Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный документооборот с ФСС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основные группы ошибок – это ошибки с оформлением электронного файла и его заверением электронной подписью и ошибки с проведением расчетов. В первом случае организация получит отказ в принятии отчета, и его придется переделывать, устраняя допущенные недочеты. Это отнимает время, а затем отчет придется подавать повторно. Если шлюз ФСС для сдачи отчетности выйдет из строя именно в этот момент, есть большой риск просрочить сдачу и получить штрафные санкции.
Основной принцип передачи данных
По приказу №19 плательщик может предоставить информацию в электронном виде в ФСС двумя основными способами:
- Через интернет. Для этого необходимо подготовить отчет, заверить его квалифицированной электронной подписью КЭП, перейти на сайт, а затем отправить готовый документ на шлюз приема отчетности в ФСС. Это самый простой вариант, при котором не требуется лично отправляться в офис организации.
- Передача данных с помощью носителей – флешек, дискет, дисков и т. д. В этом случае также требуется подготовить электронный файл, заверить его с помощью КЭП и самостоятельно отвезти в фонд соцстрахования.
Первый вариант отнимает намного меньше времени и доставляет минимум затруднений, однако и здесь есть определенный ряд сложностей. Шлюз приема ФСС ежедневно используют сотни пользователей, и большие нагрузки приводят к неизбежному замедлению его работы. Внезапные технические неполадки могут помешать своевременной отправке данных, поэтому эту процедуру лучше не откладывать на последний момент.
Кроме того, отчетность проверяется далеко не мгновенно – на это отводится до 24 часов. Если при проверке будут обнаружены какие-либо ошибки, расчет будет считаться незавершенным, его придется переделывать, а на это тоже потребуется время. Если отложить отправку отчетности на последний момент, дело может остаться несделанным, и это приведет к негативным последствиям для организации.
Возможные ошибки при отправке данных
В приказе детально обозначены ошибки, которых необходимо избегать при заполнении электронного документа:
- На документе стоит подпись неуполномоченного лица.
- Сертификат просрочен. Он утрачивает силу спустя год, и его необходимо получать заново.
- Файл с отчетом имеет не тот формат. Этот вопрос необходимо уточнить заранее.
Если же организация допускает ошибки в расчетах, отчет будет считаться сданным вовремя, но через определенное время плательщик получит квитанцию с указанием допущенных неточностей. Шлюз ФСС отправки реестров, проверки и контроля позволяет заранее отправить отчетность, чтобы своевременно устранить возможные ошибки и избежать их в дальнейшем. После исправления необходимо отправить в ФСС повторный электронный отчет, однако датой принятия остается дата отправки первой версии.
С учетом возможных технических неполадок и проблем с оформления электронной подписи рекомендуется заранее озаботиться подготовкой документа в электронной форме и его отправкой. Возобновление электронной подписи и решение иных проблем отнимает немало времени, поэтому лучше заранее предотвратить штрафы и другие санкции от контролирующих органов. Возможность сдачи отчета в электронном виде значительно ускорила и упростила процесс взаимодействия с фондом социального страхования.
Отправка сведений о застрахованных лицах
Для успешного перехода на проактивный порядок выплаты пособий необходимо, в первую очередь, направить в ФСС сведения о застрахованных лицах – работниках вашей организации через систему СЭДО.
С 01.01.2022 работодатели должны передавать сведения о застрахованных лицах:
– при приеме (увольнении) на работу сотрудника;
– в случае изменения сведений о работнике (ФИО, СНИЛС, ИНН, способ перечисления и реквизиты).
Срок отправки – 3 рабочих дня.
Сроки направления сведений о застрахованных лицах, уже работающих в организации, действующим законодательством не установлены. При этом в целях сохранения права застрахованных лиц на получение пособий и обеспечения кратчайших сроков их назначения и выплаты, передача сведений должна была быть выполнена до конца февраля 2022 года, в том числе по уволенным работникам.
СЭДО по пособию при рождении ребёнка
Пособие при рождении ребенка ФСС выплатит на основании сведений от органов ЗАГС (п. 26 Правил). Сотрудник никакие документы представлять работодателю не должен. Работодатель может в целях назначения пособия получить запрос из фонда о недостающих сведениях для выплаты пособия (сведения о районном коэффициента). Передать сведения в фонд работодатель должен в течение двух рабочих дней с даты получения такого запроса.
Где трудоустроены родители ФСС запрашивает в ПФР, также фонд проверяет, не выплачивалось ли уже пособие на этого ребенка. Если окажется, что трудоустроены оба родителя, то запрос от ФСС придет к тому работодателю, где работает мама. Если трудоустроен один из родителей, то пособие получит он и запрос от ФСС поступит к работодателю этого родителя. Если оба родителя безработные, пособие выплатит орган социальной защиты.
Основной принцип передачи данных
По приказу №19 плательщик может предоставить информацию в электронном виде в ФСС двумя основными способами:
Первый вариант отнимает намного меньше времени и доставляет минимум затруднений, однако и здесь есть определенный ряд сложностей. Шлюз приема ФСС ежедневно используют сотни пользователей, и большие нагрузки приводят к неизбежному замедлению его работы. Внезапные технические неполадки могут помешать своевременной отправке данных, поэтому эту процедуру лучше не откладывать на последний момент.
Кроме того, отчетность проверяется далеко не мгновенно – на это отводится до 24 часов. Если при проверке будут обнаружены какие-либо ошибки, расчет будет считаться незавершенным, его придется переделывать, а на это тоже потребуется время. Если отложить отправку отчетности на последний момент, дело может остаться несделанным, и это приведет к негативным последствиям для организации.
Отчетность в ФСС может быть представлена по интернету (через шлюз приема ФСС, находящийся по адресу). В этом случае плательщику взносов нужно зайти на сайт Фонда, прикрепить файл расчета и отправить его на шлюз. Все эти действия достаточно просты и интуитивно понятны.
В 2020 году шлюз ФСС для сдачи отчетности по основному виду деятельности должен работать нормально
ФСС реализовал возможность подтверждения основного вида экономической деятельности через шлюз Фонда. Об этом сообщается на официальном сайте ведомства.
Эксперты ФСС напоминают, что для подтверждения основного вида экономической деятельности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний каждый работодатель в срок не позднее 15 апреля 2020 года должен представить следующие документы:
Указанные документы представляются в территориальный орган ФСС по месту регистрации на бумажном носителе либо в форме электронного документа.
В ФСС также отмечают, что теперь электронные документы можно направить тремя разными способами:
Ведомство при этом уточняет, что необходимые документы для подтверждения основного вида экономической деятельности работодатели могут представить после сдачи в ФНС бухгалтерского баланса за 2019 год, но не позднее 15 апреля 2020 года.
Как работать со шлюзом приема отчетности в ФСС
Официальное трудоустройство граждан предполагает их страхование в ФСС на случай потери трудоспособности по тем или иным причинам. У работодателя возникает обязанность сдачи отчетности в Фонд в установленном законом порядке. Этот процесс регулируется ФЗ №125 от 24-07-98г. «Об обязательном социальном страховании».
Существует возможность предоставления отчетности разными способами:
Последний способ имеет ряд особенностей и преимуществ. Существует несколько вариантов сдачи отчетности ФСС электронно: через представителя; через электронного оператора, например, «Тензор», и др.; с помощью так называемой облачной бухгалтерии; непосредственно на сайте ФСС.
Сдача отчетности через официальный сайт ФСС – способ наиболее простой и выгодный:
Отчетность формируется в той же бухгалтерской программе, в которой на предприятии ведется учет, например, «1-С Бухгалтерия», и передается в виде зашифрованного файла на сайт госоргана при помощи электронно-цифровой подписи (ЭЦП, ЭП). Отчет можно сформировать и непосредственно на сайте Фонда.
Напомним! Если среднесписочная численность застрахованных за прошлый отчетный период составляет 25 человек и менее, организация может сдавать отчет на бумаге, в прочих случаях – только электронно.
Основные понятия и термины
Приступая к работе со шлюзом отчетности, с инструкциями, предоставляемыми страхователям Фондом, необходимо знать терминологию, используемую при обмене учетными данными.
Фонд — ФСС.
Страхователь – физическое лицо или организация, обязанные предоставлять в ФСС отчетность в соответствии с действующим законодательством.
Уполномоченный представитель – ИП или организация, наделенные полномочиями сдачи отчетности от имени страхователя.
Участники ЭДО (электронного документооборота) – организация (ее представитель) и Фонд.
Удостоверяющий центр (УЦ), аккредитация УЦ – организация либо ИП, работающие с сертификатами ключей ЭЦП, создающие, выдающие эти сертификаты. Получают такое право по итогам аккредитации, то есть признания законности своей работы на федеральном уровне. ФСС также имеет свой УЦ.
Электронная подпись (ЭП), ключ электронной подписи, ключ проверки ЭП – аналог физической подписи представителя организации, как правило, ее руководителя. ЭП создается с помощью ключа, уникального ряда символов. Проверяется с помощью другого уникального ключа – проверочного, жестко связанного с ключом самой ЭП.
Сертификат ключа проверки ЭП – документ от удостоверяющего центра либо его доверенного лица, подтверждающий, что ключ проверки электронной подписи принадлежит владельцу сертификата.
Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП – сертификат, созданный УЦ, прошедшим аккредитацию, либо федеральным исполнительным органом, имеющим такие полномочия.
Средства ЭП – средства и приемы шифрования, позволяющие организациям работать с ЭП.
Электронный документ и документооборот – документ определенного электронного формата и их совокупность. Заверяется ЭП.
Расчет, файл расчета, идентификатор файла – ежеквартальный отчет по взносам в ФСС и расходам на социальные выплаты организации, его электронный файловый вариант и уникальный номер, присваиваемый системой этому файлу.
Квитанция о получении расчета (с ошибками или без них) – электронный документ, заверенный электронной подписью Фонда, в котором зашифрован сданный организацией отчет. Может указывать на ошибки в показателях отчета, с их описанием, если таковые имели место. Содержит и информацию о предыдущих отправках отчета.
ПО – специализированные программы, используемые при передаче данных.
Протокол проверки – информация об обработке отчетности, ее этапах и результатах.
Шлюз приема расчетов – сайт ФСС, на который организации загружают отчеты и работают с ними, взаимодействуют с органом ФСС в процессе сдачи отчетности.
Хранилище электронных документов – место на шлюзе, где хранится весь электронный документооборот, передаваемый с его помощью.
(По тексту приказа ФСС №19 в ред. от 11-09-17).
Пособие по временной нетрудоспособности
Когда медучреждение разместило информацию об открытом больничном в системе Соцстрах, ФСС отправляет в Пенсионный фонд запрос о трудоустройстве сотрудника.
В течение одного календарного дня Пенсионный фонд предоставляет ИНН, КПП и всю нужную информацию об организации, в которой работает сотрудник. После этого ФСС уведомляет работодателя о том, что его сотрудник на больничном.
- Когда больничный закрыт, ФСС запрашивает у работодателя сведения для расчета пособия:
- стаж
- заработок за два расчетных года
- дополнительных условиях исчисления
- периодах отстранения от работы без сохранения зарплаты
- периодах отсутствия на работе
При передаче отчетности посредством шлюза возможны различные проблемы. В подавляющем числе случаев они вызваны допущенными ошибками. На сайте ФСС можно ознакомиться со всеми ошибками приема отчетности. Каждая из них имеет персональный код.
В число наиболее распространенных ошибок входят:
- системе не удалось расшифровать документ;
- ошибка при проверке цифровой подписи;
- ЭЦП введена неправильно либо отсутствует;
- в документах отсутствует регистрационный номер страхователя;
- неверно указан код подразделения ФСС для конкретного региона;
- документ не зашифрован;
- документ просрочен;
- указанный в отчете ИНН не зарегистрирован в ЕГРЮЛ.
Всего существует более 30 возможных ошибок при передаче данных через шлюз. В отдельных случаях погрешности возможны из-за внутренних неполадок сервиса. В этих случаях рекомендуется обращаться в техническую поддержку.
Электронный больничный лист отличается от бумажного варианта практичностью и удобностью, что необходимо для работодателя. Преимущества системы:
- Невозможность подделки. Защищает работодателя от обмана и неоправданных затрат. Фальшивые печатные варианты больничных листов можно приобрести почти во всех крупных населенных пунктах. При использовании цифрового варианта страхования, мошенничества не получится.
- Простота заполнения. Допущение ошибок при формировании больничного ничем не грозит, так как они быстро исправляются, а документ остается невредим.
- Срок хранения виртуального документа не ограничен. Угроза его потери и потребность в заведении увесистых папок отпадают.
Сотруднику компании можно ознакомиться со своим электронным больничным листом ФСС в личном кабинете. Простая процедура, избавляет от походов в бухгалтерию за получением необходимых сведений, связанных с нетрудоспособностью.
Пилотный проект по выплате пособий по нетрудоспособности напрямую территориальными органами ФСС РФ существует уже семь лет. Полный цикл его реализации установлен с 2012 по 2021 гг. Его правила установлены Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. После признания проекта удачным планируется переход на прямые выплаты пособий из Фонда социального страхования по всей стране.
Каждый год к проекту присоединяются новые субъекты Федерации (п. 2 Постановления № 294).
| Дата вхождения в проект | Субъект Федерации |
| 01.01.2012 |
Когда ФСС перечисляет больничный
Для организаций в регионах, принимающих участие в этой проектной части, функционирует особая расчетная схема с ФСС. Она подразумевает полноценную уплату страховых взносов в бюджетную казну. Суммы их показателей не подлежат уменьшению на величины выплат по социальному страхованию.
Последние, к слову, не подлежат отражению в отчетности 4-ФСС. Работодатель осуществляет передачу сведений о больничных листках, предоставленных работникам, в социальную страховую службу.
Она, в свою очередь, самостоятельно проводит расчетные и выплатные действия. Аналогичным образом напрямую производится выплата пособий при появлении на свет детей, а также в ходе постановки на больничный учет на ранних сроках «интересного положения». То же самое касается отпускных по уходу за ребенком до полуторалетнего возраста, оплаты дополнительного периода отдыха и лечения.
Первые три дня временной нетрудоспособности оплачиваются организацией за ее счет, согласно классическим правилам, оговоренным в ФЗ №255. Также за организацией закрепляется обязательство по самостоятельной выплате пособия на погребение, оплаты дополнительных выходных по уходу за ребенком-инвалидом, расходов, связанных с предупредительными мерами.
На эти суммы также не могут быть уменьшены взносы по страхованию, которые выплачиваются. Тем не менее, их сумму возмещает ФСС в процессе подачи соответствующей документации в территориальный орган.
Социальное страхование — это система, по которой государство защищает людей, временно оставшихся без дохода по каким-то причинам — например, из-за болезни. Фонд социального страхования — ФСС — существует, чтобы государство могло контролировать расходы на социальное страхование граждан.
Действующий ФСС РФ создан в 1991 году. Суть фонда в том, что в нем копятся страховые взносы от работодателей за их работников и от всех, кто страхует себя добровольно. Эти деньги фонд тратит на возмещение заработка тем, кто попал в ситуацию временной нетрудоспособности, то есть не может работать из-за болезни, несчастного случая на производстве или беременности и родов. Поясним на примере.
Кирилл приходил на работу во все рабочие дни, исправно выполнял свои обязанности и получал зарплату. В один день он на работу не вышел — заболел гриппом, открыл больничный лист и остался лечиться дома.
Работодатель не будет платить Кириллу зарплату, ведь тот дома, лечится и свои трудовые функции не исполняет. Но Кирилл без денег не останется: его застраховали на такие случаи, поэтому он получит пособие, которое компенсирует отсутствие зарплаты из-за болезни. За первые 3 дня заплатит работодатель, за остальные дни болезни — ФСС.
На месте Кирилла может быть любой человек, работающий по трудовому договору или застраховавшийся добровольно — адвокат, ИП, глава крестьянского (фермерского) хозяйства.
Но ФСС занимается не только выдачей пособий по временной нетрудоспособности — расскажем подробнее о его функциях и задачах дальше.
Нормативная база. ФСС в своей работе руководствуется как общими нормативными актами о социальном страховании, так и специальными — об организации деятельности фонда. Например, фонд работает в соответствии с Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 № 101. В этом положении расписано, какие органы входят в ФСС, какие задачи они решают и за какие средства они это делают.
Согласно ст. 2.2 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ ФСС — это страховщик по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. А по закону от 24.07.1998 № 125-ФЗ — страховщик на случай производственной травмы или профессионального заболевания.
Тарифы страховых взносов на ОСС — обязательное социальное страхование — на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством указаны в ст. 425 НК РФ.
Вся деятельность по обязательному социальному страхованию в России регулируется только на федеральном уровне — регионы не принимают решений и не издают собственные нормативные акты.