Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пособие кадровику в текущей работе: что нужно знать, чем заниматься и как развиваться». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Многие руководители организаций до сих пор считают, что назначение отдела кадров узконаправленное, связанное лишь с делопроизводством. Однако сегодня наша страна вслед за Западом встала на пусть трансформации кадровой службы в подразделение, занимающееся управлением трудовыми ресурсами, потому что именно кадровик – важнейшее звено между работником и работодателем.
Какие качества нужно развивать
Стать хорошим специалистом в кадровом учёте, вам поможет целенаправленное развитие таких качеств, как:
-
Терпение (работа с документами зачастую занимает достаточно много времени и терпит того, чтобы от неё лишний раз отвлекались)
-
Аккуратность (вы будете оформлять и подготавливать важные бумаги, которые не терпят помарок)
-
Внимательность (одна ошибка в документах может привести к негативным последствиям для организации и даже лично для вас, будьте внимательным)
-
Пунктуальность (ваш труд таков, что вы не можете отложить исполнение своих обязанностей в долгий ящик, надо всё делать своевременно)
Значение отдела кадров
Многие руководители организаций до сих пор считают, что назначение отдела кадров узконаправленное, связанное лишь с делопроизводством. Однако сегодня наша страна вслед за Западом встала на пусть трансформации кадровой службы в подразделение, занимающееся управлением трудовыми ресурсами, потому что именно кадровик – важнейшее звено между работником и работодателем.
В настоящее время специалист по кадрам – это в первую очередь управленец, то же самое можно сказать о такой должности, как инспектор по кадрам, обязанности которого сегодня зачастую включают не только обработку и ведение документации. Особенно это касается небольших компаний, где на плечи инспектора по кадрам могут возлагать ответственность за подбор персонала, его обучение и многие другие функции.
Основная задача отдела кадров — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.
Также основными задачами отдела кадров являются:
организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;
создание эффективной системы штатных сотрудников;
разработка карьерных планов сотрудников;
разработка кадровых технологий.
Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.
Определяем количество работников
Образовательные организации самостоятельны в формировании своей структуры за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Ч. 1 ст. 27 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»
Как определить необходимое количество работников кадровой службы? В нормативных правовых актах ответа на этот вопрос не содержится. Для определения необходимой численности специалистов работодателю необходимо организовать работу по нормированию труда. При этом можно использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78 1 , которые были разработаны для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, табельному и военному учету и рекомендовались для установления нормированных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами. Единственное, необходимо корректировать сведения о временных затратах на те или иные операции, указанные в этом документе, поскольку с 1991 г. прошло много времени, и труд кадровика сейчас во многом автоматизирован.
Самое главное, о чем следует помнить: нет и не может быть прямой зависимости количества работников кадровой службы от общего числа работников организации . Решение о количестве кадровиков принимается на основании многих факторов, в их числе количественный и качественный состав персонала, специфика деятельности организации, оснащение рабочего места кадровика и многое другое.
Всего в данном случае возможны три варианта:
Вариант 1. Поручить вести кадровое делопроизводство (основная функция кадровой службы) одному из работников.
Вариант 2. Ввести в штатное расписание должность работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.
Вариант 3. Ввести в штатное расписание отдельное структурное подразделение, которое будет заниматься всеми кадровыми вопросами.
Не кадровик
Если объем кадровой работы в организации небольшой, с ним вполне может справиться один работник, выполняя эту работу на условиях неполной занятости. В такой ситуации должность работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, можно не вводить в штатное расписание образовательного учреждения.
Как правило, обязанности кадровика в небольшой организации поручаются секретарю или бухгалтеру. При этом если должности кадровика в штатном расписании нет, то обязанности поручаются на условиях совмещения , а не совместительства.
В случае если ведение кадрового делопроизводства устанавливается как одна из обязанностей работника при приеме на работу, то это фиксируется в трудовом договоре. Если трудовой договор уже заключен, необходимо получить согласие работника и оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором установить объем и характер выполняемой дополнительной работы, срок ее выполнения и размер доплаты. Затем на основании заключенного дополнительного соглашения руководитель должен издать приказ о возложении на работника обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (приложение 1).
Единственный кадровик в организации
К компетенции образовательной организации относятся:
установление штатного расписания, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ;
прием на работу работников, заключение с ними и расторжение трудовых договоров, если иное не установлено Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Пп. 4, 5 ч. 3 ст. 28 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»
Если объем кадровой работы в организации солидный, руководителю лучше ввести в штатное расписание должность работника, отвечающего за кадровое делопроизводство . Для этого он должен издать приказ по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание.
При составлении штатного расписания нередко возникает вопрос о правильном наименовании должности работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства. Здесь нужно учитывать, что в соответствии с ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ наименования должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, только если с работой по этим профессиям и специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений.
Очевидно, что к наименованию должностей работников, занимающихся ведением кадрового делопроизводства, такие строгие требования не предъявляются. При выборе названия должности «кадровика» можно руководствоваться следующими документами:
1. Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. В нем описаны такие должности, имеющие отношение к кадровой работе, как:
заместитель директора по управлению персоналом; начальник отдела кадров; начальник отдела подготовки кадров; менеджер по персоналу; инженер по подготовке кадров; инспектор по кадрам; специалист по кадрам; техник по труду; табельщик; экономист по труду.
2. Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94, утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367 (далее — ОКПДТР).
Перечень принятых наименований должностей работников, в обязанности которых может входить ведение кадрового делопроизводства и другие кадровые функции, приведен в таблице. Такие должности представлены в классификаторе по трем категориям: руководители, специалисты, другие служащие.
Желательно при выборе наименования должности кадровика отталкиваться от основных функциональных обязанностей работника. И, конечно, нормативные правовые акты не запрещают работодателю придумать свое название должности работника, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства, а может быть, выполнять и другие обязанности, связанные с управлением персоналом организации.
ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.
Дополнительно необходимы:
Письменные разрешения работников на обработку их персональных данных;
Письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении;
Особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.
Если строго следовать букве закона, то сначала работник должен дать разрешение на обработку собственных персональных данных, а уже потом заявление о приеме на работу. Дело это добровольное, однако на практике без разрешения оформить прием на работу нельзя. Поэтому такое разрешение дают все сотрудники организации без исключения. Установленной формы для него нет, но можно использовать такую, как в Примере 3.
Личную информацию коллег, как правило, обрабатывает секретарь, ответственный за кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. Они-то и должны дать обязательство не разглашать информацию о работниках (Пример 4).
АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ: ЗАКЛАДЫВАЕМ ФУНДАМЕНТ
В соответствии со ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ организация обязана хранить документы по личному составу. Пока секретарь только дополнительно выполняет обязанности кадровика, конечно, в полной мере архив по личному составу вести он не сможет. Впоследствии, когда организация дорастет до отдела кадров, этим займутся специалисты. Но до тех пор секретарю придется соблюдать обязательный минимум требований:
Обеспечивать особый режим хранения для завершенных в делопроизводстве документов по личному составу (это и есть основа будущего архива);
Формировать дела по годам в соответствии со сроками хранения;
Составлять годовые разделы описей дел по личному составу.
- Соблюдаем особый режим хранения документов , которые содержат персональные данные. Особый режим подразумевает исключение доступа к ним посторонних лиц. Если каждый метр офисного пространства на вес золота, а сам архив еще невелик, функции хранилища может взять на себя обычный металлический шкаф, запираемый на ключ. Стоит этот предмет меблировки недорого, места занимает немного, а со своими задачами справляется отлично. В нем же следует хранить и действующие документы по кадрам, в том числе трудовые книжки, так как это документ строгой отчетности (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Ключей от шкафа должно быть несколько: один — у секретаря, другой, например, у главного бухгалтера.
- Формируем дела по годам . О формировании дел по годам в соответствии со сроками хранения мы говорили выше. Таким же образом формируются дела с приказами по личному составу и документами уволенных работников (трудовые договоры и личные карточки).
- Составляем опись дел по личному составу . Что касается описи дел по личному составу, то вести ее обязывает п. 4.12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах госу-дарственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Они же предлагают и форму этого документа (приложение № 15) (Пример 6). Правила заполнения описи дел по личному составу доступно описаны в пп. 8.1-8.4 раздела 8 «Составление и оформление описи» Методических рекомендаций «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу»2. Изложим их кратко:
Подготовка персонала для работы с кадрами
Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.
Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.
Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:
- переобучение на базе второго высшего образования;
- получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
- обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
- практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.
Должностные обязанности специалиста отдела кадров — на современном предприятии
Прежде чем перейти к детальному изучению вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста по кадрам, рассмотрим, что такое отдел кадров на современном предприятии. Представленный структурный элемент любой фирмы, организации или учреждения выполняет целый ряд функций, необходимых для обеспечения нормальной работы субъекта предпринимательской деятельности или некоммерческой структуры, независимо от принадлежности к определенной отрасли экономики.
Если речь идет о небольшой фирме, где нет соответствующего отдела, тогда его функции выполняет или специалист (менеджер) по кадрам, или они распределяются между несколькими сотрудниками из административного персонала. Но данный вариант возможен только в том случае, если возложение функций специалистов по кадрам предусмотрено в трудовом договоре. Например, никто не может заставить главного бухгалтера выполнять работу кадровиков, так как это запрещено Трудовым Кодексом РФ.
Отдел кадров, независимо от размеров, направления деятельности и формы собственности предприятия, работает в двух главных направлениях :
обеспечивает фирму нужными кадрами: занимается анализом потребностей в новых сотрудниках, разрабатывает штатное расписание, подбирает квалифицированный персонал, имеющий опыт определенных работ;
формирует кадровую политику фирмы (требования к сотрудникам, повышение квалификации персонала и т.д.).
Если отбросить специальную терминологию и другие малозначительные нюансы, тогда можно сказать, что главная цель существования отдела кадров заключается в том, чтобы обеспечить фирму необходимыми кадрами с достаточным уровнем квалификации, которая необходима для выполнения основных функций компании.
К обязанностям кадровых служб на современных предприятиях относятся :
На основании специфики деятельности фирмы создание планов укомплектованности трудовыми кадрами всех ее подразделений.
Прием на работу, перевод на другую должность, а также увольнение сотрудников, включая оформление всех необходимых документов.
Учет личного состава.
Организация хранения трудовых книжек, их заполнение, а также ведение другой сопутствующей документации.
Создание комфортных условий для работы персонала, в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Разработка предложений по улучшению условий работы.
Подготовка документации и отчетов для комиссий, проверяющих выполнение трудового законодательства.
Инструктаж сотрудников и контроль выполнения полученных инструкций.
Предупреждение фактов нарушения дисциплины.
Максимальная помощь по трудоустройству уволенных сотрудников.
На каждом предприятии (где функционирует соответствующий отдел) специалист по кадрам выполняет определенные должностные обязанности из представленного списка, обеспечивая эффективную работу не только данного отдела, но и всего предприятия/учреждения.
Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля
Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:
| Подготовка необходимого | Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. |
| Оформление руководителя | Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. |
| Назначение ответственного за кадровую работу | В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. |
| Составление внутренних актов | Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). |
| Документирование приема персонала | На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). |
| Заполнение трудовых книжек | В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. |
Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции-2019
Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле.
Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства . Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями. Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой. Незнание норм трудового законодательства часто оборачивается для работодателя штрафами .
Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать . Многие организации устанавливают специализированное программное обеспечение, облегчающее работу с документами и оптимизирующее рутинные кадровые процессы. Например, учет фактически отработанного времени, составление графика отпусков, оформление шаблонных приказов и распоряжений.
Шаг 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании . Кадровые процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с положениями устава и других учредительных документов. В уставе прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные нюансы, о которых нужно знать.
Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов . Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать.
Должностные обязанности начальника отдела кадров
Руководить кадровиками может только сотрудник с дипломом о высшем образовании, отработавший в аналогичной должности не меньше 3-х лет. Его кандидатура определяется только руководителем компании. Руководящая деятельность осуществляется на основе внутреннего устава компании, строго в рамках российского трудового и гражданского права и в соответствии с должностной инструкцией кадрового работника. Подотчетен руководитель ОК только высшему руководству компании.
В должностные обязанности начальника отдела кадров вменяется следующее:
- разработка положения о кадровой политике;
- оценка потребности организации в обновлении персонала;
- управление штатом согласно полномочий и компетенции;
- методико-информационное обеспечение аттестации, организация и анализ ее итогов;
- отладка процессов перевода, увольнения или приема персонала;
- коррекционная деятельность;
- регулярный мониторинг выполнения специалистами отдела кадров должностных обязанностей;
- контроль исполнения приказов о награждении и поощрении.
В должностные обязанности кадровика-начальника входит реализация мер по установлению рабочей дисциплины, повышению мотивации коллектива. Руководитель занимается подготовкой, утверждением служебной информации, предназначенной директору. В компетенции начальства – консультации персонала по текущим кадровым вопросам.
О профессиональном уровне руководителя ОК свидетельствует знание трудового и гражданского законодательства РФ, методик оценки работников, структуры предприятия, требований к оформлению документов, нормативов пожарной безопасности и охраны труда.
Инструкция с обязанностями кадровика – начальника, инспектора или специалиста — подписывается соискателем при приеме на работу. Документ составляется для каждой категории работников по стандартному образцу.
Служба по подбору и управлению персоналом (далее — служба персонала) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой или некоммерческой организации.
Служба персонала решает следующие задачи:
- осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов
- формирование стабильно работающего трудового коллектива
- создание кадрового резерва
- организация системы учета кадров
Численный состав и структура службы персонала зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
- самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю
- выполнение функций службы персонала отдельным сотрудником организации
- выполнение функций службы персонала по совместительству с выполнением другой работы
В структуру современной службы персонала может включаться или не включаться отдел кадров. Должность руководителя службы персонала в различных организациях имеет разные наименования: «директор по работе с персоналом», «менеджер по персоналу», «заместитель директора по развитию человеческих ресурсов» или по-другому. По мере роста организации растет и количество специалистов по работе с персоналом, одновременно углубляется разделение труда внутри службы.
Полноценная служба персонала обычно включает в себя несколько секторов с четким разделением функции:
- сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д.
- сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д.
- сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д.
- сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.
- сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития
Если организация не очень большая, эти сектора могут быть объединены.
Деятельность любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о службе персонала должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.
Служба персонала выполняет следующие функции:
- работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации
- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ
- учет личного состава
- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству
- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом
- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению
- анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров
- создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов
- работа по созданию резерва на выдвижение
- подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников
- подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии
- подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению
- принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников
- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка
- ведение всей отчетности по кадровым вопросам
Служба персонала получает от других подразделений организации заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Служба персонала направляет в подразделения: сведения о нарушителях трудовой дисциплины; копии приказов о приеме, перемещении внутри организации; увольнении работников; утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка; информацию, относящуюся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии служба персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Полномочия, которыми, как правило, наделена служба персонала, заключаются в следующем:
- право требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов
- право принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения
- право взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров
- право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров
В соответствии с тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, утвержденными Постановлением Минтруда России от 6 июня 1996 г. N 32, должностная инструкция работника службы персонала, как и любая другая должностная инструкция, включает три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.
Раздел «Должностные обязанности» содержит функции, которые могут быть поручены служащему, занимающему данную должность. Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей. Раздел «Требования к квалификации по разрядам оплаты» определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы.
К основным должностным обязанностям начальника отдела кадров относится осуществление следующих функций:
- руководство работой службы
- разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п.
- проведение работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну
- обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела
- создание условий для роста и повышения квалификации персонала
- осуществление контроля за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины
- внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной дисциплины
- контроль за своевременным составлением отчетности
Начальник службы персонала должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности службы
- нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе
- основы экономики, организации труда и управления
- законодательство о труде и охране труда в РФ
- правила внутреннего трудового распорядка
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты
Статья раскроет основные моменты, связанные с работой отдела кадров в организации. Что входит в его обязанности, каковы особенности и выполняемые функции, какова структура – далее.
Название должностей в отделе кадров
Коду 2 соответствуют должности специалистов, такие как специалист по кадрам, бухгалтер, экономист, маркетолог, инспектор по кадрам и др. Для должностей специалистов предусмотрено внутридолжностное категорирование по оплате труда: например, специалист по кадрам, специалист по кадрам 2 и 1 категории.
По каждой из указанных категорий разделом «квалификационные требования» квалификационной характеристики устанавливаются требования к образованию и, как правило, к стажу работы по специальности. Наименование должностей работников отдела кадров 4.
В профстандарте кадровика пятый уровень квалификации относится к первой обобщенной т/ф (работе с документами). Шестой уровень квалификации – самостоятельная деятельность по определению задач собственной работы и (или) подчиненных для достижения конкретной цели.
Указанный уровень относится к обобщенным т/ф с 02 (В) по 06 (F) и затрагивает работу, например, менеджера по персоналу, специалиста по подбору, по развитию и обучению, по компенсациям и льготам. Седьмой уровень квалификации относится к последним двум обобщенным трудовым функциям (7 (G), 8 (H)) и предполагает определение стратегии, управление процессами и деятельностью, в том числе, инновационной, с принятием решения на уровне крупных организаций или подразделений.
Седьмой уровень квалификации касается руководителей (начальников) отдела кадров, директоров по персоналу.
Систематизация и хранение документов
По аудиту и хранению документов были созданы отдельные законодательные нормы. Важно упомянуть 17 статью Федерального закона про ведение архива. Там прописывается необходимость руководства компаний и предприятий позаботится о сохранности архивной документации в течение положенного срока. Период хранения прописывается в законе и соответствует государственным стандартам. Для обеспечения целостности бумажной документации используются металлические огнеупорные сейфы, шкафы.
При необходимости, данные из документов передаются в госкомстат Российской Федерации. Автоматизация, оцифровка ведения оборота бумаг – одно из преимущественных направлений в оптимизации процесса управления работой штата. Сегодня большая часть отчетности составляется не в бумажном виде. Это не снимает обязанности с руководителей предприятий, менеджеров в сохранности архива в течение одного, трех, пяти или более лет.
Как поставить кадровое делопроизводство с нуля
В целом процесс кадрового делопроизводства освоить возможно вполне самостоятельно. Но для осуществления таковой процедуры понадобиться внимательно ознакомиться с законодательством.
Причем имеются некоторые тонкости, специфические моменты явно в НПД не обозначенные. Именно поэтому необходимо будет получить консультацию специалиста.
Но нередко случается, что по разным причинам возможность нанять в штат кадрового работника нет возможности. В такой ситуации придется самостоятельно разбираться с вопросом кадрового учета.
К основным моментам, проработать которые нужно будет предварительно, относятся следующие:
- можно ли разработать самостоятельно;
- обязательные документы;
- составление локальных нормативных актов;
- разработка ;
- пошаговые инструкции по оформлению для ООО;
- кто ответственен за ведение учета.