Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: готовим выписку из штатного расписания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, который разрабатывает кадровая служба. В нем записываются сведения о структуре организации, должностях работников, окладах. Перечень должностей оформляется в виде сводной таблицы работником отдела кадров или компетентными лицами предприятия, утверждается руководителем.
Что собой представляет выписка
Перечень профессиональных единиц составляется по форме Т-3 либо произвольно, обновляется при изменении информации о штате и зарплате сотрудников. Действует не более 1 календарного года.
Сведения о должностном составе являются внутренней информацией любого предприятия, поэтому для различных ситуаций используют выписку. Она представляет собой определенную выборку из общего перечня должностей организации.
Кто и для чего может запрашивать?
Однако, помимо сотрудников, в получении котировок могут быть заинтересованы и другие лица (включая непосредственного руководителя компании) или иные уполномоченные органы управления.
Причины для запроса на исключение из штатного расписания
- Для сотрудников
- Предоставление судебным органам информации о процедурах в случаях незаконного увольнения или отказа, а также для разрешения других трудовых споров.
- Для руководства:.
- Участвовать в соревнованиях.
- Быть членом саморегулируемой организации.
Выписка из таблицы HR является частью целого пакета документов, которые должны быть предоставлены организации для решения этих вопросов.
- Трудовые инспекции
- Федеральная служба внутренних доходов, Федеральная налоговая служба
- Фонд социального страхования, Фонд
- Пенсионный фонд.
Особенности составления выписки на отдельного работника
Выписка из штатного расписания с информаций по отдельно взятому работнику может понадобиться
- при рассмотрении трудового спора в комиссии по трудовым спорам, созданной на предприятии,
- трудовой инспекции
- судебному органу.
Из штатного расписания можно установить должностной оклад или тарифную ставку, действующие в отношении конкретной должности, а также почерпнуть сведения об установленных надбавках, доплатах и прочих выплатах.
Такая выписка будет иметь следующую структуру:
- название предприятия;
- данные основного документа: регистрационный номер, дата составления и утверждения штатного расписания;
- информация о подписантах основного документа;
- полные сведения по запрошенной должности, которые включают как оклад, так и все остальные полагающиеся сотруднику выплаты;
- подпись уполномоченного лица и печать предприятия (при наличии).
Кто и для чего может запрашивать?
Однако в получении выписки помимо самого сотрудника могут быть заинтересованы и другие лица (в том числе, непосредственный руководитель фирмы) и другие уполномоченные на это контролирующие организации.
Поводы для запроса выписки из штатного расписания:
-
для сотрудника:
- с целью предоставления информации в судебные инстанции для проведения разбирательств в случае незаконного сокращения или увольнения, а также решения иных трудовых разногласий.
-
Для руководства:
- с целью принятия участия в торгах;
- для получения членства в саморегулируемой организации.
Выписка из штатного расписания является одной из составляющей целого пакета документов, который должен быть предоставлен организаций для рассмотрения этих вопросов.
-
Прочие организации:
- Инспекция труда;
- Федеральная налоговая служба;
- Фонд социального страхования;
- Пенсионный фонд.
Указанные учреждения вправе запрашивать выписку при проведении как выездных, так и камеральных проверок.
Зачем нужна выписка из штатного расписания
При возникновении и последующем разрешении трудовых споров между работником и работодателем, госслужащие могут запросить по отдельной должности выписку из штатного расписания,если у них есть основание полагать, что выплаты заработной платы работнику осуществлялись в противоречии с должностным окладом, указанным в приказе о приеме на работу, трудовом договоре и самом штатном расписании.
Под выпиской из штатного расписания (ВШР) подразумевается часть основного документа (ШР), в котором обязательно должна быть указана достоверная кадровая и бухгалтерская информация, не противоречащая ее первоначальному источнику.
Форма составления ВШР идентична действующему ШР, поэтому заполняется она в том же порядке, или же по аналогии действующего штатного расписания. Часто при составлении бланка ВШР для удобства применяют унифицированную форму Т-3.
Здесь вы можете скачать и ознакомиться с бланком формы Т-3 и Т-2.
Что собой представляет выписка
Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, который разрабатывает кадровая служба. В нем записываются сведения о структуре организации, должностях работников, окладах. Перечень должностей оформляется в виде сводной таблицы работником отдела кадров или компетентными лицами предприятия, утверждается руководителем.
Перечень профессиональных единиц составляется по форме Т-3 либо произвольно, обновляется при изменении информации о штате и зарплате сотрудников. Действует не более 1 календарного года.
Сведения о должностном составе являются внутренней информацией любого предприятия, поэтому для различных ситуаций используют выписку. Она представляет собой определенную выборку из общего перечня должностей организации.
Правильное заполнение образца выписки
При заполнении образца выписки из штатного расписания в Excel необходимо придерживаться определенных правил, чтобы полученный документ был четким и информативным.
1. Начните заполнение выписки с указания основных данных, таких как название организации, дата создания выписки и номер штатного расписания.
2. Укажите общую информацию о штатном расписании, такую как количество сотрудников, должности и разделение по подразделениям.
3. Заполните таблицу с информацией о каждом сотруднике. Укажите его номер, фамилию, имя, отчество, должность и ставку.
4. При необходимости добавьте дополнительные столбцы с информацией, такие как дата рождения сотрудника, контактная информация и примечания.
5. Добавьте разделы или заголовки, чтобы разделить информацию на блоки. Например, разделите сотрудников по подразделениям или отделам.
6. Используйте форматирование, чтобы выделить важные данные. Вы можете выделить заголовки с помощью жирного шрифта (), а важные детали, такие как контактная информация, выделить курсивом ().
7. Проверьте выписку на ошибки и опечатки перед ее использованием. Также убедитесь, что все данные актуальны и соответствуют штатному расписанию.
При правильном заполнении образца выписки из штатного расписания в Excel можно создать удобный и информативный документ, который будет полезен для организации и планирования работы сотрудников.
Как использовать образец выписки в Excel
Вот несколько шагов, которые помогут вам использовать образец выписки в Excel:
- Скачайте образец выписки в формате Excel с сайта или других источников.
- Откройте файл в программе Excel на вашем компьютере.
- Ознакомьтесь с шаблоном и его структурой. Обычно шаблон состоит из таблицы, имеющей несколько столбцов и строк, предназначенных для заполнения информацией о сотрудниках и их должностях.
- Прочтите инструкции, приложенные к образцу, чтобы понять, как заполнять каждое поле таблицы. Обычно инструкции предоставляют полезные советы и примеры заполнения.
- Найдите соответствующие поля в таблице и начните заполнять информацией о сотрудниках. Вы можете вводить данные вручную или скопировать их из другого источника.
- Повторите шаг 5 для каждого сотрудника, которого вы хотите включить в выписку. Если нужно добавить больше строк, скопируйте существующую строку или воспользуйтесь функцией автоматического добавления строк в Excel.
- Перед сохранением образца выписки, убедитесь, что проверили и скорректировали все заполненные данные, чтобы избежать ошибок.
- Сохраните файл с выпиской в формате Excel или в другом удобном для вас формате.
Теперь у вас есть готовый образец выписки в Excel, заполненный информацией о ваших сотрудниках. Вы можете легко использовать этот образец для создания новых выписок, внося необходимые изменения в таблицу. Это удобное и эффективное решение для отслеживания штатного расписания и организации работы на вашем предприятии.
Чем отличается от копии
Главное отличие копии от выписки очень просто. Копия – это документ, который абсолютно идентичен оригинальному. Он повторяет его от начала и до конца. Выписка же содержит в себе лишь какую-то часть первоначального текста.
Если говорить о выписке применительно к штатному расписанию, то, как правило, этот документ содержит в себе сведения об одном лице (сотруднике).
В нее редко включают информацию о самом предприятии, где трудится данный работник и которая обычно содержится в «шапке» основного документа. Также в выписку не включают ту часть, которая содержит основные реквизиты предприятия и подписи ответственных лиц.
Без окладов и выписка с завода
Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.
В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.
Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.
Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.
Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.
Важные советы при создании выписки из штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП
1. Правильно настроить штатное расписание: перед тем, как начать создание выписки, убедитесь, что ваше штатное расписание полностью и точно отражает структуру и сотрудников вашей организации. Все подразделения, должности и сотрудники должны быть правильно указаны и соответствовать реальной организационной структуре.
2. Проверить сотрудников: перед тем, как сделать выписку, убедитесь, что все данные о сотрудниках в системе актуальны и корректны. Проверьте, что все должности и подразделения привязаны к правильным сотрудникам, и что у каждого сотрудника указаны все необходимые данные (ФИО, дата рождения, пол и прочее).
3. Установить права доступа: перед созданием выписки, установите необходимые права доступа для пользователей, которым требуется работать с штатным расписанием и выпиской. Убедитесь, что только нужные сотрудники имеют доступ к этим данным.
4. Не забывайте обновлять данные: регулярно обновляйте данные в штатном расписании и выписке. Если произошли изменения в организационной структуре, должностях или сотрудниках, обязательно внесите эти изменения в систему.
5. Документируйте: ведите документацию о проведенных изменениях и обновлениях в штатном расписании и выписке. Это позволит вам отслеживать и анализировать историю изменений и вернуться к предыдущим версиям, если потребуется.
6. Регулярно анализируйте данные: проанализируйте данные в выписке, чтобы убедиться, что все сотрудники и должности корректно отображены. Проверьте, что у каждого сотрудника указаны все необходимые атрибуты (например, оклад, рабочий график и прочее).
7. Проверьте правильность расчета: перед использованием выписки в оперативных целях, убедитесь, что данные в выписке правильно рассчитаны. Проверьте расчет окладов, надбавок, удержаний и других параметров, чтобы убедиться в их достоверности.
8. Сохраняйте резервные копии: регулярно создавайте резервные копии штатного расписания и выписки. Это поможет восстановить данные в случае их потери или повреждения.
9. Учтите особенности вашей организации: при создании выписки, учтите специфику вашей организации. Возможно, вам понадобятся дополнительные атрибуты или функции, чтобы полноценно отразить вашу структуру и процессы.
10. Обратитесь за поддержкой: если у вас возникли сложности или вопросы при создании выписки, не стесняйтесь обращаться за поддержкой к специалистам или разработчикам 1С. Они помогут вам решить проблемы и найти оптимальное решение для вашей организации.
Выполнение выписки из штатного расписания
Для выполнения выписки из штатного расписания в программе 1С 8.3 ЗУП необходимо выполнить следующие шаги:
- Открыть программу 1С 8.3 ЗУП.
- Зайти в раздел «Кадры и зарплата».
- Выбрать пункт меню «Штатное расписание».
- На открывшейся странице выбрать нужную организацию.
- Нажать кнопку «Выписка» в верхней панели инструментов.
- В появившемся окне выбрать период, для которого нужно выполнить выписку.
- Нажать кнопку «ОК».
- Подождать, пока программа выполнит выписку из штатного расписания.
- После завершения выписки можно сохранить полученный отчет в нужном формате.
Таким образом, выполнение выписки из штатного расписания в программе 1С 8.3 ЗУП является достаточно простой задачей, которая выполняется несколькими простыми шагами. Следуя указанным инструкциям, можно получить необходимую выписку для дальнейшего использования.
Подписание и заверка выдержки
Подписывается выдержка из списочного расписания лицами составителями, и утверждается главой предприятия. Необходимость в подтверждающей подписи возникает при использовании данной справки за пределами предприятия. это могут быть судебные, пенсионные и страховые учреждения.
Чтобы заверить такую выдержку, оформителю нужно:
- вписать в нижнюю часть документа словосочетание «копия вена» или слово «верно»;
- рядом прописать фамилию, имя и отчество лица чьей подписью заверяется справка;
- указать должность, с полной ее расшифровкой;
- поставить подпись ответственного лица, и заверить ее мокрой печатью предприятия;
- если выписка содержит более одной странице, то на каждой обязательно должна стоять заверительная подпись.
Если соблюсти все нюансы и правила составления выписки из штатного расписания, то получится многофункциональный документ, обладающий юридической силой. А также при его анализировании, получить все необходимые сведения, которые касаются кадровой политики компании в целом и отдельно взятого трудящегося этой фирмы.
Как подготовить выписку из штатного расписания
Выписка из штатного расписания — это документ, содержащий часть информации о структуре организации, конкретных отделах или должностях, предусмотренных для них количествах трудовых единиц, окладе и надбавках сотрудников.
Штатное расписание — обязательный локальный нормативный акт в организации, содержащий информацию о разделении труда, структуре компании, количестве трудовых единиц по должностям и оплате труда сотрудников.
Информация из «штатки» предоставляется частично в двух случаях: если исходный документ имеет большой объем или содержит сведения, которые компания не хочет раскрывать вследствие их конфиденциальности или по иным причинам (размер оплаты труда составляет коммерческую тайну и т.д.).
Работодатель по ст. 62 ТК РФ обязан выдать работнику по запросу копии документов, связанных с работой, данные из «штатки» требуются и в других случаях. Выдается выписка или копия выписки из штатного расписания, если это допускается органом, компанией, куда предоставляется документ.
Шаг 2: Выбор нужного штатного расписания
После открытия программы 1С ЗУП и перехода в раздел «Кадры и заработная плата», необходимо выбрать нужное штатное расписание для получения выписки. Штатное расписание представляет собой список должностей и сотрудников, которые прикреплены к этим должностям. Оно используется для учета численности персонала, расчета зарплаты и других кадровых операций.
Чтобы выбрать нужное штатное расписание, следует выполнить следующие действия:
- На главной странице программы 1С ЗУП воспользуйтесь левой панелью навигации и выберите раздел «Штатное расписание».
- В открывшемся окне найдите список доступных штатных расписаний.
- Выберите нужное штатное расписание из списка и щелкните по нему левой кнопкой мыши.
После выполнения этих шагов вы попадете на страницу с подробной информацией о выбранном штатном расписании. Здесь вы сможете увидеть все должности, имеющиеся в расписании, и связанных с ними сотрудников. Также вы сможете выполнить различные кадровые операции, связанные с этим штатным расписанием, такие как добавление новой должности, назначение сотрудника на должность и другие.