Новые правила заполнения трудовых книжек в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила заполнения трудовых книжек в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Дубликат трудовой книжки

2. Если временный перевод стал постоянным

3. Порядок ведения трудовой книжки

4. Внесение в трудовую книжку сведений о работе

5. Правила оформления дубликата трудовой книжки

6. Новые формы трудовой книжки и вкладыша

7. Какие данные включают в электронные трудовые книжки (ЭТК)

8. Изменения в заполнении трудовой книжки

9. Как вести учёт бумажных трудовых

10. Правила заполнения трудовых книжек

12. Как корректно заполнить трудовую книжку?

13. Какие данные должны быть указаны в трудовой книжке?

14. Правила ведения трудовой в электронном виде

Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.

Дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка потеряна или испорчена, нужно оформить ее дубликат.

Работник обращается за дубликатом трудовой книжки к работодателю по последнему месту работы. Если порча или утеря документа произошла по вине самого гражданина, нужно написать официальное заявление. В дополнение приложить документы, которые подтвердят: где и кем был ранее трудоустроен гражданин. Срок рассмотрения пакета документов – 15 дней.

Когда сотрудник получит от работодателя новый документ о своем трудовом пути, на титульнике сверху будет сделана подпись: «Дубликат». Информация с мест работы, где ранее был трудоустроен гражданин, будет вписана согласно сведениям, подтвержденным бумагами.

В тех случаях, когда работодатель с малой долей ответственности относится к сохранности документов, в том числе и трудовых книжек, и по его вине происходит их утеря либо порча, восстанавливать данные – сугубо его обязанность.

Если временный перевод стал постоянным

Если сотрудник временно переводится на другую работу внутри компании, запись о переводе не требуется делать. Соответствующая запись необходима только в случае, если временный перевод становится постоянным. Она будет выглядеть так:

в графе 1 — порядковый номер записи;
в графе 2 — дата перевода работника;
в графе 3 — запись о переводе, где указывается название структурного подразделения предприятия, должность, специальность, профессия и квалификация;
в графе 4 — дата и номер приказов, по которым работник переведён временно, а затем — на постоянной основе.

Порядок ведения трудовой книжки

Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.

Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).

Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).

В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).

Внесение в трудовую книжку сведений о работе

Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.

Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.

Правила оформления дубликата трудовой книжки

Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:

а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;
б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);
в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;
г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;
д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;
е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;
ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.

Новые формы трудовой книжки и вкладыша

Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:

теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.

Какие данные включают в электронные трудовые книжки (ЭТК)

Организации, где работник трудится:

Название организации;
ИНН;
ОГРН;
Адрес места работы;
Телефон;

Должности, которые работник занимал:

Название должности;
Тарифный разряд или уровень;
Дата начала работы на данной должности;
Дата окончания работы на данной должности (если есть);

Периодах работы:

Дата начала работы в организации;
Дата окончания работы в организации;
Общая продолжительность работы;

Видах деятельности:

Основная и (при наличии) дополнительная специальность;
Род деятельности (работы);

Качестве строительных рабочих и рабочих промышленности:

Профессии строительных рабочих;
Профессии рабочих промышленности;

Начислениях и выплатах:

Начисленной и выплаченной заработной плате;
Отпускных;
Премиях;
Других выплатах;

Трудовом поведении:

Сведениях о дисциплинарных взысканиях;
Нарушениях трудовой дисциплины.

ЭТК позволяет хранить всю необходимую информацию о трудовой деятельности работника в удобном и электронном формате. Также она удобна для работы работодателей и служб занятости, которые могут получить доступ к данным для проверки рабочего стажа и трудовой истории работника.

Изменения в заполнении трудовой книжки

С началом 2024 года вступили в силу новые правила заполнения трудовой книжки, которые требуют от работодателей и сотрудников обратить внимание на несколько важных изменений.

Указание ИНН работодателя и сотрудника. Теперь в трудовой книжке необходимо указать ИНН как для работодателя, так и для сотрудника. Это позволит упростить процесс проверки данных и предотвратить возможные ошибки.
Информация о зарплате и отпуске. Кроме основной информации о работодателе и сотруднике, в трудовой книжке должна быть отражена также информация о размере заработной платы и даты начала и окончания отпуска. Это поможет создать более прозрачные условия работы и отпуска.
Учет периодов работы за рубежом. Если сотрудник работал за рубежом, теперь это должно быть указано в трудовой книжке. Такая информация станет дополнительным доказательством трудового стажа и поможет сотруднику при дальнейшем трудоустройстве.
Подпись сотрудника и работодателя. В новых правилах заполнения трудовой книжки особое внимание уделяется подписям сотрудника и работодателя. Неверная или отсутствующая подпись может привести к недействительности документа.

В целом, введение новых правил заполнения трудовой книжки в 2024 году направлено на повышение прозрачности и правомерности трудовых отношений между работодателями и сотрудниками. Соблюдение этих правил обязательно для всех сторон и поможет избежать неприятных ситуаций в будущем.

Код ФИАС (Федеральной информационной адресной системы) — необходимо указать код адреса места жительства и места работы сотрудника.
Дата приема на работу — указывается дата, когда сотрудник был принят на работу. Если дата приема не известна, рекомендуется указать примерный месяц и год.
Должность — указывается должность, на которой сотрудник работает или работал.
Период работы — указывается период, в течение которого сотрудник работал на данной должности. Необходимо указывать дату начала и дату окончания работы на данной должности. Если сотрудник все еще работает на данной должности, вместо даты окончания работы указывается фраза «по настоящее время».
Основание для увольнения — если сотрудник был уволен с данной должности, необходимо указать основание увольнения (например, сокращение штата, истечение срока контракта и т.д.).
Подпись сотрудника — сотрудник должен поставить свою подпись в соответствующем поле трудовой книжки.
Подпись работодателя — работодатель также должен поставить свою подпись в соответствующем поле.

Как вести учёт бумажных трудовых

Если ваше предприятие все еще использует бумажные трудовые книжки, необходимо придерживаться определенных правил и процедур для повышения эффективности учета. В этом разделе мы рассмотрим некоторые важные аспекты ведения учета бумажных трудовых книжек и дадим рекомендации по их использованию.

1. Раскладка и структура книжки

Перед началом работы с бумажной трудовой книжкой необходимо аккуратно распределить страницы и секторы для различных записей. Обратите внимание на то, что определенные записи, такие как личные данные и данные о трудовом стаже, должны иметь свои собственные разделы и быть четко структурированными.

2. Правильное заполнение информации

Очень важно заполнять все необходимые поля и разделы трудовой книжки четко и аккуратно. Убедитесь, что все данные, такие как ФИО, дата рождения, дата приема на работу и другие, записаны без ошибок и полностью соответствуют фактической информации.

3. Защита от фальсификации

С целью защиты от возможных подделок и фальсификаций данных, рекомендуется использовать специальные меры безопасности, такие как нумерация страниц, печать организации и подпись руководителя. Это поможет предотвратить возможные изменения и вмешательства в трудовую книжку.

4. Хранение и охрана

Для сохранения целостности и надежности бумажных трудовых книжек необходимо обеспечить правильное и безопасное их хранение. Рекомендуется использовать специальные шкафы или ящики для архивного хранения, а также следить за тем, чтобы никакая посторонняя информация не попадала в книжку.

5. Переход к электронному учету

В контексте современных тенденций и цифровой трансформации рекомендуется перейти на электронный учет трудовых книжек. Он позволит облегчить процедуру ведения учета, ускорить доступ к информации и повысить общую эффективность работы. При переходе следует заботиться об импорте и сохранении данных из бумажных трудовых книжек в электронном формате.

В целом, ведение учета бумажных трудовых книжек может быть надежным и эффективным процессом, если соблюдать все имеющиеся правила и процедуры. Переход к электронному учету может стать надежным решением в долгосрочной перспективе.

Правила заполнения трудовых книжек

1. Обязательные разделы и графы:

Первый раздел — персональные данные работника (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения и т.д.);
Второй раздел — сведения о местах работы и периодах работы (название предприятия, должность, даты приема и увольнения и т.д.);
Третий раздел — сведения о периодах обучения или курсах повышения квалификации;
Четвертый раздел — сведения об особых условиях труда или получении льгот и надбавок.

2. Правила заполнения:

Трудовая книжка должна быть заполнена четкими и разборчивыми письменными буквами;
Все сведения в трудовой книжке должны быть внесены по хронологии, без пропусков и ошибок;
Даты приема и увольнения соответствующие места работы должны быть указаны точно;
Подписи должностных лиц и печати предприятий должны быть четко проставлены;
Все изменения и дополнения в трудовой книжке должны быть исполнены возложившим исходные записи.

Правильное заполнение трудовой книжки является гарантом сохранности и достоверности информации о трудовой деятельности работника. При нарушении правил заполнения трудовой книжки могут возникнуть сложности при регистрации и получении социальных выплат, а также при поиске новой работы.

Как корректно заполнить трудовую книжку?

Проверьте правильность заполнения личных данных. В первой строчке трудовой книжки указываются личные данные работника, включая ФИО, дату рождения и место рождения. Убедитесь, что эти данные верны и соответствуют вашим документам.
Запишите все места работы. В трудовой книжке должны быть отображены все места работы с указанием полного названия организации, ее адреса и контактных данных. Не забудьте указать точные даты начала и окончания работы.
Описывайте изменения в должности и зарплате. Если в течение работы в одной организации вы меняли должность или получали повышение зарплаты, укажите эти изменения в трудовой книжке. Укажите точные даты изменений и сумму повышения.

Примечание: Точные правила заполнения трудовой книжки могут варьироваться в зависимости от страны и местного законодательства. Важно узнать требования вашей страны и следовать им при заполнении документа.

Какие данные должны быть указаны в трудовой книжке?

Среди основных данных, которые должны быть указаны в трудовой книжке, можно выделить следующие:

Личные данные: Фамилия, имя и отчество работника;
Дата и место рождения: Полная дата рождения и место, где работник родился;
Гражданство: Указывается гражданство работника;
Данные о документов, удостоверяющих личность: В трудовой книжке указывается информация о паспорте или иных документах, использующихся для идентификации работника;
Образование: Указывается уровень образования работника;
Трудовая деятельность: Сведения о предыдущих местах работы, включая название предприятия, должность, период работы и другие детали.

Все эти данные позволяют составить полную картину о работнике и его трудовой деятельности. Трудовая книжка является важным документом при приеме на работу, переводе на другую должность, а также при регистрации стажа работы и расчете пенсионных выплат. Поэтому точность и полнота указанных данных имеют важное значение.

Правила ведения трудовой в электронном виде

Еще в начале 2020 года многих работодателей волновал вопрос, как же вести электронные трудовые книжки. Со временем стало понятно, что их ведет пенсионный фонд, а работодатели, по сути, просто передают в фонд сведения о кадровых изменениях. Для этого раньше сдавали отчет СЗВ-ТД. С 2023 года эта форма отменена, вместо нее — ЕФС-1. Замена формы произошла в связи с объединением пенсионного и социального фонда в одно ведомство. В новой форме сведения из бывшего СЗВ-ТД отражаются в разделе 1.1. Сроки подачи попрежнему зависят от типа информации:

заключение и расторжение трудового и гражданско-правового договоров — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа;
перевод, переименование, запрет занимать должность — до 25-го числа следующего месяца.

Законодательно обязанности вести учет электронных трудовых у работодателей нет. Ведь все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на электронную книжку, собирает и хранит у себя фонд, он же ведет их учет. Таким образом, заводить отдельный учетный регистр (книгу, журнал) со сведениями об электронных книжках сотрудников нет необходимости.

Но если вам нужна подобная информация, никто не запрещает организовать для себя такой учет. Тогда, например, в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы сразу поймете, нужно вам оформлять на увольняющегося форму СТД-Р или нет. Она выдается сотруднику с целью предоставить сведения о его трудовой деятельности у нынешнего работодателя.

Форма СТД-Р выдается в двух случаях:

по письменному заявлению сотрудника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
при увольнении работника – в день прекращения действия трудового договора.