Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Авансовый отчёт по командировке: заполнение, документы для подтверждения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Авиабилет представляет собой договор перевозки, заключенный между пассажиром и авиакомпанией и дающий право на услуги авиаперевозки, имеющий вид именного документа. Билет – это средство контроля, который в обязательном порядке регистрируется перед вылетом, после чего пассажиру выдается посадочный талон.
Особенности учета авиабилетов
Важно! Бухгалтерский учет авиабилетов осуществляется на основании затрат, имеющих документальное подтверждение, понесенных работниками на проезд к месту назначения. Данные расходы относятся к прочим и учитываются при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Обязанностью работодателя является возмещение издержек сотрудника в командировке, в том числе суточные, оплату за питание и проживание, а также проезд. Оплата проезда работникам компенсируется независимо от того, какой вид транспорта был использован и каким способом был куплен билет. Главное, чтобы сотрудник мог предоставить работодателю обоснование своих потраченных сумм.
III. Новые сроки уплаты налогов и представления отчетности
В целях реализации нового порядка администрирования унифицированы сроки представления налоговой отчетности и уплаты налогов (авансовых платежей). Приведем новые сроки относительно основных налогов:
| Налог | Срок представления отчетности | Срок уплаты | Норма НК РФ |
|---|---|---|---|
| НДС (налогоплательщик, налоговый агент) | не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом | не позднее 28-го числа каждого из трех месяцев, следующих за истекшим налоговым периодом | п. 1, п. 4, п. 5 ст. 174 |
| Налог на прибыль | не позднее 25 календарных дней со дня окончания отчетного периода | авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчетным периодом; налог – не позднее 28 марта года, следующего за налоговым периодом |
п. 1, п. 2, п. 4 ст. 287, п. 3 ст. 289 |
| НДФЛ | 6-НДФЛ за I кв., полугодие, 9 мес. – не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. В 6-НДФЛ за I кв. отражаются суммы, удержанные в период с 1 января по 22 марта включительно, за полугодие – в период с 1 января по 22 июня включительно, за 9 мес. – в период с 1 января по 22 сентября включительно; за год – не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
алог, удержанный за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца – не позднее 28-го числа текущего месяца; налог, удержанный за период с 1 по 22 января – не позднее 28 января; налог, удержанный за период с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года; в отношении НДФЛ с дивидендов, выплачиваемых АО, – не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты |
п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1, п. 2 ст. 230 |
| Страховые взносы | не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом | не позднее 28-го числа следующего календарного месяца | п. 3, п. 7 ст. 431 |
| Налог, уплачиваемый при применении УСН | организации – не позднее 25 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом; ИП – не позднее 25 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом; налог: организации – не позднее 28 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом; ИП – не позднее 28 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
п. 7 ст. 346.21, п. 1 ст. 346.23 |
| транспортный налог (для организаций) | авансовые платежи – не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом; налог – не позднее 28 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом |
п. 1 ст. 363 | |
| налог на имущество организаций | не позднее 25 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом | п. 1 ст. 383, п. 3 ст. 386 |
Критерии по УСН в 2023 году.
Для УСН есть ряд стандартных критериев, позволяющих работать на этом режиме. Из года в год они не меняются (ст. 346.12 НК РФ):
- численность персонала — не больше 100 человек;
- остаточная стоимость основных средств — не больше 150 млн руб.;
- нет филиалов;
- доля участия других юрлиц — не больше 25%;
- нет запрещенных видов деятельности из п. 3 ст. 346.12 НК РФ.
Но есть два критерия, которые корректируются на коэффициенты-дефляторы:
- доходы, полученные за календарный год, — не более 150 млн рублей (или 200 млн рублей — при повышенных ставках);
- 9-месячный доход юрлица, желающего перейти на упрощенку, — не выше 112,5 млн рублей (для ИП такое ограничение не ставится).
Какие изменения по «имущественным» налогам ожидают бухгалтеров
До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:
- издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
- оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).
Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.
Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.
Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.
Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.
Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.
Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.
БСО – бланки строгой отчетности, применяются при оказании услуг. БСО могут быть изготовлены:
- на кассовом аппарате — должны содержать те же реквизиты, что и кассовый чек;
- типографским способом – могут использоваться только в определенных случаях.
Товарный чек – документ, который подтверждает факт оплаты и отгрузки товара.
Его выдают:
- вместо чека ККТ – в отдельных случаях,
- наряду с кассовым чеком при продаже некоторых товаров.
БСО, изготовленное типографским способом, а также товарные чеки могут заменить кассовые чеки в следующих случаях:
- До 1 июля 2021 года – ИП без найма на любом налоговом режиме, включая УСН, при оказании услуг или выполнении работ, а также торговле товарами собственного производства.
- После 1 июля 2021 года – ИП на патенте (кроме розницы, общепита и перевозок), а также ИП и юрлица при расчетах в удаленных и труднодоступных местностях.
Как отразить покупку авиабилетов в авансовом отчете?
Стандартно для оправдания расходов по командировке сотрудник прикладывает к авансовому отчету оригиналы всех проездных документов. Если авиабилет приобретается в кассе, то прикладывается его бумажная версия, если онлайн — электронная, а именно маршрутная квитанция (об этом в части ниже). В любом из вариантов билет должен подтверждать договор между пассажиром и перевозчиком, имея все необходимые реквизиты:
- собственный уникальный номер;
- дату оформления;
- информацию о пассажире;
- данные о перевозчике;
- номер рейса;
- время и дату отправления;
- стоимость;
- пункт отправления.
Зачастую компании покупают и предоставляют билеты командированному сотруднику заранее, поэтому в авансовом отчете они проводятся как аванс — в блок по авансам / перерасходам вносится стоимость проездного документа с НДС и сумма выданного под отчет аванса.
Отметим, что информация о билетах отражается не только на первой, но и на второй странице авансового отчета, где обязательно указываются их реквизиты и стоимость.
Услуги и помощь Аэрофлота в непредвиденных ситуациях
Как показывает практика, путешественники предпочитают приобретать билеты для перелета за несколько месяцев до необходимой даты. Такая тенденция объясняется многими причинами.
За то время, которое человек ожидает полета, может случиться непредвиденная ситуация, в результате которой пассажир будет вынужден отменить полет и сдать билет.
Талон на самолет
Важно! Сдача билета может проводиться, как вынужденная и добровольная. При добровольном возврате налагаются штрафные санкции, в зависимости от срока сдачи билета и тарифов перевозчика
Вынужденный возврат подразумевает причины, независящие от желаний пассажира.
Причины вынужденного возврата:
- Изменения в расписании. Сюда относится задержка рейса либо полная его отмена.
- Изменения в маршруте рейса по решению авиакомпании.
- Отсутствие мест на прописанный в билете маршрут (по вине авиакомпании).
- Отсутствие обеспеченной состыковки рейсов при единой перевозке.
- Проездной документ может быть возвращен в случае отказа перевозчика обслужить клиента по тарифу, указанному в билете.
- Серьезные заболевания либо смерть пассажира, а также членов семьи.
В этих случаях вернуть билет будет проще. В настоящее время в обиход вошли невозвратные билеты. Невозвратный тариф распространяется на все типы авиабилетов.
Кроме вопроса о восстановлении самого билета, помощь сотрудников «Аэрофлота» распространяется на выдачу справки о совершении авиаперелета.
Если посадочный талон потерян, подтвердить полет можно справкой авиаперевозчика
Такой документ выдается после регистрации на рейс и его важно беречь, чтобы без проблем занять свое место на борту авиалайнера. Но, к сожалению, случается всякое, и вопрос, что делать, если потерян посадочный талон, возникает не так уж редко
Без посадочного талона пассажира просто-напросто не пустят на борт самолета, и тогда перелет сорвется, а деньги, уплаченные за билет, будут потеряны. Разумеется, такого развития событий никому не хотелось бы допускать, а значит нужно как можно быстрее предпринять меры по урегулированию ситуации.
Для начала несколько слов стоит сказать о том, что представляет собой посадочный талон на самолет. Сегодня, когда регистрироваться на рейсы можно онлайн, посадочные талоны — это уже не только стандартные бумажные бланки, выписываемые в аэропорту на стойках регистрации, но также еще и PDF-файлы, которые можно сохранить на ПК и распечатать в любой удобный момент до вылета, письма на электронную почту или же сообщения на мобильный телефон, содержащие специальный QR-код и называемые мобильными посадочными.
Посадочные талоны на самолет содержат личные данные пассажира, название компании-авиаперевозчика, номер рейса, маршрут, номер места пассажира на борту, номер выхода на посадку, время вылета и время окончания посадки. Посадочные талоны предъявляются пассажирами на контроле непосредственно у выхода на посадку.
Если вдруг так случилось, что посадочный талон утерян, действия по решению возникшей проблемы будут зависеть от того, как происходила регистрация на рейс. Так, если потерялся бумажный посадочный, выписанный сотрудником авиакомпании на стойке регистрации, то следует как можно быстрее вернуться к стойке и попросить, чтобы там выписали дубликат. Все данные о пассажире уже есть в системе, поэтому сложностей вызвать это не должно.
Если потерян бумажный посадочный, распечатанный пассажиром самостоятельно из полученного после онлайн-регистрации PDF-файла или электронного письма, то можно повторно распечатать посадочный талон в киоске самостоятельной регистрации, а также получить его в автомате самостоятельной регистрации багажа.
Мобильные посадочные талоны, казалось бы, и потерять нельзя, но пока еще не во всех аэропортах есть оборудование для их сканирования, а это значит, что риск потерять распечатанный мобильный посадочный все же существует. В этом случае можно, как и в предыдущем, воспользоваться киоском самостоятельной регистрации или же пройти к пункту печати мобильных посадочных талонов (Mobile Check-In).
Как быть, если посадочный талон потерян не до посадки на самолет, а уже после перелета, но он нужен для отчета о командировке? В подобной ситуации дело обстоит несколько иначе. Для подтверждения факта перелета необходимо обратиться с соответствующим заявлением в ту авиакомпанию, которая совершала перевозку, и там получить справку, которая и подтвердит совершение перелета. Важно помнить, что подобную справку могут выписать только в течение месяца после полета, кроме того, она является платной.
Потеря посадочного талона на самолет, как можно заметить, не является такой уж большой бедой. Однако, это не означает, что к вопросу его сохранности стоит относиться небрежно: если времени до окончания посадки на самолет останется мало или если возникнут какие-то технические сложности, можно не успеть сделать новый талон, а значит поездка сорвется. Так что лучше всего посадочный талон без необходимости не перекладывать туда-сюда и сохранять с момента получения при регистрации и до самого окончания полета.
Командировочные расходы, в том числе затраты на проезд, учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). По общему правилу расходы могут быть учтены для целей налогообложения только при условии их обоснованности и документального подтверждения (ст. 252 НК РФ).
Какими же документами подтверждаются расходы на проезд работника в командировку при покупке электронного билета?
Ответ на этот вопрос неоднократно давал Минфин России в своих разъяснениях. Так, в письме от 14.04.2014 № 03-03-07/16777 специалисты Минфина России отметили, что нормативными правовыми актами РФ, регулирующими вопросы порядка и условий направления работников в служебные командировки, не установлен перечень оправдательных документов, подтверждающих расходы, связанные с проездом работника к месту командировки и обратно. При этом указанный перечень может быть определен коллективным договором или локальным нормативным актом, утвержденным руководителем организации.
По мнению финансистов, документом, подтверждающим расходы на приобретение билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. Также расходы может подтвердить посадочный талон, который содержит необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты).
А в письме Минфина России от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597 сказано, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы могут подтверждаться в том числе документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
В отличие от финансового ведомства позиция налоговых органов более категорична. Они считают, что если компания приобрела электронный авиабилет, то оправдательными документами, подтверждающими расходы для целей налогообложения прибыли, являются маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту. Первый документ подтверждает стоимость поездки, а второй — сам факт перелета лица по указанному в билете маршруту (письмо ФНС России от 12.10.2012 № АС-4-2/17308).
На наш взгляд, отсутствие посадочного талона не может являться причиной, по которой расходы на оплату проезда работника в командировку исключаются из налоговой базы. Но чтобы подстраховаться и избежать возможных претензий налоговиков, советуем получить архивную справку. Она выдается авиаперевозчиком. В ней должна содержаться информация, дублирующая сведения из посадочного талона. Именно такие рекомендации даны специалистами Минфина России в .
Как учесть электронный билет в авансовом отчете
Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.
Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.
Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.
Эксперты: Электронный билет является документом строгой отчетности
Проверки налоговых органов всегда вызывали бессчетное количество вопросов у предпринимателей. На некоторые из них смогли ответить Александр Медведев, к.э.н., член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов (ПНК), и Ирина Давидовская, заместитель директора ПНК.
– В ходе камеральной проверки налоговой декларации по НДС выявлены ошибки. Налогоплательщику предъявлен акт налогового органа с указанием выявленных налоговых правонарушений. Правомерны ли действия налогового органа?
Если камеральная проверка выявила ошибки в налоговой декларации и (или) противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, либо выявила несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям, содержащимся в документах, имеющихся у налогового органа, и полученным им в ходе налогового контроля, об этом сообщается налогоплательщику с требованием представить в течение пяти дней необходимые пояснения или внести соответствующие исправления в установленный срок. При этом налогоплательщик, представляющий в налоговый орган пояснения, вправе дополнительно представить выписки из регистров налогового и (или) бухгалтерского учета и (или) иные документы, подтверждающие достоверность данных, внесенных в налоговую декларацию (расчет).
При командировках внутри России в электронных билетах может выделяться НДС, при этом сам электронный билет является документом строгой отчетности
Лицо, проводящее камеральную проверку, обязано рассмотреть представленные налогоплательщиком пояснения и документы.
Если после их рассмотрения либо при отсутствии пояснений налогоплательщика налоговый орган установит факт совершения налогового правонарушения или иного нарушения законодательства о налогах и сборах, должностные лица налогового органа обязаны составить акт проверки в порядке, предусмотренном ст. 100 НК РФ.
Как следует из вопроса, камеральная проверка при выявлении ошибок в налоговой декларации сразу же была завершена составлением акта о выявленных налоговых правонарушениях, при этом налогоплательщику не предоставлена возможность ни исправить ошибки, ни дать пояснения.
Такое решение налогового органа может быть оспорено налогоплательщиком в арбитражном суде. Так, в постановлении ФАС ЗСО от 18 февраля 2008 г.
N Ф04-1018/2008(705-А27-25) по делу N А27-6905/2007-6 судом отмечено, что поскольку законодатель не исключает возможность допущения налогоплательщиками каких-либо ошибок в заполнении декларации, то в силу ст. 88 НК РФ на налоговый орган возложена обязанность по сообщению налогоплательщику о выявленных ошибках с требованием о внесении соответствующих исправлений, однако инспекция эту обязанность не исполнила.
В постановлении ФАС МО от 8 мая 2007 г.
по делу N КА-А41/3779-07 суд не согласился с доводами налогового органа о допущенном налогоплательщиком правонарушении, влекущим доначисление налогов, так как установил, что организация допустила техническую ошибку при заполнении раздела “Налоговые вычеты” налоговой декларации, заключающуюся в указании значения суммы НДС по строке 332 вместо строки 331. Таким образом, несоблюдение налоговым органом ст. 88 НК РФ, предусматривающей возможность внесения исправлений в налоговую декларацию или дачи пояснений при выявлении налоговым органом ошибок или противоречий, может являться основанием для отмены решения, вынесенного по результатам подобной проверки.
– Как отражается в бухгалтерском и налоговом учете приобретение электронного билета при направлении работника в командировку?
Если организация приобретает проездные билеты на транспорт, то находящиеся в кассе оплаченные проездные билеты учитываются на счете 50 “Касса”, субсчет 50-3 “Денежные документы”:
Дт 50 – Кт 60 – при приобретении непосредственно у агентства или у самой авиакомпании;
Дт 50 – Кт 71- при приобретении через подотчетное лицо.
При этом сам по себе билет является лишь договором перевозки (воздушной, железнодорожной или иной). На момент приобретения билетов услуга по перевозке еще не оказана, то есть приобретение билета свидетельствует не об оказании услуги, а только о заключении договора.
Таким образом, в общем случае проездные билеты приходуются на счет 50 “Касса”, субсчет 50-3 “Денежные документы”. Однако организация может принять решение об учете стоимости проездных билетов (в первую очередь – электронных!) на счете учета расчетов (60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”).
В этом случае при направлении работника в командировку организация не отражает задолженность работника в сумме стоимости билетов.
По возвращении из командировки работник должен отчитаться о произведенных расходах.
При этом, исходя из Указаний по применению и заполнению унифицированной формы “Авансовый отчет” (форма N АО-1), утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.
2001 N 55, стоимость билетов в авансовом отчете указывается, только если электронные билеты после приобретения учитывались в составе денежных документов.
На основании чека электронного терминала, распечатанных электронных билетов со штрихкодом, командировочного удостоверения (форма N Т-10) и утвержденного авансового отчета организация списывает дебиторскую задолженность и признает стоимость проезда в данном случае в составе расходов по обычным видам деятельности (п.
5, 7, 16 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). При признании расхода производится запись по дебету счета 44 “Расходы на продажу” в корреспонденции с кредитом счетов 71 или 60 в зависимости от выбранного варианта учета электронных билетов.
Таким образом, бухгалтерская запись Дт 44 – Кт 60 может быть произведена только после утверждения авансового отчета командированного сотрудника.
Как учесть электронный билет в авансовом отчете
Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.
Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.
Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.
Как купить электронный билет с выгодой?
Покупка билетов РЖД через Интернет — выгодное решение для всех. Оформление документа займет всего несколько минут. Пассажиру не придется ехать на станцию и терять время в длинных очередях в кассу. Кроме того, при самостоятельном внесении персональных данных меньше риск допустить ошибку. Вы всегда сможете проверить информацию перед совершением оплаты.
Многие организации используют электронные сервисы, чтобы покупать проездные документы для командировок. Это просто, быстро и удобно. Оплатить билет можно напрямую с расчетного счета компании. Воспользуйтесь , чтобы оценить все преимущества покупки электронных билетов. Получить подробную информацию об использовании сервиса можно по телефону. Наши сотрудники ответят на любые вопросы.
16.09.2019
Согласование имеющегося у работника пакета документов следует проводить в электронном виде. Для этого подтверждающие документы, созданные в электронной форме, вносятся в систему электронного документооборота в неизменном виде, а бумажные документы сканируются.
Сам авансовый отчет сотрудник подписывает с помощью механизма простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи (письмо Минфина России от 20.08.2015 № 03‑03‑06/2/48232). После утверждения авансового отчета руководителем и бухгалтером (также с использованием электронной подписи) сотрудник передает оригиналы бумажных документов в бухгалтерию на хранение.
Такой механизм работы будет удобен для сотрудника, которому не придется бегать по кабинетам, и безопасен для бухгалтерии.
При подготовке к камеральным налоговым проверкам появляется необходимость распечатать авансовый отчет и связанные с ним подтверждающие документы. При этом бумажная копия авансового отчета заверяется с отметкой о том, что документ подписан электронной подписью. Законодательство допускает такой способ работы (см. письмо ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671).
При подготовке к выездным налоговым проверкам документы, созданные в электронном виде, печатаются, авансовый отчет заверяется (как и при камеральных проверках), а документы, изначально созданные на бумажных носителях, достаются из архива.
Учет авиабилетов в бухгалтерском учете
Отражение в учете расходов на покупку сотрудниками авиабилетов возможно в том случае, если к авансовому отчету прикладываются такие документы:
- авиабилет, при покупке которого был выдан чек, либо маршрутная квитанция, в которой отражаются все данные о поездке, включая стоимость перелета;
- посадочный талон, в котором отражены данные о пассажире, даты вылета и прилета, а также информация о посадочном месте.
Электронные билеты отражаются на субсчете 50.3. В затраты данная сумму списывается после того, как утвержден авансовый отчет. Рассмотрим подробнее на примерах.
Пример 1: Компания по безналу оплатила за электронный авиабилет для работника, направляемого в командировку. Стоимость билета составила 10 000 рублей. В бухгалтерском учете будут следующие операции:
| Хозяйственная операция | Д | К |
| Оплата электронного билета на сумму 10 000 рублей | 60 | 51 |
| Поступление электронной маршрутной квитанции | 50.3 | 60 |
| Работнику выдана маршрутная квитанция | 71 | 50.3 |
| По возвращении сотрудник представил авансовый отчет и затраты были признаны в учете | 26 | 71 |
Порядок учета электронного билета в авансовом отчете
Расходы для бухучета подтверждаются первичной документацией, оформленной в соответствии со ст. 9 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Обязательного перечня документов, которыми подтверждаются расходы на проезд, нет. Поэтому, для того, чтобы можно было признать расходы по покупке электронных авиабилетов, следует применять следующие документы:
- Квитанция или маршрут, распечатанный на бумаге электронный билет, в котором указывается стоимость перелета. Это позволит подтвердить расходы на покупку авиабилета.
- Посадочный талон, выдаваемый на регистрации при посадке на рейс. Данный документ подтверждает перелет по маршруту, который указан в билете.
Какие бывают проводки для учета командировочных расходов?
Отдельно упомяну:
- Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
- Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
- В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.
Сотрудник не должен тратить собственные деньги на организацию поездки. Поэтому ему заранее выдается предварительно просчитанная сумма в виде аванса из кассы наличными или перечисляются деньги на счет его личной пластиковой карты:
- выдано из кассы на командировочные расходы — проводка Д71-К50;
- безналичным путем выдано на командировочные расходы — проводка Д71-К51.
Суточные признаются в расходах на основании приказа на выплату суточных, копию которого можно приложить к авансовому отчету.
Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.