Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аренда автомобиля у сотрудника — налогообложение в 2020-2021 годах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По новой редакции закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, расчетом считается получение и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги (абз. 20 ст. 1.1 закона 54-ФЗ), и применение ККТ при осуществлении расчетов обязательно всеми организациями и ИП (п. 1 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Таким образом, при перечислении денежных средств сотруднику в счет внесения арендной платы по договору аренды ТС организация должна пробить кассовый чек.
Документы для подтверждения расходов на транспорт
Все расходы, которые были понесены предприятием в результате обслуживания и эксплуатации транспортного средства по договору аренды автомобиля с физлицом, должны быть приняты к бухгалтерскому и налоговому учету.Подтвердить расходы можно следующими документами:
- Путевой лист — в данном документе указывается пройденный маршрут и расход топлива;
- Кассовые чеки, подтверждающие расходы на ГСМ;
- Акты выполненных работ (на текущий и капитальный ремонт автомобиля);
- Квитанции об оплате стоянки, автомойки и других услуг, обеспечивающих сохранность транспортного средства (в квитанциях обязательно должен быть указан индивидуальный регистрационный знак автомобиля).
Бухгалтерский учет аренды автомобиля
Основанием для включения в бухучет данных относительно аренды авто является приемочный акт, в котором подробно отражены стоимость, пробег, итоги техосмотра, регистрационный номер основного соглашения.
При этом этот транспорт арендатору следует отметить на забалансовом счете 001, проводка имеет вид — Д001. При прекращении аренды автомобиль снимается с забалансового учета, при этом выполняется запись К001. На арендованное транспортное средство рекомендуется завести инвентарную карточку.
Обратите внимание: автомобиль, взятый в аренду, в бухучете не приходуется на баланс на 01 счет, так как не является собственностью компании. Амортизацию арендатор не начисляет.
Платежи, проведенные по использованию арендованного автомобильного транспорта, отражаются на счетах согласно той деятельности, которую ведет предприятие.
Для этого используются бухгалтерские проводки: Д 20, 23, 25, 26, 29, 44 К 60, 73, 76.
Для отражения аренды автомобиля арендатором в бухучете применяются следующие бухгалтерские проводки:
- Д 20, 44 К 76 – проводка по начислению арендной платы;
- Д 76 К 68 – проводка по удержанию НДФЛ с оплаты использования имущества, взятого в аренду у физического лица;
- Д 76 К 50, 51 – проводка по оплате за эксплуатацию арендованного ТС.
Если автомобиль берется у сотрудника физического лица, то вместо счета 76 берется счет 73.
Если же арендодатель весь свой бизнес строит на сдаче автомобильного транспорта в найм, то им используются следующие бухгалтерские проводки для бухучета передачи имущества в аренду и получения дохода:
- Д 76 К 90.1 (91.1) — проводка по отражению начисления платы за сданный в аренду автомобиль;
- Д 51 К 76 — проводка по получению оплаты от арендатора.
Основное средство, сдаваемое в аренду, учитывается в бухучете у арендодателя на отдельном субсчете 01 счета.
Амортизацию по автомобилю продолжает начислять арендодателя, ежемесячно отражая проводки вида Д 20 (44) К 02.
Договор аренды автомобиля между физическим лицом и организацией
Довольно часто встречается ситуация, когда руководство или сотрудники компании используют свои личные автомобили для выполнения своих должностных обязанностей.
В этом случае, для возмещения их затрат, таких как, износ транспортного средства, затраты на ГСМ и прочие, необходимо заключать договор аренды автомобиля.
Данные отношения между физическими и юридическими лицами регулируются статьями 642-648 ГК РФ «Аренда автомобиля без экипажа».
Оформленный договор аренды транспортного средства без экипажа выгоден компаниям (по сравнению с другими видами возмещения затрат сотрудникам) за счет того, что в законе прописан довольно широкий круг затрат, которые можно возмещать физическому лицу – владельцу авто.
К таким затратам относятся не только ГСМ, но и ремонт машины, страхование ответственности (ОСАГО, КАСКО), автомойка и возмещение ущерба, причиненного автомобилю. На сумму все перечисленных понесенных расходов предприятие вправе уменьшить свою налогооблагаемую базу.
Предоставить автомобиль в аренду юридическому лицу может только собственник транспортного средства.
Для подтверждения права собственности, необходимо предоставить копию ПТС, которая должна храниться у организации-арендатора весь период действия договора аренды автомобиля.
Кроме того, арендодатель обязан предоставить в компанию свидетельство о регистрации ТС (техталон) и страховой полис ОСАГО (при его наличии).
Далее составляется договор аренды автомобиля без экипажа. В договоре в обязательном порядке должна быть указана следующая информация:
- марка автомобиля;
- год изготовления;
- цвет кузова;
- номера двигателя и кузова авто;
- гос. регистрационный знак.
Договор аренды легкового автомобиля у юридического лица физическим лицом
Довольно часто встречается ситуация, когда руководство или сотрудники компании используют свои личные автомобили для выполнения своих должностных обязанностей.
В этом случае, для возмещения их затрат, таких как, износ транспортного средства, затраты на ГСМ и прочие, необходимо заключать договор аренды автомобиля. Данные отношения между физическими и юридическими лицами регулируются статьями 642-648 ГК РФ «Аренда автомобиля без экипажа».
Оформленный договор аренды транспортного средства без экипажа выгоден компаниям (по сравнению с другими видами возмещения затрат сотрудникам) за счет того, что в законе прописан довольно широкий круг затрат, которые можно возмещать физическому лицу – владельцу авто.
К таким затратам относятся не только ГСМ, но и ремонт машины, страхование ответственности (ОСАГО, КАСКО), автомойка и возмещение ущерба, причиненного автомобилю.
Договор аренды автомобиля с ооо на физ лицо
Право собственности «Арендодателя» на Автомобиль подтверждается ………………………………………………………………………………………………………(реквизиты документа, подтверждающего право собственности) 1.4.
«Арендодатель» гарантирует, что на дату заключения Договора, Автомобиль принадлежит «Арендодателю» на праве собственности, в споре и под арестом не состоит, не является предметом залога, не обременен правами третьих лиц. 1.5. Автомобиль передается Арендатору по акту приемки-передачи. 2.
Цена договора и порядок оплаты 2.1. За пользование указанным в п. 1.2 настоящего договора автомобиля Арендатор уплачивает Арендодателю плату в размере ……………………………………………………………………/……………… руб. в месяц.(прописью / цифрами) 2.2.
Арендная плата уплачивается Арендатором не позднее ……………… -го числа месяца, за который эта оплата производится. 2.3. Оплата производится ……………………………………………………………………………(способ оплаты аренды) 3. Обязанности сторон 3.1.
Адрес: ………………………………….(юридический и фактический) (по месту регистрации и проживания)……………………………………….… ………….……………………………………………………………………….… ………….………………………………ИНН/КПП…………………………….. Банк ………………………………….… паспорт .……………………………………………………………………….… выдан……………………………….…БИК ………………………………….… ………….………………………………р/с ………….
……………………….… ………….………………………………к/с …………………………………….. дата рождения ……..………………………………………………………….… телефон .………………………………(реквизиты организации) ……………………………………….… ………….………………………………(ф.и.о. полностью) (ф.и.о. полностью)……………………………………….… ………….………………………………(подпись) (подпись)«……» …………………. 20….. г. «……» …………………. 20….. г.
м.п.
Бухучет аренды автомобиля физического и юридического лица
Основанием для отражения в бухучете действий, связанных с арендой автотранспорта, является акт приемки-передачи автомобиля, включающий согласованную цену, пробег, результаты техосмотра, сам договор аренды. Полученный в пользование автотранспорт отмечается на счете 001. Арендные платежи фиксируются на счетах расходов по той деятельности, для которой арендован автомобиль. Платежи отражают по проводкам: ДТ 26 («Общехозяйственные расходы», то есть затраты на нужды организации), 20, 23, 25,29,44, КТ 60 (73,76).
Аренда автотранспорта может отражаться проводками в бухгалтерии следующим образом:
- ДТ 20 (44) КТ 76 — зачислена арендная плата;
- ДТ 76, КТ 68 — удержан НДФЛ с арендной платы;
- ДТ 76, КТ 50(51) — произведена плата за аренду.
Что касается арендодателя, то если для него сдача в аренду автотранспорта — доминирующий вид деятельности, то это действие фиксируется как реализация ДТ 62, КТ 90.1.1. Во всех остальных ситуациях денежные средства, полученные в виде дохода от аренды, включают в разряд внереализационных: ДТ 62, КТ 91.1.
Какой вид соглашения выбрать
Гражданский кодекс выделяет два вида аренды транспортных средств:
- с экипажем;
- без экипажа.
Заключая договор аренды грузового автомобиля без экипажа, арендатор получает во временное пользование транспортное средство. По условиям статей 644-646 Гражданского кодекса, арендодатель самостоятельно управляет арендованной машиной, обеспечивает ее техническое обслуживание и несет соответствующие расходы.
В тексте стороны вправе перераспределить расходы, связанные с эксплуатацией ТС, но обязанности по физическому обслуживанию договор транспортного средства без экипажа все равно возлагает на арендатора.
Арендуя ТС с экипажем, арендатор получает, помимо самого ТС, еще и услуги арендодателя по его обслуживанию и управлению. Арендодатель самостоятельно или силами своих сотрудников обеспечивает эксплуатацию ТС. Расходы по его эксплуатации, по общему правилу, несет арендатор, но стороны вправе договориться иначе. В соглашении аренды ТС с экипажем стороны оговаривают состав и численность экипажа и требования, предъявляемые к нему. По нему, как правило, более высокая арендная плата, поскольку в нее, помимо оплаты использования самого ТС, включается еще и оплата труда экипажа.
Разные виды соглашений предполагают разное распределение ответственности перед третьими лицами, которым транспортным средством причинен вред:
- по соглашению аренды с экипажем ответственность перед потерпевшими третьими лицами несет арендодатель. Он обязан возместить причиненный ущерб, а затем, если сможет доказать, что ущерб возник по вине арендатора, вправе взыскать выплаченную сумму с него;
- ответственность перед третьими лицами в случае сделки без экипажа несет только лицо, непосредственно владеющее ТС, то есть арендатор.
Чтобы выбрать конкретный вид соглашения, следует оценить в совокупности:
- наличие или отсутствие у арендатора навыков и возможностей для самостоятельного управления и обслуживания ТС;
- финансовые возможности;
- цели аренды.
Какие документы понадобятся для заключения
Состав документов зависит от статуса участвующих сторон. В любом случае арендатору следует затребовать документы на автомобиль:
- свидетельство о регистрации ТС;
- паспорт транспортного средства.
Если в сделке участвует юридическое лицо, с него требуется:
- карточка предприятия — документ, в котором кратко зафиксирована основная информация о фирме: наименование, юридический и фактический адреса, телефоны и иные контактные данные, ИНН/КПП, ОГРН, банковские реквизиты, Ф.И.О. руководителя;
- свидетельство о постановке на налоговый учет и о регистрации в качестве юридического лица;
- актуальная выписка из ЕГРЮЛ — ее вправе получить по ИНН любое лицо на сайте ФНС совершенно бесплатно;
- документ, подтверждающий полномочия подписанта, например доверенность или приказ о назначении.
С физического лица потребуются:
- паспорт;
- СНИЛС или справка из налоговой о том, что он является плательщиком НПД.
Индивидуальному предпринимателю предстоит предоставить:
- паспорт;
- свидетельство о постановке на налоговый учет в качестве ИП;
- выписку из ЕГРИП либо вторая сторона вправе самостоятельно скачать ее на сайте ФНС.
Опасности при работе с юридическими лицами
Проверку организации следует начать с выявления возможных проблем, связанных с аннулированием ДКП впоследствии.
В качестве подготовки к сделке необходимо выяснить:
- Каково финансовое положение продающей компании, есть ли невыполненные обязательства, долги. Организация несет ответственность в рамках своей деятельности активом, включая основные средства на балансе. Автомобиль будет относиться к средствам, которые учитываются в первую очередь при расчете с кредиторами организации.
Важно! Если автомобиль был продан организацией, к которой были предъявлены серьезные финансовые требования кредиторов, сделка может быть оспорена, если найдутся некоторые расхождения в оформлении документов от установленных по закону правил.
- Бывают ситуации, когда организация продает машину физическому лицу, предлагая заключить ДКП с указанием в нем меньшей суммы по сделке. Несмотря на то, что вся процедура исполняется в соответствии с установленными правилами, гражданин оказывается вовлеченным в мошенническую схему: предприятие (или доверенное лицо) выручает большую сумму от реализации, отчитываясь перед надзорными органами за меньший доход, и соответственно выплачивая меньшие налоги с дохода.
Сама по себе сделка будет высокорисковой, если продавшая транспортное средство компания вызывает сомнения, с точки зрения исполнения законов. Чтобы избежать разбирательств в суде, финансовых взысканий и даже преследования по закону, следует заранее проверить будущего участника сделки.
Когда юридические лица реализуют машины
Обычно автомобили учреждений, предприятий и компаний выставляются на продажу по таким причинам:
- Списание ТС ввиду:
- достижения износа определённого уровня;
- окончания срока амортизации.
- В автопарке наблюдается переизбыток машин после планового обновления.
- Реализация машин позволит покрыть издержки и уплатить долги.
- Продажа автомобиля организацией частному лицу может производиться, когда машиной престали пользоваться, то есть фирме она стала не нужна.
- Юрлицо находится на стадии реорганизации или ликвидации, и в связи с этим возникла необходимость реализовать часть состоящего на балансе автотранспорта или весь автопарк.
Перечень вариантов достаточно широкий. Некоторые из них в контексте вопроса перехода ТС в собственность от юридического лица отдельно взятому гражданину подозрений не вызывают. Другие же настораживают по причине возможности обмана или мошенничества со стороны предприятия-контрагента. Но на вторичном авторынке такие сомнения вполне логичны. Отметим, что сделка между юридическим и физическим лицом проводится в основном так же, как и купля/продажа авто между физлицами.
Какой вид аренды выгоднее?
Существует 3 варианта оформления аренды автомобиля юридическим лицом. Первый вариант заключается в передаче авто на условиях безвозмездного пользования. В этом случае компания гарантирует сохранность имущества и берет на себя оплату топлива и сопутствующих услуг (химчистка салона, профилактическое обслуживание авто и т.д.). Подобную возможность предусматривает статья 695 Гражданского кодекса. При этом сотрудник, предоставляющий компании машину, не получает никаких выплат, поэтому исключается перечисление налога на доходы физлиц и ЕСН. Как правило, эксплуатирует авто сам владелец в рамках своих служебных обязанностей, поэтому нередко подобное решение является выгодным для сторон.
Второй случай предполагает заключение договора аренды и выплату вознаграждения владельцу машины, что регламентировано статьями 633 и 643 Гражданского кодекса. Для официального оформления расходов опираются на перечень выплат, идущих на производство, что предусмотрено Налоговым кодексом в статье 264 (пункт 1, подпункт 10). В арендную плату можно включить и оплату расходных материалов, если прописать данное положение в договоре. Это упростит налогообложение.
Третий вид аренды предусматривает использование сотрудником компании собственного имущества по предварительному разрешению администрации, что регламентировано статьей 188 ТК России. В данной ситуации работодатель обязуется выплатить владельцу компенсацию за эксплуатацию машины, взять на себя расходы по оплате топлива. Последний вариант наиболее выгоден, поскольку предусматривает фиксированную выплату сотруднику и позволяет избежать ЕСН, НДФЛ.
Снятие автомобиля организацией с бухгалтерского учета должно сопровождаться оформлением соответствующих распорядительных актов, проводок в учетных программах и сохранением всех первичных документов. Если планируется выбытие объекта, назначенная комиссия оформляет акт списания с обоснованием такого движения. Один экземпляр распорядительного документа поступает в бухгалтерию, он является основанием для исполнения следующих проводок:
- Дебетуется счет выбытия основных средств в корреспонденции с кредитом счета основных средств, числящихся в эксплуатации. Дт 01 – К 01 – сумма списания первоначальной стоимости;
- Дебетуется счет 02 в корреспонденции с кредитом счета 01 – сумма списанной амортизации;
- Сумма начисленного налога НДС отражается в дебете счета 91 и кредите счета 68 (расчеты по налогам и сборам с соответствующим признаком);
- Дт 91 – Кт 01 – сумма списанной остаточной стоимости авто;
- Для целей исчисления налога на прибыль от продаж составляется проводка Дт 62 – Кт 91 – на сумму реализации.
- Структура документации первичного учета, согласно ст. 9, ФЗ № 402, к которым относится закупочный акт и другие формы, необходимые в купле-продаже ТС, могут быть разработаны на месте непосредственно юридическим лицом (отделом бухгалтерии и т. п.).
- Использование унифицированных форм документации из специальных альбомов Госкомстата РФ не является обязанностью предприятия, но собственная документация должна разрабатываться на их основе, чтобы избежать разительного отличия документов, что усложнит их оборот между юридическими субъектами.
- Для доверенности представителя ЮЛ рекомендуется использовать фирменный бланк предприятия, а не стандартный нотариальный.
- Если ФЛ не передало ЮЛ требуемую документацию на автомобиль (а также указанную в договоре комплектацию) в установленные сроки, то предприятие имеет право дать сделке обратный ход, согласно ст. 456 (п. 2) и 464 ГК РФ.
Сдать личный автомобиль в аренду
Итак, вы решились сдать свой автомобиль в аренду. Через специализированный сайт или портал бесплатных объявлений («Авито» или «Юла»). Интернет площадки, которые предлагают свои посреднические услуги, обещают гарантированный пятизначный доход (как правило, не менее 30 000 рублей в месяц), а также различные дополнительные услуги: реклама, страхование, установка дополнительного оборудования.
Стоимость услуг (комиссия) таких посредников варьируется от 15 до 40 процентов. Например, если ваш автомобиль предлагают в аренду за 2 000 рублей в сутки, то на руки вы получите максимум 1 700 рублей. Кроме того, из этих денег необходимо заплатить налоги, страховку, за ремонт и обслуживание автомобиля (по мере необходимости).
Ваш автомобиль может быть использован как для личных поездок третьих лиц, так и для работы в доставке. Например, потенциальный арендатор может зарегистрироваться в качестве курьера в «Яндекс Доставке» и осуществлять доставку, используя ваш автомобиль. Специфических требований к автомобилю нет, главное, чтобы он был на ходу.
Стоимость аренды напрямую зависит от класса и возраста автомобиля, поэтому если у вас отечественный авто или бюджетная иномарка «второй свежести», не рассчитывайте, что она будет приносить вам баснословные деньги.
Если же вдруг вы являетесь счастливым обладателем уникального автомобиля (ретро или спорткара), такую машину захотят арендовать для фотосессий, съемок в кино и клипах. Стоимость аренды будет почасовая и на порядок выше. Поэтому стоит проверить гараж старшего поколения, вдруг там «завалялся» советский ретро автомобиль в хорошем состоянии. Например, «Победа», Газ-21 «Волга» или, на худой конец, «горбатый» «Запорожец».
Что нужно принять во внимание бухгалтеру при аренде автотранспорта без экипажа?
Согласно ГК РФ, ст. 644 и 646 при арендовании автомобиля без экипажа расходы по ремонту, страхованию, ГСМ, берет на себя арендатор. Он же оплачивает аренду, стоянку и парковку.
Арендная плата, затраты, связанные с ремонтом и эксплуатацией авто (покупка бензина, приобретение, замена масляного фильтра и т. п.), страховка причисляются к прочим расходам и учитываются при налогообложении на доходы. Этот момент имеет непосредственное отношение к ситуациям, когда арендодатель — физическое либо юридическое лицо. Наймодатель (он же владелец автомобиля) оплачивает лишь прохождение техосмотра.
Все описанные понесенные расходы должны быть доказательными и подкрепленными подтверждающими документами. Только тогда они могут учитываться в налогообложении и фиксироваться бухгалтерией.
При арендовании транспортного средства с экипажем у физического или юридического лица производятся следующие отчисления, которые отражаются в бухучете:
- НДС засчитывается по арендному платежу, если наймодатель — юрлицо либо ИП;
- НДФЛ удерживается налоговым агентом (организацией), если машина арендована у физлица;
- НДФЛ высчитывается, если наймодатель — ИП и у него регистрационное свидетельство не подразумевает сдачу в аренду имущества.