъезда и за день прибытия;
- Оплата суточных за выходные дни;
- Суточные при командировке в место постоянной прописки.
Списать на расходы суточные можно в полном объеме, без ограничений. Что же касается однодневных командировок, то на них суточные не полагаются. Связано это с тем, что сотрудник в такой поездке не несет расходов по проживанию и возвращается домой в этот же день.
Учет расходов на командировки за границей
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Понятие представительских расходов
Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.
Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).
Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:
- транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.
Обратите внимание:
- указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
- финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).