Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Записка-расчет при увольнении: правила заполнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.
Часть 1. Информация о работнике
- Первая часть записки-расчета по форме Т-61 заполняется кадровиком и включает в себя информацию о компании, в которой работал сотрудник, с ее полным наименованием и обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО). Здесь же нужно проставить дату составления и номер документа по внутреннему документообороту.
- Далее нужно вписать сведения, касающиеся лично работника, то есть его ФИО, должность, структурное подразделение или отдел в котором он работал, а также табельный номер, присвоенный ему при устройстве на работу.
- Затем следует внести в бланк дату прекращения трудового договора и основание, по которому был уволен сотрудник (эти данные должны соответствовать приказу руководителя организации, а также записи в трудовой книжке работника).
- Последняя часть в данном разделе касается отпускных периодов, а именно количества дней оставшегося неиспользованного отпуска и, если был факт использования отпуска «авансом», фиксация количества «лишних» отпускных дней. Во втором случае сумма, выплаченная сотруднику за ранее предоставленный «авансом» отпуск, вычитается из окончательных расчетов.
- В качестве завершения на данном этапе нужно поставить в этой части дату заполнения документа и подпись кадрового специалиста.
Кто составляет записку-расчёт
Процедура увольнения начинается с приказа руководителя вне зависимости от того, кто выступил инициатором. Даже если работник подал заявление по собственному желанию, уволить его может исключительно директор. Как только начальник издаёт распоряжение, кадровик и бухгалтер приступают к составлению записки-расчёта. Задачей сотрудника кадровой службы будет:
- просчитать количество календарных дней, за которые необходимо осуществить расчёт;
- решить вопрос относительно отпуска (отдыхал ли увольняемый работник в этом году);
- обозначить дату заключения и расторжения трудового договора.
Как рассчитать выходное пособие при увольнении в 2022 году
Данная денежная выплата положена работнику в следующих случаях:
-
В трудовом договоре есть соответствующий пункт, который обязывает работодателя осуществить выплату выходного пособия.
-
Организация, в которой работает сотрудник, была ликвидирована (либо ИП прекратило деятельность) — в соответствии с п.1 ст. 81 ТК РФ.
-
Было произведено сокращение численности штата сотрудников — в соответствии с п. 2 ст. 81 ТК РФ.
-
При смене собственника имущества организации — на основании п. 4 ст. 81 ТК РФ.
Важно: выходное пособие не должно быть меньше среднего заработка уволенного сотрудника за последний месяц.
Пособие рассчитывается по формуле:
Сумма пособия =» (сумма заработка в расч. периоде / кол-во отраб. дней) * кол-во дней в след. мес
В некоторых случаях к уволенному сотруднику может применяться сокращенное выходное пособие. Основания для его начисления следующие:
- работник признан нетрудоспособным;
-
работник увольняется по причине ухода в армию;
-
работник не согласен на перевод в другой город;
-
работник, который ранее занимал данную должность, был восстановлен и желает приступить к трудовым обязанностям;
-
ухудшение условий труда.
Что такое листок с расчетом положенных выплат?
Расчетный листок – это документ, в котором работодатель отображает подробную информацию обо всех денежных отчислениях, причитающихся конкретному работнику. Такой документ надо выдавать сотрудникам по требованию: не важно, действует ли трудовое соглашение или работник увольняется, так как в соответствии с законодательством работодатель должен таким листком оповещать персонал в письменном виде о начисленном денежном вознаграждении — п. 1 ст. 136 ТК РФ (как оформить заявление на выдачу документов при увольнении?).
Расчетный листок выдается, только когда работник выполняет свои трудовые обязанности на основании трудового договора. На сотрудников, с которыми заключены гражданско-правовые договора, действие ТК РФ не распространяется (ст. 11 ТК РФ).
В бланк расчетного листка сотрудника вносится следующая информация:
- сведения о всех составляющих заработной платы, начисленных за конкретный промежуток времени (оклад, количество отработанных часов, премиальные выплаты и прочее);
- компенсация за неиспользованный отпуск, больничные выплаты, увольнительные и прочие начисления, полагающиеся сотруднику;
- размер других денежных выплат, включая компенсации от работодателя за нарушение им ТК РФ относительно сроков выплаты заработной платы (ст. 236 ТК РФ);
- размеры удержанных из зарплаты сумм;
- общий размер денежного вознаграждения, подлежащего выплате за указанный период.
Работодатель не может ограничиться указанием в расчетном листе только общей суммы начисленной заработной платы и общей суммы удержаний. Документ должен включать детальную информацию о всех составляющих заработка и произведенных удержаниях.
Унифицированная форма документа законодательством не установлена, поэтому каждый работодатель может разработать свою форму бланка и установить порядок его выдачи с учетом норм ТК РФ. Порядок выдачи фиксируется в локальных нормативных актах организации с указанием ответственных за выдачу лиц.
В каком именно виде должен выдаваться документ, в законодательстве не сказано. Это может быть стандартный лист А4 или фирменный бланк предприятия. Листок может быть заполнен как рукописным, так и печатным способом. В расчетном листке не должно быть опечаток и ложной информации, иначе документ будет признан недействительным.
Ответственным за формирование расчетного листка назначается сотрудник бухгалтерии, так как он имеет доступ к информации о начислениях заработной платы по каждому сотруднику. Так как расчетный лист является только информационным документом, наличие в нем подписи руководителя и печати предприятия не требуется.
При увольнении расчетный лист должен быть выдан сотруднику в его последний рабочий день, когда производится полный расчет и выдача всех документов в соответствии с ТК РФ.
Вручить расчетный документ сотруднику можно под подпись и без нее (какие бумаги должен подписать работник?). Первый вариант более надежный, так как работодатель может в любое время документально подтвердить получение сотрудником листка. Для его реализации выбирают один из следующих способов:
- отрывной корешок – на отрывной части бланка при его получении работник ставит личную подпись, после чего корешок остается у работодателя;
- ведение журнала – при получении документа сотрудники ставят подписи в журнале выдачи расчетных листков;
- дополнительный столбец в платежных документах или отдельная форма, где расписываются работники при получении документа.
Работодатель может выполнять свое обязательство по информированию персонала, но при этом не фиксировать документально этот факт. Это касается следующих случаев:
- сотрудников информируют о выдаче расчетных листков, но за получением документа они обращаются сами по необходимости, например, при увольнении;
- информирование осуществляется путем отправки данных по электронной почте;
- сведения размещаются в личном кабинете сотрудника на корпоративном сайте (при увольнении может не применяться по причине блокировки доступа работника).
Сам листок с разъяснениями, как рассчитываются начисления и сколько сделано удержаний удержания, в бумажном виде может быть получен в бухгалтерии предприятия, кассе, по электронной почте или через доверенное лицо (при условии предоставления нотариальной доверенности).
Как выглядит документ?
Форму бланка каждый работодатель разрабатывает самостоятельно. Обычно этим вопросом занимается бухгалтерия совместно с отделом кадров. Расчетный листок состоит из нескольких разделов:
- Период начисления. В листке указывается временной промежуток, за который отображается информация, и разъясняется, как происходит начисление.
- Всего начислено. Детально описываются все составляющие заработной платы: оклад, премии, пособия, переработки, расчет при увольнении.
- Всего удержано. В этом разделе указывается размер отчислений НДФЛ и прочих удержаний по требованию самого сотрудника, а также на основании исполнительных листов.
- Всего выплачено. Указываются ранее выплаченные суммы за указанный в листке расчетный период.
- К выплате. Отражается итоговая сумма, которую получит работник.
Также расчетный листок содержит следующую информацию:
- название организации и сведения о подразделении;
- Ф. И. О. работника и его табельный номер;
- период, за который в документе отражена информация о начислениях и удержаниях;
- количество отработанного времени;
- размер дохода работника с начала текущего года;
- примененные вычеты по НДФЛ.
Расчетный листок по каждому сотруднику может быть сформирован автоматически в специальных программах для расчета заработной платы.
Работодатель не вправе отказать сотруднику в получении расчетного листка при увольнении. Информирование о начисленной заработной плате и ее составляющих – это его обязанность в соответствии с ТК РФ. При выявленных нарушениях трудового законодательства сотрудник вправе обратиться с жалобой в инспекцию по труду или подать иск в суд.
Порядок заполнения второй страницы справки
Начнем с расчета оплаты отпуска. Для этого в гр. 1, 2, 3 вносится фактическая информация за последние 12 месяцев до месяца увольнения. При указании сумм ежемесячных выплат следует ориентироваться на пп. 2, 3 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Так, например, материальная помощь, оплата обучения и другие нетрудовые платежи не учитываются при расчетах.
В столбце 4 указываем количество календарных дней за год. При этом следует учитывать, что за количество дней в одном месяце принимается среднее число 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ). Если учет рабочего времени идет в часах, то в столбце 5 прописывается общее за год количество часов.
В гр. 6 пишем рассчитанную по формуле (гр. 3 / гр. 4 или гр. 3 / 12 / 29,3) среднюю дневную (или часовую) зарплату. И уже эту сумму умножаем на количество использованных сверх размера отпуска или неиспользованных отпускных дней, чтобы узнать размер компенсации или вычета за отпуск.
За сколько времени до увольнения нужно оформить записку
Законодательство не регламентирует период времени, в течение которого должна оформляться записка-расчет. Нормы актов закрепляют только обязанность выплатить все причитающиеся при увольнении деньги работнику либо в окончательный день работы, либо, если происходит перечисление зарплаты на карточку, то на следующий день.
Крайний срок ее формирования — это завершающий рабочий день увольняющегося. Если работник расторгает договор по собственной инициативе, то по общим правилам он подает заявление за две недели до этой даты.
Поэтому издать приказ об увольнении и составить записку расчет можно с момента получения заявления на увольнение. Однако, нужно помнить также о праве работника отозвать заявление до окончания срока предупреждения. Поэтому распоряжение об увольнении и записку возможно придется аннулировать.
Как оформить записку-расчет при увольнении
Записка-расчет при увольнении — это форма, которая заполняется при увольнении сотрудника. Она используется для расчета всех выплат работнику, включая компенсационные.
КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО
Получить доступ
При увольнении обязательном порядке оформляются:
- заявление от сотрудника об уходе по собственному желанию;
- соглашение о расторжении трудового договора при обоюдном решении работника и работодателя о его расторжении;
- уведомление об окончании действия трудового договора при условии его оформления на определенный срок.
Последующие процедуры, в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, заключаются в том, что оформляются:
- приказ (существуют унифицированные формы Т-8 или Т-8а) с обязательным указанием основания для расторжения трудового договора со ссылками на статью ТК РФ и личной подписью увольняемого об ознакомлении;
- записка-расчет, учитывающая все причитающиеся сотруднику выплаты (существует унифицированная форма Т-61).
Последний шаг — запись в трудовой книжке.
Как заполнить при прекращении трудового договора с работником?
Ответственными за заполнение документа являются кадровик и бухгалтер. Специалист кадрового отдела заносит общую информацию о сотруднике и данные об увольнении. Бухгалтер вписывает данные о причитающихся выплатах. Лицевая сторона включает в себя:
- Данные об организации.
- Реквизиты трудового договора, заключенного с работником.
- Дату составления и номер записки-расчета.
- ФИО сотрудника, его табельный номер.
- Структурное подразделение в компании, где трудился работник, и должность, которую он занимал.
- Дату последнего дня работы.
- Причину увольнения со ссылкой на ТК РФ.
- Реквизиты приказа об увольнении.
- Данные о том, имеются ли у сотрудника неиспользованные дни отпуска (или использованные авансом).
После заполнения бланка специалист кадровой службы указывает свою должность и ставит подпись с расшифровкой.
Оборотная сторона подразделяется на столбцы. 1-9 столбец содержат данные об отпускных, 1-19 – информацию обо всех причитающихся выплатах. Рассмотрим заполнение столбцов более подробно:
- Год расчетного периода.
- 12 календарных месяцев перед увольнением.
- Доход работника в каждый из месяцев и общая сумма выплат.
- Количество календарных дней в расчетном периоде.
- Количество часов в расчетном периоде (заполняется, если оплата почасовая).
- Средний дневной заработок.
- Сколько дней отпуска взято авансом.
- Сколько дней отпуска не было использовано.
- Расчет отпускных.
- Зарплата.
- Отпускные (копирует столбец 9).
- Другие начисления, если они были.
- Общая сумма выплат.
- Подоходный налог.
- Другие удержания.
- Общая сумма удержаний.
- Задолженность организации перед сотрудником.
- Задолженность работника перед организацией.
- Итоговая сумма, причитающаяся к оплате.
Далее сумма выплат вносится прописью и указывается номер платежной ведомости, по которой денежные средства будут выданы из кассы. Бухгалтер ставит свою подпись с расшифровкой под внесенными им данными.
Какой бланк расчетного листа использовать
Обязанность оповещать трудящихся о составных частях зарплаты при ее выплате установлена в ст. 136 ТК РФ. Исходя из буквальной трактовки этого положения, такой документ следует выдавать 2 раза в месяц при каждом перечислении оплаты за работу.
На практике расчетный лист вручают сотрудникам при окончательном расчете за месяц. И Минтруд в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375 признал такое положение дел допустимым.
Типового бланка рассматриваемого документа законодательно не утверждено. И компания может разработать его в свободной форме. Однако расчетный лист в обязательном порядке должен включать следующий перечень сведений:
- сумму зарплаты в разрезе ее структурных элементов;
- расшифровку прочих сумм, выплачиваемых сотруднику и не связанных с оплатой труда;
- сумму и причину удержаний из зарплаты;
- итоговую сумму заработка к выдаче.
Законодательно не установлена обязанность ставить на расчетных листках какие-либо подписи или печати. Однако, если компания решит установить у себя подобный порядок их оформления, это не противоречит действующим правовым нормам.
За сколько времени до увольнения нужно оформить записку
Законодательство не регламентирует период времени, в течение которого должна оформляться записка-расчет. Нормы актов закрепляют только обязанность выплатить все причитающиеся при увольнении деньги работнику либо в окончательный день работы, либо, если происходит перечисление зарплаты на карточку, то на следующий день.
Крайний срок ее формирования — это завершающий рабочий день увольняющегося. Если работник расторгает договор по собственной инициативе, то по общим правилам он подает заявление за две недели до этой даты.
Поэтому издать приказ об увольнении и составить записку расчет можно с момента получения заявления на увольнение. Однако, нужно помнить также о праве работника отозвать заявление до окончания срока предупреждения. Поэтому распоряжение об увольнении и записку возможно придется аннулировать.
Вам будет интересно:
Приказ о назначении ответственного лица за пожарную безопасность: обязателен ли, как оформить в 2020 году
Кадровый специалист должен проанализировать сложившуюся обстановку и самостоятельно выбрать период за сколько дней до прекращения действия трудовых отношений ему заполнить записку-расчет.
Записка-расчет – это документ, на основании которого бухгалтерский отдел осуществляет окончательный расчет по заработной плате увольняющегося сотрудника. Выписка заполняется каждый раз вне зависимости от того, по какой причине увольняется сотрудник.
Для отображения полноценного расчета используется стандартная и утвержденная форма Т-61, где отчетность представляется в полноценном виде.
В представленном вопросе используются следующие законодательные нормативы:
| глава 13 ТК РФ | оговаривает основания для расторжения трудового договора |
| глава 27 ТК РФ | зафиксированы все гарантии от руководства в случае расторжения договора |
| статья 1 главы 27 ТК РФ | указывает на возможность получить расчет не только в виде заработной платы |
| статья 178 главы 27 ТК РФ | содержит определение «выходного пособия» и основания, по которым каждый сотрудник имеет право получать выплаты при увольнении |
На основании представленного законодательства сотрудники могут рассчитывать на обеспечение выплат от руководство предприятия, что в полной мере отображается в записке-расчет.
Записка-расчет при увольнении (форма Т-61): образец
Эта сторона заполняется бухгалтером-расчетчиком. Сначала данные вносятся в раздел «Расчет оплаты отпуска».
Левая таблица заполняется построчно данными о зарплате за 12 предыдущих месяцев. В графе 1 и 2 указываются год и месяц расчета, а в графе 3 — начисления, которые соответствуют данному месяцу и году и принимают участие в определении среднего заработка. Затем подводится итог.
Записка-расчет, составляемая при увольнении наемного работника, заполняется его работодателем на основании следующих источников:
- Трудовой договор, ранее заключенный с уходящим работником.
- Расчетно-платежные документы, которые содержат сведения о зарплате, различных надбавках, премиях, других поощрительных выплатах.