Сотрудник увольняется. Как платить компенсацию за неиспользованный отпуск?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сотрудник увольняется. Как платить компенсацию за неиспользованный отпуск?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Кладовщик ООО “Прогресс” Карпова Н.Н. устроилась на работу 15 июня 2020 года, а увольняется 28 июня 2022 года. Её оклад — 35000 рублей, премий и надбавок не предусмотрено. Общая сумма дохода за год 420000 рублей.

Компенсация за отпуск — что это?

При увольнении работника почти всегда остаются неиспользованные дни отпуска. Они могут отсутствовать только в двух случаях:

1. если период работы был меньше половины месяца;
2. увольнение произошло во время отпуска, который использован полностью.

Длительность ежегодного оплачиваемого отпуска зависит от требований закона и условий труда. Его обычная продолжительность — 28 календарных дней, но для некоторых категорий работников он может быть и больше. К ним относятся:

• несовершеннолетние лица;
• те, кто имеют ненормированный рабочий день;
• работающие в условиях Крайнего севера или на приравненных к нему территориях;
• работники, задействованные на производстве с вредными условиями труда;
• государственные служащие, педагогические и медицинские работники, военнослужащие, и т.д.

Все они уходят в отпуск согласно утверждённому графику. Принять решение об увольнении они могут в любое время — до запланированного отпуска или после него. В любом случае у них возникает право на оплачиваемый отдых исходя из расчёта 2,33 дня за каждый полный отработанный месяц (при его общей длительности в 28 дней).

Например, менеджер Петров П.П. отгулял свой отпуск 31 марта 2022 года, а уволиться решил с 1 июля 2022 года. Он имеет право получить компенсацию за 7 дней отпуска (2,33 х 3 месяца).

Понять, как считается компенсация за неиспользованный отпуск, довольно просто. Нужно применить следующую формулу:

КНО = СДР × ДНО,

• КНО — компенсация за неиспользованный отпуск;
• СДР — среднедневной доход работника;
• ДНО — дни неиспользованного отпуска.

Уплата налогов и сборов с суммы компенсации

Компенсация за отпуск относится к общей группе доходов, и поэтому с её суммы налоги и страховые взносы рассчитываются на общих основаниях:

• удерживается 13% НДФЛ (15%, если сумма дохода за период с начала года превысила 5 миллионов рублей);
• перечисляются все положенные страховые взносы (30% по стандартным ставкам и 15% по льготным).

Правила расчета компенсации отпуска

Прежде чем приступать к формальным расчетам, нужно учесть необходимые условия. Для процедуры характерны некоторые требования и нюансы, которые всегда нужно иметь в виду, чтобы получить выплаты.

Во-первых, сотрудник имеет право рассчитывать на компенсацию, если он:

• уже отработал больше половины месяца;
• сотрудника увольняют не из-за его вредоносных действий;
• работает (или работал) по трудовому договору (например, кто-то работает по гражданско-правовому, и ему выплаты не полагаются).

В каких случаях предусмотрена компенсация за период заслуженного отпуска, которым сотрудник не воспользовался:

• если он увольняется, и хочет получить возмещение вместе с остатком зарплаты;
• если сотрудник не отправлялся на отдых, но остается на работе.

Общий стаж сотрудника также имеет значение – он будет выступать конкретным расчетным периодом. Известно, что Трудовой кодекс четко регламентирует, что можно считать полноценно отработанным временем, а что в него не входит.

Что считается частью полноценного стажа:

• по факту отработанные часы и дни;
• дни, когда работник не исполнял своих обязанностей, но его рабочее место фактически за ним сохранялось – оплачиваемый отпуск, выходные и праздничные дни и т.п.;
• период, на который сотрудник неправомерно был отстранен от своих обязанностей, но позже восстановился;
• выходные и отгулы, которые работодатель предоставил работнику по просьбе последнего – в общей сумме такой период не должен превышать двух недель.

Частью стажа – расчетного периода – не будут являться дни, когда сотрудник:

• пропустил работу по неуважительной причине;
• находился в декрете или отпуске по уходу за маленьким ребенком (до трех лет).

Важно понимать, что, когда речь идет о годе как о расчетном периоде, имеется в виду не календарный год, а одиннадцать месяцев – установленный законом рабочий год.

Чтобы определить, есть ли у сотрудника основания для требований денежного возмещения за неиспользованный период отпуска, нужно обратить внимание на следующие правила.

Если сотрудник хочет получить данную компенсацию при увольнении, условия следующие:

1. Полное возмещение (28 календарных отпускных дней) по закону полагается тем работникам, которые отработали минимум двенадцать месяцев.
2. Если сотрудник отработал от пяти до одиннадцати месяцев включительно, то он может рассчитывать на полное возмещение только в тех случаях, если:

• компания, в которой он работал, была ликвидирована;
• его уволили по результатам сокращений в штате;
• если он вынужденно оставил место работы (например, из-за военного призыва и так далее).

1. В остальных случаях выплаты рассчитываются индивидуально.

Если гражданин не использовал период своего отпуска (или у него осталось несколько неиспользованных отпускных дней), то в некоторых случаях он также может рассчитывать на компенсацию. Правда, у такой процедуры свои нюансы, о которых мы поговорим отдельно.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Компенсация, как мы уже заметили, выплачивается за определенный период. В расчет последний рабочий год (или меньший срок, если сотрудник не успел доработать полный период) перед тем месяцем, когда сотрудник потребовал выплат.

Что учитывается в расчетах средств, положенных к выплате:

• полагаемый отпускной срок, за который рассчитывается компенсация;
• различные выплаты, которые имели место в период работы сотрудника;
• средний доход сотрудника за день.

Кратко пройдемся по каждому пункту, чтобы понимать, о чем речь.

Период отпуска в установленном законом порядке составляет 28 дней. В некоторых трудовых отношениях срок может быть иным, все зависит от условий работы. Стоит заглянуть в трудовой договор, в котором обязательно указаны все условия, касающиеся отпуска – в частности, в документе должно быть сказано об отпускных сроках.

Учитываемые выплаты, которые получал сотрудник в течение расчетного периода, могут представлять собой:

• непосредственно, сама заработная плата;
• различные премии и другие денежные вознаграждения;
• надбавки за переработки, дополнительные выходы на работу в выходные и т.п.;
• вознаграждения на работу в опасных условиях;
• повышенные коэффициенты и так далее.

Средний доход за один рабочий день нужно рассчитать. Есть несколько вариантов расчета, все зависит от того, отработал ли сотрудник полный рабочий год или нет.

Если полный период отработан, то можно следовать следующей формуле:

Складываем суммы всех полученных за период выплат – делим на двенадцать месяцев – полученную сумму делим на среднее количество дней в месяце (традиционно используют показатель 29,4).

Если рабочий год не отработан полностью, то сначала необходимо вычислить показатель, отражающий общее количество дней в неполном календарном месяце. Звучит, на первый взгляд, непонятно, но на деле несложно:

Среднее количество дней в месяце делим на общую сумму календарных дней в одном месяце – Полученную сумму умножаем на все количество дней, которые сотрудник успел отработать за месяц.

Когда у нас есть этот показатель, берем следующую формулу для расчета среднего дохода за день:

Складываем сумму всех полученных выплат (если сотрудник успел их получить за отработанный период) и делим на дни в неполном календарном месяце.

Что касается финальной формулы, которая используется для расчета компенсации, она совсем простая:

Средний доход за день нужно умножить на то количество отпускных дней, которые не были использованы сотрудником.

Так выглядит общая система расчетов, но на практике могут возникнуть различные индивидуальные условия, которые нужно учитывать:

1. Необходимо правильно определить количество дней, за которые требуются выплаты – в расчет идут не обязательно 28 законных отпускных дней, а только те, в которые вы работали вместо того, чтобы отдыхать.
2. В общую формулу расчетов также нужно вписывать не только ежегодный традиционно установленный отпуск, но и дополнительные периоды отдыха, если работодатель их предоставлял.
3. На бумаге (во время расчетов) в качестве тех или иных показателей часто получаются числа с десятичными знаками (например, 9,55 дней). Для чистоты расчетов такие числа следует округлять до целых. Минздравсоцразвития РФ рекомендует делать это в пользу работника (в данном примере – до десяти целых).

1. Отпускные — это не зарплата. Они рассчитываются по числу дней отдыха, а зарплата — по количеству отработанных дней.
2. Для расчета отпускных нужно знать расчетный период, средний дневной заработок за этот период и количество фактически отработанных дней.
3. Премии, надбавки, повышение зарплаты учитываются при расчете среднего дневного дохода. А пособия, компенсации, командировочные, больничные — нет.
4. Отработанными считаются только дни, когда человек был на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Отгулы, больничные, дни отпуска и командировок не считаются отработанными днями.
5. Выгоднее брать отпуск в месяце с наибольшим количеством рабочих дней (больше 21 дня). А в «дорогие» месяцы, с большим количеством выходных и праздников, взяв отпуск, вы потеряете в деньгах.

Выплаты при увольнении по собственному желанию

Работник вправе уволиться по собственному желанию (п.5 статья 49 ТК РК). Бухгалтер должен выдать окончательный расчет в последний день его работы. В 1С:ЗУП для Казахстана формируется записка-расчет по унифицированной форме, но также может заполняться документ, самостоятельно разработанный организацией. Он должен содержать обязательные реквизиты для первичного учетного документа и быть закреплен как приложение в учетной политике компании.

Расчет включает две обязательные суммы денежных средств:

• зарплату за неоплаченное время до момента прекращения трудовых отношений;
• компенсацию за неиспользованный отпуск.

Каких-либо других выплат при увольнении по собственному желанию для сотрудника законодательством не предусмотрено. Однако компания может в своей локальной документации предусмотреть некоторые виды оплат или компенсаций при увольнении, в том числе и по данному основанию.

Возможна ситуация, при которой человек увольняется до окончания года, используемого для расчета отпуска, т.е. часть выплаты использована авансом. В такой ситуации начисленные отпускные нужно пересчитать и удержать из окончательного расчета излишне выплаченные денежные средства.

Согласно статье 115 ТК РК, из окончательного расчета работодатель вправе удержать и иные суммы задолженности, например:

• для погашения неизрасходованных и своевременно не возвращенных денежных сумм, выданных в связи с командировкой, а также в случае непредоставления подтверждающих расходы документов, связанных с командировкой;
• в случаях, предусматривающих возмещение работодателю затрат, связанных с обучением работника, при наличии договора обучения, пропорционально недоработанному сроку отработки при досрочном расторжении трудового договора;
• для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
• в случаях перенесения или отзыва работника из ежегодного оплачиваемого трудового отпуска, за исключением пункта 3 статьи 95 настоящего Кодекса;
• в иных случаях при наличии письменного согласия работника.

Индексация среднего заработка, если произошло повышение зарплаты

Случается, что повышение тарифных ставок, то есть зарплаты сотрудника произошло перед отпуском либо во время него. Тогда средний заработок нуждается в индексации и предстоит перерасчет отпускных. Применяют три варианта индексации:

• Допустим, оклад повысили в течение отчетного периода, значит все выплаты, учитываются в калькуляции отпускных с начала периода и до месяца повышения оклада. Для этого необходимо умножить оклад или отпускные на коэффициент повышения (Кпв): Кпв = Он / Ос, где Он — оклад новый, а Ос — оклад старый;
• Повышение произошло позднее расчетного периода, однако до начала отпуска — значит весь рассчитанный средний заработок умножается на Кпв (коэффициент повышения);
• Повышение случилось во время отпуска – увеличивают лишь часть отпускных выплат, начиная даты введения новых окладов.

Взимаются ли с выплат налоги и страховые взносы?

Выплачивают ли отпускные при увольнении? Если человек составляет для отпуска заявление с последующим увольнением, то он получает отпускные. Если же он увольняется после отработки, то ему назначается компенсация. При перечислении этих средств учитываются следующие нюансы работодателем:

• с выплат непременно удерживается НДФЛ, а также с этой суммы уплачиваются отчисления в ПФ, ФСС, как и с обычной зарплаты;
• это же относится к зарплате увольняемого работника за отработанный период времени;
• не удерживаются налоги и страховые взносы с выходного пособия, а также разных компенсаций, к которым относятся выплаты за поиск работы после сокращения или перечисления за запоздалое предупреждение о сокращении или ликвидации фирмы.

Если трудовым договором предусматривается, что при увольнении сотрудник сможет рассчитывать на дополнительные компенсации, то с этих средств не взимаются налоги и социальные взносы. Общая сумма данных выплат не может превышать среднего заработка за три месяца работы.

Правила оформления компенсации

Чтобы денежные средства были переведены работнику законно, должны учитываться определенные правила его увольнения. Поэтому реализуются последовательные этапы:

• первоначально работник составляет заявление на увольнение с выплатой отпускных;
• может указываться в документе, что специалист уходит в отпуск с последующим увольнением;
• работодателем издается приказ, на основании которого прекращаются трудовые отношения с конкретным специалистом, причем для этого используется форма Т-8;
• допускается непосредственно в приказе прописывать указание для бухгалтера рассчитать компенсацию для увольняемого работника;
• назначается отработка, если не оформляет специалист отпуск с последующим увольнением;
• в последний день работы выплачиваются ему все положенные средства, а также выдается трудовая книжка и другие документы.

Если нарушается данный порядок, то работник может обратиться в трудовую инспекцию для привлечения руководства фирмы к ответственности.

Расчетом компенсации за неиспользованный отпуск занимается сотрудник бухгалтерского отдела, который определяет количество отработанных вами дней, начисленные отпускные дни, величину полагающейся компенсации и прочие нюансы. Все перечисленное знать необходимо для того, чтобы другой работник организации мог:

• получить по закону полагающиеся ему денежные средства при увольнении;
• или же все еще находясь на рабочем месте.

Вы также имеете возможность рассчитать величину полагающихся вам средств благодаря формулам, представленным в нашем материале. Этот навык будет весьма полезен тем, кто хочет контролировать все аспекты своей жизни.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск не требует специфических знаний.

Сегодня в России «обмен» отпуска на деньги – довольно частая практика, так как многие люди вынуждены годами отказываться от полагающегося отпуска из-за страха потерять нагретое рабочее место, ведь ни для кого не секрет, на практике у нас работают далеко не все нормы трудового законодательства.

Основной отпуск, предоставляемый ежегодно, и оплачиваемый, нельзя компенсировать денежными средствами, будучи трудоустроенными на прежнем рабочем месте. Возможность потребовать кровно заработанные средства в виде компенсации отпуска у начальства появляется только в случае:

• увольнения с текущего места работы;
• получения средств за дополнительные отпускные периоды.

Впрочем, если во втором случае такое решение вопроса часто практикуется, увольнение может показаться хорошей идеей только тем лицам, которые устали от текущей рабочей деятельности.

Выплаты за отпуск с последующим увольнением

Есть ситуации, когда сотрудник часть отпуска берет по факту с последующим увольнением, а за остаток желает получить компенсацию. Рассмотрим алгоритм действий и особенности такого варианта обстоятельств:

Параметр	Описание
Процесс оформления	Гражданин может взять отпуск перед уходом с работы фактически. Тогда последним днем будет считаться крайняя дата окончания такого отдыха, а весь расчет и все финишные процедуры (выдача трудовой книжки и пр.) проведут в последний день перед отпуском. То есть, если помимо взятого по факту, есть еще часть неиспользованного, то компенсацию сотруднику выплатят перед уходом на отдых, и при этом уволенным он будет считаться после его окончания. В заявлении необходимо в обязательном порядке прописать прошение о предоставление части отдыха по факту, указывать дату увольнения не обязательно. По умолчанию, это последнее число отпуска, но дату его начала и продолжительность в днях вписать надо.
Последняя дата работы	По всем заключительным процедурам – по расчету, отметкам в трудовой книжке и ее вручению увольняемому – применяется норма, предписывающая все перечисленное осуществить в последнее число перед отпуском (ст. 127 ТК).
Какие суммы выплачивают	Все суммы перечисляют авансом в последнее число перед уходом в отпуск – так, как если бы гражданин уже отбыл его фактически. Денежный аналог неиспользованных дней перечисляется только в случае, если они есть после учета фактически отгулянного. Исчисления производят по уравнениям, указанным нами выше: определяют, сколько лицу предоставлено дней за весь период трудовых отношений на данном предприятии, отнимают продолжительность будущего отдыха, предоставленного фактически, так как если бы он уже был отгулянным. Результат и будет являть собой невзятый период. Затем исчисляют среднедневной заработок и подставляют все переменные в одну из формул, указанных выше.

Когда отпуск сотрудника можно заменить деньгами

По трудовому законодательству каждый сотрудник имеет право на оплачиваемый 28-дневный отпуск за каждый отработанный год. Отпуск гарантирует, что человек наберётся сил и продолжит работу без риска для здоровья. Поэтому основной отпуск запрещено подменять денежной компенсацией. О наказании за нарушение этого правила поговорим далее.

Существует всего две ситуации, когда работодатель может компенсировать отпуск деньгами, а именно:

Сотрудник просит заменить деньгами дополнительную часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.

Некоторым категориям работников положены дополнительные (и удлинённые основные) отпуска. В общей сложности их ежегодный отпуск длится больше 28 дней. Это работники:

• трудящиеся в опасных или вредных условиях;
• инвалиды;
• с ненормированным рабочим днём;
• трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных местностей;
• педагогические и медработники.

Кoличecтвo днeй EOOO, пoлaгaющиxcя тpyдящeмycя зa вce вpeмя paбoты

B cooтв. co cт. 115 TК PФ, зa кaждый гoд paбoты тpyдящeмycя пoлaгaeтcя 28 кaлeнд. дн. EOOO. Пpи pacчeтe днeй oтпycкa, пoлaгaющиxcя тpyдящeмycя пpи yвoльнeнии, нyжнo пoмнить, чтo:

• paбoчий гoд cocтaвляeт 12 пoлныx мec. и, в oтличиe oт кaлeнд. гoдa, иcчиcляeтcя нe c 1 янвapя, a co дня ycтpoйcтвa coтpyдникa нa paбoтy в дaннyю opгaнизaцию. B cooтв. c п. 1 Пpaвил № 169, oчepeднoй EOOO мoжeт быть пpeдocтaвлeн 1 paз зa гoд paбoты тpyдящeгocя в кoнкpeтнoй opгaнизaции (oтcчeт вeдeтcя co дня ycтpoйcтвa нa paбoтy), т. e. 1 paз в paбoчeм гoдy (пиcьмo Pocтpyдa oт 08.12.2008 № 2742-6-1);
• ecли paбoчий гoд нe был пoлнocтью oтpaбoтaн, кoмпeнcaцию пpи yвoльнeнии зa нeиcпoльзoвaнный oтпycк paccчитывaют пpoпopциoнaльнo oтpaбoтaннoмy вpeмeни. Этo ycтaнoвлeнo в п. 28 и 29 Пpaвил № 169 (пиcьмo Pocтpyдa oт 09.08.2011 № 2368-6-1);
• ecли paбoчий гoд нe был пoлнocтью oтpaбoтaн, дни EOOO, зa кoтopыe пoлaгaeтcя ДК, paccчитывaют пpoпopциoнaльнo oтpaбoтaннoмy вpeмeни, пpичeм излишки, кoтopыe cocтaвляют мeньшe пoлoвины мec., дoлжны быть иcключeны из pacчeтa, a излишки, кoтopыe cocтaвляют нe мeньшe пoлoвины мec., дoлжны oкpyглятьcя дo пoлнoгo мec. (п. 35 Пpaвил № 169);
• pacчeт кoмпeнcaции oтпycкa пpи yвoльнeнии пpoизвoдитcя в cooтв. co cт. 139 TК PФ иcxoдя из pacчeтa 2,33 дн. (28 дн. / 12 мec.) EOOO зa 1 мec. paбoты (пиcьмa Pocтpyдa);
• пpи вычиcлeнии кoл-вa кaлeнд. НДO, кoтopыe нe пoдлeжaт oплaтe, oкpyглeниe нe пpeдycмaтpивaeтcя зaкoнoм. Ecли paбoтoдaтeль peшил пpoизвoдить выплaты ДК зa пoлныe дни EOOO, тo oкpyглeниe дo цeлыx дн. нyжнo пpoизвoдить нe apифмeтичecки, a в пoльзy coтpyдникa. К пpимepy, нaнимaтeль oбязaн выплaтить тpyдящeмycя ДК зa НДO — 20,4 кaлeнд. дня. Иx нeoбxoдимo oкpyглить дo 21 кaлeнд. дня, a нe дo 20 (пиcьмo Mинздpaвcoцpaзвития PФ oт 07.12.2005 № 4334-17).

Пoмимo вышeпepeчиcлeннoгo, cлeдyeт yчитывaть п. 28 Пpaвил № 169, гдe yкaзaнo, чтo yвoльняeмыe coтpyдники, кoтopыe ycпeли пpopaбoтaть y дaннoгo paбoтoдaтeля нe мeньшe 11 мec., yчитывaeмыx кaк cpoк paбoты, пpeдocтaвляющий пpaвo нa EOOO, пoлyчaют ДК в пoлнoм oбъeмe. Taкyю жe ДК пoлyчaют coтpyдники, кoтopыe тpyдилиcь oт 5,5 дo 11 мec., в cлyчae, ecли yвoльнeниe пpoиcxoдит из-зa:

• ликвидaции opгaнизaции (или ee чacтeй), coкpaщeния штaтa или paбoт, a
• тaкжe peopгaнизaции или пpиocтaнoвлeния paбoт;
• пocтyплeния нa вoeннyю cлyжбy;
• кoмaндиpoвaния в вyзы, тexникyмы и т. д.;
• пepeвoдa нa инyю paбoтy пo пpeдлoжeнию opгaнoв тpyдa или cocтoящиx пpи
• ниx кoмиccий, a тaкжe пpoфeccиoнaльныx opгaнизaций;
• выявлeния нeпpигoднocти к выпoлнeнию paбoты.

Bo вcex пpoчиx cлyчaяx тpyдящимcя пoлaгaeтcя пpoпopциoнaльнaя ДК. Taк, пpoпopциoнaльнyю ДК выплaчивaют coтpyдникaм, кoтopыe тpyдилиcь oт 5,5 дo 11 мec., пpи yвoльнeнии пo кaким-либo пpичинaм, кpoмe вышeyкaзaнныx (в т. ч. пo coбcтвeннoмy жeлaнию), a тaкжe вceм coтpyдникaм, кoтopыe тpyдилиcь мeньшe 5,5 мec., бeзoтнocитeльнo пpичины yвoльнeния.

Cпpaвкa: ecли c coтpyдникoм зaключaлcя cpoчный тpyдoвoй дoгoвop нa cpoк дo 2-x мec., eмy дoлжeн пpeдocтaвлятьcя oплaчивaeмый oтпycк или выплaчивaтьcя ДК в cлyчae yвoльнeния из pacчeтa 2 paбoчиx дня зa 1 мec. paбoты (cт. 291 TК PФ).

Ecли тpyдящийcя пpopaбoтaл в opгaнизaции пpoдoлжитeльнoe вpeмя и, cлeдoвaтeльнo, yxoдил в EOOO, кoл-вo НДO paccчитывaeтcя тaк:
кoл-вo дн. oтпycкa, пoлaгaющиxcя зa вpeмя paбoты,
минyc
кoл-вo дн. oтпycкa, иcпoльзoвaнныx зa вpeмя paбoты.

Компенсация отпускных при увольнении по собственному желанию

Расчет компенсации легче всего понять на конкретном примере. Допустим, увольняющийся человек отработал 8 месяцев без отпуска и решил подать заявление об уходе из компании. За эти восемь месяцев ему должны быть гарантированы примерно 18,4 дня отпуска. Общий его заработок за данный период составил 240 тысяч рублей.

Таким образом, его среднемесячная зарплата составляла 30 тысяч рублей. За каждый день он в среднем получал чуть более 1 тысячи рублей (поделили среднемесячную заработную плату на 29,6). Полученную тысячу умножим на 18,4. В итоге бывшему сотруднику за неиспользованный отпуск в последний рабочий день должны начислить 18,4 тысячи рублей. Эти деньги начисляются дополнительно к сумме оклада за отработанные по факту дни в последнем рабочем месяце.

Похожие записи:

• Пособие по безработице. Кому положено и как оформить
• Детское пособие малоимущим семьям
• Статья 35. Право частной собственности охраняется законом…