Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как хранить документы бухучёта: новый подход». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Сроки хранения документов по бухучету
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.
К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).
Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).
Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.
Сроки хранения документов по налогам
Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).
Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).
4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).
5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).
Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.
Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).
Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
Если в учреждении назначен новый руководитель, то необходимо провести передачу документации. Оформить процедуру следует специальным актом приема-передачи.
В передаточный акт включите все виды документации, не только бухгалтерскую, но и кадровую, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.
Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии вправе выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.
Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм и сроки закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.
КАДРОВАЯ документация
Сроки, в течение которых хранят документацию по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. И перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236. Началом хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили. (Абзац 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236).
Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Если указанные бумаги созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания. ⭐ Статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
Срок, в течение которого нужно хранить приказы. Подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено. Что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение бумаги. (Договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение. Акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их длительность хранения ограничивается сроком действия договора обучения. И одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236, кроме документов по личному составу, поименованы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный период хранения установлен и для графиков отпусков.
Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.
Зачем хранить бухгалтерские документы
Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.
Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.
О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации
В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.
Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.
ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.
Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале.
Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.
Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.
Какие документы являются кассовыми
В 2021 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:
- ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
- РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
- Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
- Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
- Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).
Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.
ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.
Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Чем регламентируются сроки хранения документов в организации
В Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ст. 17 говорится:
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
В список «иных нормативных правовых актов Российской Федерации» входят:
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.
Сроки хранения документов акционерных обществ определены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.
Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.
Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.
Срок хранения таких документов как справки, акты, протоколы, ведомости, заключения об определении амортизации, переоценке, списании НА и ОС отсчитывается с момента выбытия активов.
Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.
Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.
Сроки хранения кадровых документов
В Федеральном законе №125 указано, что документы по личному составу, которые были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, подлежат хранению на срок 50 лет. Действие закона распространяется на трудовые договора, дополнительные соглашения, включая соглашения о расторжении, личные дела и карточки работников.
Аналогичные требования к хранению распространяются на следующие категории документов:
- приказы и распоряжения по личному составу – о приеме, перемещении, переводе, совместительстве, оплате труда, увольнении, повышении квалификации, награждении, изменении данных в анкете, об отпуске по уходу за ребенком, отпуске без сохранения заработной платы;
- докладные записки;
- справки;
- заявления;
- дипломы, трудовые книжки, аттестаты, свидетельства, удостоверения, не востребованные сотрудниками при увольнении.
Обратите внимание. В течение 50 лет также нужно хранить гражданско-правовые договора с физическими лицами и акты по ним.
Но и из этого правила есть исключения. Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва. Это условие не распространяется на основные документы по обработке персональных данных, включая инструкции или положения. Они подлежат постоянному хранению.
Также на постоянной основе нужно хранит такие кадровые документы по основной деятельности как распоряжения и приказы:
- об утверждении структуры организации;
- о создании подразделений;
- о вступлении в должность;
- о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя;
- о досрочном сложении полномочий;
- об утверждении и введении в действие локально-нормативных актов;
- о назначении ответственных лиц.
Пятилетний срок хранения также распространяется и на документы по административно-хозяйственным вопросам (приказам, распоряжениям), табель учета рабочего времени. Срок может быть увеличен в 10 раз, если условия труда признаны опасными или вредными. Такой же срок отводится для хранения приказов о предоставлении отпусков – ежегодных и учебных, и приказов о направлении в командировку работников, деятельность которых не связана с вредными и опасными условиями труда. Приказы о командировке работников во «вредных» условиях должны храниться в течение 50 лет.
На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:
- платежные ведомости и документы к ним;
- расчетные листы на выдачу заработной платы, гонораров, пособий и материальной помощи.
Порядок хранения документов
Законодательство обязывает организацию принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:
- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации ;
- Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Росархива от 06.02.2002;
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000;
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105;
- Перечень документов, которые подлежат обязательному хранению (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ) — Закон об акционерных обществах и об ООО.
К ним, в частности, относятся бухгалтерские документы организации — первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность. Кроме того, обязанность организации хранить бухгалтерские документы предусмотрена в ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Общества с ограниченной ответственностью обязаны включать положения о порядке хранения документов в свои уставы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном в постановлении ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.
Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены/приняты к учету (п. 2.9 указаний по применению Перечня, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г. Исключение составляют книга покупок и книга продаж.
Начало срока хранения определяется датой последней записи в них (п. 15 и п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г.
Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.
Бланки строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами также комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Счета-фактуры хранятся в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 1 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914).
Документы текущего отчетного периода должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером , о чем говорится в п.6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете. В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ О бухгалтерском учете ).
В архив передаются документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные документы (срок хранения менее 10 лет) хранятся в бухгалтерии до их уничтожения. Такой порядок рекомендован в п. 3.3.1 и п. 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г..
Перед сдачей на архивное хранение дела необходимо оформить в следующем порядке (п. 3.4.2 ГСДОУ, утвержденный приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33):
- составить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель;
- подшить (переплести) дело;
- пронумеровать листы дела;
- оформить обложку дела.
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
| Документ ООО «Ландшафтный дизайн» | Срок хранения согласно перечню |
| Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности | В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор |
| Договоры и дополнительные соглашения к ним | В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в конкретных статьях перечня) |
| Доверенности на получение денег и ТМЦ | Не менее 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва |
| Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат | Не менее 6 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 5 лет)
При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003 |
| Реестр сведений о доходах физлиц | Не менее 5 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 75 лет) |
| Трудовые договоры и личные карточки работников | Не менее:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003 |
| Табели, журналы учета рабочего времени | Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда) |
| Сведения о доходах физлиц | Не менее 5 лет
При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003 |
| Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность | Постоянно* |
| Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов | Не менее 5 лет |
| Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др. | Не менее 5 лет |
| Карточки учета основных средств | Не менее 5 лет после выбытия объекта |
| Декларации (расчеты) по всем видам налогов | Не менее 5 лет |
| Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) | 50 / 75 лет |
| Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета | Не менее 5 лет, в электронной форме — 75 лет |
| Отчетность в статистику: – годовая и с большей периодичностью, единовременная; – полугодовая и квартальная;
– месячная – декадная, еженедельная |
– Постоянно*. – 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. – 3 года или постоянно* при отсутствии годовых, полугодовы, квартальных.
– 1 год |
| Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах | Не менее 5 лет |
Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.
Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.
Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.
Как правильно выставить срок оплаты счета на оплату? Сколько дней он действителен
Важно: В договорах поставки срок (ст. 506 ГК РФ) является существенным условием, без его фиксации в тексте документа, контракт недействителен. Следовательно, стороны всегда прописывают его при заключение сделки, он обязателен, так как оказывает на период расчета между партнерами. Необязательно включать его в счет.
Рекомендуем прочесть: Да сколько с белоруссии можно слушать громко музыку
На предприятии счета хранятся в папках «Платежные документы». Его наличие необходимо продавцу, поскольку свидетельствует о произведенной плате за продукцию, услугу. В большинстве случаев счет для оплаты продукции (услуг) выставляется в предварительном порядке. Он не имеет строгой формы, поскольку закон не включил этот документ в первичную документацию.
Сроки хранения документов
Срок хранения исчисляется с первого числа первого месяца года, следующего за годом, в котором документ был исполнен. Например, в делопроизводстве было закрыто дело или в соответствии с приказом об увольнении окончено личное дело. Если документ составили в 2017 году, то срок начало его хранения исчисляется с 1 января 2023 года. Однако, из данного правила существуют два исключения:
- Регистры для вычета НДС (книга покупок, книга продаж, журнал учета счетов-фактур). Срок, с которого определяется их хранения устанавливается по дате последней внесенной в регистр записи.
- Документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения определяется с момента прекращения начисления амортизации.
Крайний срок для хранения документов, содержащих персональные данные работников компании равняется 75 годам с момента их создания. К таким документам относят трудовые и служебные соглашения, договора ГПХ, личные карточки работников, невостребованные личные документы (например, трудовые книжки, аттестаты, дипломы, удостоверения и свидетельства).