Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Виды контроля в управлении продажами». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Контроль качества продаж — это управление деятельностью компании, которое позволяет в любое время узнать об эффективности работы каждого торгового подразделения: количество заключенных договоров и потенциальных клиентов, этапы проведения переговоров, загруженность работников, ожидаемая прибыль в отчетном периоде. Вместе с тем, контроль позволяет оперативно принимать меры по недопущению или исправлению ошибок.
Чтобы механизм сбыта вашей продукции работал эффективно и обеспечивал высокий результат, необходимо контролировать торговлю в нескольких ключевых точках. Рассмотрим каждую из них подробнее.
1. Показатели активности
Вам нужно регулярно проверять все основные цифры. Бизнес и коммерцию нельзя пускать на самотек, полагаясь на личные ощущения и голословные прогнозы РОПа. Необходимо понимать, что происходит на самом деле и каким путем идет команда. Очень важно знать объем клиентской базы (в том числе потенциальной). Сколько заказчиков приходится на одного менеджера и регулярна с ними связь? Какова конверсия клиентов по движению сделки к завершению?
Контроль отдела продаж предусматривает учет количества звонков, личных встреч, оформленных счетов и проведенных оплат. Статистика должна быть собрана ежеквартально, а иногда и за более короткие периоды работы – ежемесячно, еженедельно, а также ежедневно. Исходя из актуальных данных, необходимо прогнозировать свои продажи.
То же, кстати, касается маркетинговой деятельности. Всегда должны быть цифры по эффективности рассылок, переходам на интернет-ресурс, количеству оставленных заявок и действующих клиентов. Все это позволяет проследить система CRM (Customer Relationship Management) и масса современных сервисов.
Карта рабочего дня позволит грамотно распределить время. Четкий график также позволит:
- следить за тем, на что тратят рабочий день ваши сотрудники, а также, сколько времени уходит на выполнение той или иной задачи;
- какие процессы нужно упрощать или вообще выкидывать;
- поможет определить преимущества и недостатки каждого из сотрудников;
- разницу в работе между профессионалами и новичками.
В карту рабочего дня обязательно включайте такие задачи:
- холодные звонки;
- теплые звонки;
- встречи;
- отправки писем;
- отчетность;
- выставление счетов.
После этого по карте можно анализировать работу сотрудников.
С помощью контроля продаж можно оптимизировать цены
Контроль продаж в этой плоскости необходим всем оптово-розничным продавцам, в том числе, и в онлайн-торговле. Это особенно важно на старте бизнеса, когда ценовая политика еще не сформировалась, а каталог составлен наугад, по принципу “посмотрим, как что будет продаваться, а там скорректируем”. Вот для того, чтобы скорректировать правильно и требуется анализировать ход продаж. Понятно, что разные товары продаются лучше или хуже. Причины могут быть разными: завышенные цены, непопулярные бренды с плохой репутацией, низкое качество самого продукта. Выявить эти причины можно при помощи контроля продаж. Он позволяет:
- установить оптимальный уровень цен с учетом себестоимости, маржинальности и других показателей, учитывая наценки, спрос и оборачиваемость конкретного продукта;
- контролировать спрос на определенные категории товара. Можно корректировать ассортимент, избавляясь от неходовых позиций и добавляя популярные;
- учитывать сезонные колебания спроса и вовремя обновлять ассортимент;
- выявлять продукт с высоким процентом возврата. Зачем закупать и продавать товары, которые не нравятся покупателям, и они возвращают его назад в магазин?
Анализ продаж позволяет контролировать финансовые показатели
Следить за ходом продаж необходимо для контроля выручки, прибыли, оборота и общей рентабельности бизнеса. Делается в рамках бизнес-плана на конкретный проект. Работает так: вы должны точно знать, сколько нужно продавать, чтобы быть в плюсе и получать прибыль. Продажи — единственный источник дохода. Прибыль должна закрывать все издержки и накладные расходы. Для этого нужно:
- определить точку безубыточности за одну рабочую смену. Считается так — сначала надо сложить все расходы за месяц: траты на закупку товара, арендную плату, ЗП продавцов и так далее. Далее определяем, какую выручку нужно получить, чтобы оправдать все расходы. Например, для выживания потребуется потратить 200 тысяч в месяц. Для этого потребуется реализовать товара на 400 тысяч рублей. Делим величину выручки на среднемесячное количество календарных дней в году — 29,3. Получаем 13 651,87 рублей. Это и есть точка безубыточности — суточный план продаж, при котором вы останетесь на плаву. Но без прибыли;
Показатели и точки контроля качества продаж
Разные виды контроля в продажах дают возможность наладить эффективный механизм реализации товаров, придерживаться составленного плана и видеть качество работы специалистов по продажам. Давайте рассмотрим основные характеристики.
-
Показатели активности
Постоянно проверяйте их. Благодаря этому вы будете владеть текущей ситуацией и понимать, в правильном ли направлении движется компания. Следите за объемом базы клиентов. Учитывайте, сколько сейчас заказчиков у каждого реализатора, как часто с ними поддерживается связь, каков процент состоявшихся сделок.
Для контроля отдела продаж отмечайте соотношение количества сделанных звонков, состоявшихся встреч к выставленным и оплаченным счетам.
Эти данные фиксируйте каждый день. Так вы сможете видеть, какими должны быть объемы продаж. То же самое относится и к маркетингу. Оцените соотношение отправленных писем к полученным заявкам. Для этого используйте CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами) и другие специальные программы.
-
Способы контроля отдела продаж с помощью документации
Преимущества использования CRM для контроля качества продаж
В прошлом применение CRM было возможным только при больших денежных вложениях. Для интеграции системы организации тратили миллионы рублей, а иногда и долларов. Лишь некоторые бренды могли себе это позволить. А остальные компании использовали обычные записные книжки, стикеры на мониторах компьютеров и таблицы Microsoft Excel.
Сегодня есть много систем CRM, которые помогают в контроле качества продаж и упрощают решение задач в коммерческих организациях. При этом отсутствует необходимость в финансовых вложениях. Стоимость автоматизации торговой деятельности начинается от 200 рублей ежемесячно на одного сотрудника по продажам. Обслуживание процессов для одной большой компании будет стоить от 100 тысяч рублей в месяц. Следовательно, чтобы иметь успех на коммерческом рынке, наличие этой системы обязательно.
Зачем нужна система продаж
Конечная цель построения системы продаж — увеличение прибыли. Она достигается за счет увеличения объемов продаж и снижения расходов. Помимо реализации главной цели, создание системы продаж дает ряд преимуществ
1. Работа коммерческого отдела становится предсказуемой: вы всегда знаете, какой рекламный бюджет необходимо выделить, чтобы получить определенный доход, и можете прогнозировать объем прибыли.
2. Если что-то идет не так, то вы всегда можете быстро узнать, где именно система «проседает», и оперативно принять необходимые меры.
3. Вы не зависите от конкретных сотрудников. HR-отдел работает, как конвейер, который можно быстро запустить в случае появления вакансии, быстро найти стажеров, быстро их обучить и выпустить «в поле».
Контроль и анализ эффективности
Необходимо заранее продумать, как вы будете отслеживать эффективность каждого элемента системы. Проще всего это делать в CRM-системе:
- В ней можно в пару кликов формировать любые отчеты: количество закрытых сделок, распределение заявок и сделок по менеджерам и воронке продаж, количество совершенных менеджерами звонков, сегментирование клиентов, причины неудачных сделок, динамика появления новых заявок и т. д.
Примеры отчетов в S2 CRM.
- Система позволяет создавать несколько воронок продаж и проводить через них не только лидов, но и соискателей. И таким образом можно контролировать не только отдел продаж, но и HR.
- CRM-система вместо руководителя следит за сотрудниками: напоминает им про дедлайны, при настройке нужных автосценариев сама ставит задачи, а также не дает перевести сделку на следующий этап, если менеджер неправильно заполнил карточку сделки, и фиксирует историю активности каждого сотрудника. Любая достоверная информация по менеджерам, сделкам и клиентам всегда доступна руководителю в режиме онлайн.
Результаты правильного контроля
Оперативное управление продажами необходимо любой компании, которая настроена на продолжительную и плодотворную работу.
В условиях жесткой конкуренции нужно постоянно быть в курсе всех событий. Только так можно быстро и конструктивно решать ключевые задачи.
Без правильного управления продажами невозможно достичь поставленных целей, поскольку именно оно способствует:
- росту объемов реализуемой продукции;
- увеличению лояльности клиентов;
- выявлению потенциально конфликтных ситуаций;
- осуществлению оперативного мониторинга рынка;
- улучшению качества обслуживания;
- повышению продуктивности работы подразделения продаж;
- своевременному внесению изменений в тактику и стратегию развития компании.
В итоге, качественная работа руководителя может достаточно сильно поспособствовать улучшению вашей конкурентоспособности.
Цели создания системы продаж
Когда руководитель планирует цели на следующий отчётный период, он ориентируется на закономерный итог – получить максимальную прибыль. Для этого ему нужно:
1. Исследовать целевую аудиторию. Найти группы покупателей, наиболее заинтересованных в продукте.
2. Пересмотреть товарный ассортимент. Выделить флагманские продукты и убыточные позиции. Принять решение о необходимости ликвидации убыточных и менее востребованных продуктов.
3. Повысить эффективность работы продавцов, разработать систему мотивации и продумать систему обучения персонала для снижения текучести кадров.
Когда цели определены, руководитель отдела продаж переходит к постановке задач. Детальная проработка системы управления позволяет чётко установить обязанности каждого сотрудника. От того, насколько просты и понятны инструкции, зависит скорость выполнения работниками своих обязанностей.
Руководитель отдела продаж может самостоятельно разработать стратегию управления продажами. Однако для этого необходимо соблюдать основные принципы и правила. Стратегия должна быть оптимизированной и директивной. Это означает, что при её реализации следует придерживаться заранее установленных показателей. Их выполнение или невыполнение можно будет проверить при окончании указанного периода. В то же время нужно комплексно контролировать как работу отдела продаж, так и каналы сбыта. Только в этом случае можно достичь поставленной цели. Грамотная система мотивации сотрудников, контроля и анализа продаж позволяет увеличивать прибыль, сокращать издержки на обучение и подбор персонала. Руководителю важно использовать проверенные инструменты и в то же время искать новые способы повышения эффективности своего отдела.
О нас
Компания Сбер Бизнес Софт занимается разработкой ИИ-сервисов и ИТ-решений для автоматизации бизнеса в области маркетинга, аналитики и продаж. Среди них: SberCRM, СберЛид, СберБизнесБот, а также CRM⁴- и ERP-системы. Наши специалисты помогут подобрать наиболее подходящее для вас решение, способствующее развитию вашего бизнеса
¹Сustomer relationship management, то есть «управление взаимоотношениями с клиентами», программа для контроля и автоматизации взаимодействия компании с клиентами.
²Телефонная связь по протоколу IP – Internet Protocol – протокол межсетевого взаимодействия.
³ Облачная автоматическая телефонная станция – сервис, обрабатывающий звонки через Интернет.
⁴ CRM – Сustomer relationship management, то есть «управление взаимоотношениями с клиентами», программа для контроля и автоматизации взаимодействия компании с клиентами. ERP-система – Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия, система для управления всеми процессами в организации.
Цели и инструменты управления продажами
Управление продажами может быть эффективным только в том случае, когда правильно определены его цели. Чтобы не придумывать велосипед, можно обратиться к уже готовому перечню целей, на которые нужно ориентироваться. Этот перечень включает в себя:
- Увеличение объема продаж
- Положительное воздействие на продуктивность работы компании, отдела продаж и менеджеров
- Предотвращение возникновения сложных ситуаций
- Подбор подходящего стиля управления и определение методов контроля
- Определение приоритетного для сбыта продукта
- Определение конкретной целевой аудитории
- Корректировка стратегии под актуальные рыночные запросы
С помощью контроля продаж можно оптимизировать цены
Контроль продаж в этой плоскости необходим всем оптово-розничным продавцам, в том числе, и в онлайн-торговле. Это особенно важно на старте бизнеса, когда ценовая политика еще не сформировалась, а каталог составлен наугад, по принципу “посмотрим, как что будет продаваться, а там скорректируем”. Вот для того, чтобы скорректировать правильно и требуется анализировать ход продаж. Понятно, что разные товары продаются лучше или хуже. Причины могут быть разными: завышенные цены, непопулярные бренды с плохой репутацией, низкое качество самого продукта. Выявить эти причины можно при помощи контроля продаж. Он позволяет:
- установить оптимальный уровень цен с учетом себестоимости, маржинальности и других показателей, учитывая наценки, спрос и оборачиваемость конкретного продукта;
- контролировать спрос на определенные категории товара. Можно корректировать ассортимент, избавляясь от неходовых позиций и добавляя популярные;
- учитывать сезонные колебания спроса и вовремя обновлять ассортимент;
- выявлять продукт с высоким процентом возврата. Зачем закупать и продавать товары, которые не нравятся покупателям, и они возвращают его назад в магазин?
Для чего нужно управлять продажами?
Если руководитель хочет получать стабильную и растущую прибыль, над этим необходимо работать, формируя и развивая систему продаж. При хаотичном подходе к планированию объемов продаж невозможно обеспечить стабильные и постоянные денежные поступления от покупателей.
Как выйти на новые рынки сбыта, где найти «своего» покупателя и чем привлечь интерес к новому продукту, а также какими методами увеличить спрос на уже имеющийся ассортимент? Чтобы достичь маркетинговых целей, необходимо иметь организованную систему продаж, и, самое главное, управлять ею!
При наличии работающей системы продаж компания получает больше прибыли, при этом упрощается работа рядовых сотрудников в поиске потенциальных покупателей, понимании своих обязанностей. Повышается их мотивация, снижается текучесть. Компании не нужно тратиться на поиск новых продавцов и их обучение.
Помимо прочего, организованная система продаж способствует повышению сервиса. Индекс удовлетворенности покупателей постоянно растет, что положительным образом сказывается на имидже компании и повышении его конкурентоспособности.
Заинтересовало? Теперь поговорим о том, как построить действительно работающую систему продаж в компании. И начинается все с определения целей ее создания и правильной постановки задач.