Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы сдают в архив при ликвидации и банкротстве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Какие кадровые документы необходимо подготовить для сдачи в архив?
Небольшие коммерческие организации при ликвидации (банкротстве) сдают на хранение только такие документы по личному составу, которые в дальнейшем необходимы для выдачи справок социально-правового характера, это:
- приказы (распоряжения) по личному составу;
- личные карточки (форма № Т-2);
- личные дела уволенных работников;
- трудовые договоры (контракты), соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
- лицевые счета работников или расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы;
- акты о несчастных случаях, связанных с производством;
- документы, подтверждающие право на льготы в организациях с вредными и опасными условиями труда (табели и наряды…
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.
Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.
Основными функциями ЭК являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:
- подшивка или переплет дела;
- нумерация листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Как составить номенклатуру дел
Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Так что же такое номенклатура дел? Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку.
Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.
Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
Заметьте: в целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.
В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.
Какие документы остаются после ликвидации?
Конкретного перечня документов, которые должны остаться после того, как предприятие завершит свою деятельность, нет. Есть лишь требование закона о том, что отчетные бланки и первичная документация должны храниться в течение соответствующего времени.
Даже если организация уже не действует, впоследствии часть документации может быть запрошена в судебном порядке из места хранения. Например, информация о том, что гражданин работал именно в этом месте. Так как личные дела сотрудников будут храниться в архиве, сведения из них выдаются по запросу.
Какие еще могут быть документы:
- личная переписка;
- договоры с контрагентами;
- кадровые документы сотрудников;
- учредительные документы;
- бухгалтерские бумаги и т. д.
На практике не редки случаи, когда финансовым управляющим государственные и иные лица отказывают в представлении информации по полученным запросам, или простооставляют их без ответа.
Причины непредставления сведений могут быть различными, например по причине того, что запрошенные сведения относятся к налоналоговой или иной тайне, связанной с личностью должника.
При не представлении ответа на запросы или в отказе в представлении информации финансовый управляющий вправе истребовать их в судебном порядке.
Образец такого заявления приведен ниже.
Арбитражный суд Свердловской области
Должник: Воронова Вероника Владимировна,
г. Екатеринбург, пер. Искристый, 32
Финансовый управляющий:
Иванов Сергей Петрович
Дело № А60-368134/2021
ХОДАТАЙСТВО
об истребовании доказательств по делу о несостоятельности (банкротстве)
В производстве Арбитражного суда Свердловской области находится дело № А60-368134/2021 о несостоятельности (банкротстве) Вороновой Вероникм Владимировны.
Решением Арбитражного суда Свердловской области А60-368134/2021 от 30.09.2021г в отношении Вороновой Вероники Владимировны, 22.08.1973 года рождения, уроженки г Свердловска, адрес г. Екатеринбург, пер. Искристый, 32, ИНН 665005372000, СНИЛС 017-735-888 74 (далее – должник), введена процедура реализации имущества.
Финансовым управляющий утвержден Иванов Сергей Петрович (ИНН 667543082001, СНИЛС 026-560-234 66 ).
В соответствии с п. 1 ст. 20.3 Закона о банкротстве, в соответствии с которым, арбитражный управляющий в деле о банкротстве имеет право запрашивать необходимые сведения о должнике, о лицах, входящих в состав органов управления должника, о контролирующих лицах, о принадлежащем им имуществе (в том числе имущественных правах), о контрагентах и об обязательствах должника у физических лиц, юридических лиц, государственных органов, органов управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации и органов местного самоуправления, включая сведения, составляющие служебную, коммерческую и банковскую тайну.
Физические лица, юридические лица, государственные органы, органы управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации и органы местного самоуправления представляют запрошенные арбитражным управляющим сведения в течение семи дней со дня получения запроса без взимания платы.
В рамках дела о банкротстве установлено, что должник состоит в браке с Вороновым Сергеем Петровичем. Брак зарегистрирован 07.05.2011 г. За период брака соглашения о разделе общего имущества супругов, а также брачные договоры не заключались, судебные акты о разделе общего имущества супругов не выносились.
В соответствии с п. 7 ст. 213.26. ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» имущество гражданина, принадлежащее ему на праве общей собственности с супругом (бывшим супругом), подлежит реализации в деле о банкротстве гражданина по общим правилам, предусмотренным настоящей статьей.
В таких случаях супруг (бывший супруг) вправе участвовать в деле о банкротстве гражданина при решении вопросов, связанных с реализацией общего имущества.
В конкурсную массу включается часть средств от реализации общего имущества супругов (бывших супругов), соответствующая доле гражданина в таком имуществе, остальная часть этих средств выплачивается супругу (бывшему супругу).
Если при этом у супругов имеются общие обязательства (в том числе при наличии солидарных обязательств либо предоставлении одним супругом за другого поручительства или залога), причитающаяся супругу (бывшему супругу) часть выручки выплачивается после выплаты за счет денег супруга (бывшего супруга) по этим общим обязательствам.
С целью выявления имущества у должника и его супруга в виде зарегистрироованного оружия 18.03.2022 в адрес Управления Федеральной службы Войск Национальной Гвардии Российской Федерации был направлен соответствующий запрос.
Письмом от 28.03.2022 Управлением Федеральной службы Войск Национальной Гвардии Российской Федерации в предоставлении информации было отказано по причине того,что финансовый управляющий не относится к перечню строго поименованных лиц, которому соответствующие сведения могут быть предоставлены.
На основании изложенного, в соответствии с п. 1 ст. 20.3, п.9 ст. 213.9 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)», ст. 66 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, прошу суд:
Истребовать из Центра лицензионно-разрешительной работы Главного управления Федеральной службы войск национальной гвардии Российской Федерации сведения о выдаче гражданке Вороновой Веронике Владимировне,22.08.1973 года рождения, уроженки г Свердловска, адрес г. Екатеринбург, пер. Искристый, 32, ИНН 665005372000, СНИЛС 017-735-888 74 и Воронову Сергею Петровичу, 20.08.1971 года рождения, уроженца г Свердловска, адрес г. Екатеринбург, пер. Искристый, 32, ИНН 665005372001, СНИЛС 017-735-888 75 разрешения на ношение и хранение оружия, с указанием его характеристик.
Приложение:
1. Ответ на запрос из ГУ Росгвардии .
2. Копия свидетельства о заключении брака.
Законодательная база по использованию архивных документов
Архивные документы, будь это банальная выписка из протокола или первый экземпляр древнего фолианта, охраняются законом. За его нарушение можно понести ответственность, а незнание правил от нее не освобождает. Полезно уметь защитить и собственные права. Во избежание недоразумений следует ознакомиться с нормативно-правовыми актами, регламентирующими работу в архивах:
- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации ». Из главы второй вы узнаете, кому принадлежат документы, хранящиеся в российских архивах. Глава шестая регламентирует порядок доступа к ним.
- « Основные Правила работы архивов организаций », одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Они ознакомят с принципами работы архива в целом. Из пункта 8.2 можно почерпнуть сведения о том, какие сведения можно получить по запросу (без посещения архива), а из пункта 8.4 – как работает читальный зал.
- « Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации », утвержденные Приказом Росархива от 13.02.2002 №16. Особое внимание рекомендуется обратить на пункт 3.4. В нем рассказывается, за что архив может брать деньги, а за что – нет. Не стоит обделять вниманием и пункт 3.5, посвященный научно-методической работе.
- Положение об Архивном фонде Российской академии наук , утвержденное Постановлением Президиума РАН от 21.06.1994 № 125. Оно регулирует работу архивов, содержащих наиболее ценные файлы для научных исследований.
Наконец, вспомним статью 13.20 КоАП РФ . Ею предусмотрена ответственность за нарушение правил использования архивных документов.
При работе с другими компаниями и частными лицами Вы можете столкнуться со многими проблемами:
- Отсутствие достаточного опыта. Это приводит к ошибкам в обработке документов, а значит, к необходимости их переделки и возможным штрафам от контролирующих органов.
- Необходимость вывоза документов. Большинство подрядчиков работают у себя, а вывоз документов влечет риск их потери или повреждения, а также утечки информации.
- Неуверенность в сроках. Неопытные подрядчики не могут адекватно оценить объем и срывают сроки сдачи проекта, подставляя компанию под штрафы.
- Некачественные материалы. Подрядчики часто используют самые дешевые материалы, а значит, срок жизни документов будет коротким.
- Авансовые платежи. И даже если Вы будете недовольны результатом, то эти деньги будут утеряны.
Где хранятся документы ликвидированного предприятия?
1. При условии, что ликвидированное Общество подписало в свое время договор с архивным фондом, все бумаги для хранения передаются в этот архив.
2. Если такого договора не было, архив примет на хранение лишь то, что касается личного состава работников.
3. Место хранения документации определяется главой ликвидационной комиссии, то есть не подлежащие обязательной передаче в архив протоколы, ведомости, заявления можно передать по акту кому-то из участников Общества.
Все из бланков, чеков, накладных и прочего, не содержащих никакой ценной информации и срок хранения которых уже истек, по указанию ликвидатора может быть уничтожено посредством:
- шредирования;
- сжигания;
- выездного уничтожения.
Типовые управленческие документы
Типовые управленческие документы, которые образуются в процессе действия организаций, хранятся в соответствии с «Перечнем…», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380).
Например, доверенности, выданные сотрудникам или филиалам, представительствам организации, должны храниться 5 лет.
Столько же должны храниться таможенные декларации.
Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц должны храниться постоянно.
Перечень содержит 1003 позиции по типам документов и для каждого свой срок хранения.
Мне кажется, сотрудник, отвечающий за делопроизводство в компании, а иногда это сам директор, должен хоть один раз в этот Перечень заглянуть.
Учет затрат на хранение документов и регистров
Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:
- оплату коммунальных услуг;
- ремонт помещения;
- арендные платежи, если здание арендуется организацией;
- заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.
Проводки:
- Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
- Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
- Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
- Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
- Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
- Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.
Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:
- Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
- Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.
Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:
- Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
- Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
- Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.
Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).
В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.
Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.
Сдача документов в архив при ликвидации предприятия
Договор с архивным фондом Собственник, который передает документацию на хранение в архивные органы, сохраняет за собой право собственности на эти документы. Если работники архива нарушают правила хранения документации, он может добиться возврата важных бумаг себе на руки через суд. С целью реализации прав всех участников, между собственником документов и архивом составляется соответствующий договор.
Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации 1. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда; 4. Личные карточки формы Т-2 в том числе временных работников ; 5. Личные дела уволенных заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.
Куда передавать архивные документы
Схема передачи документов при ликвидации компании выглядит просто. Если есть компания, являющаяся ее правопреемником, то документы должны быть переданы в ее добрые руки (см. п. 9.7 Основных правил работы архивов организаций). Если такой компании нет, то аналогичный порядок применяется в отношении вышестоящей организации, которая по закону получит все ваше бумажное наследство. Если нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, документы передаются «на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив» (см. п. 9.7.2 там же). К сожалению, о таких центрах знают не многие, да и созданы они лишь в некоторых регионах страны. К примеру, на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 г. № 81 «О создании архивов административных округов» в столице действуют архивные центры, на которые возложены функции по хранению архивных документов московских организаций. Если в вашем субъекте такие центры пока не появились (что наиболее вероятно), вам придется обратиться в государственный или муниципальный архив.
В отличие от документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, которые после ликвидации в обязательном порядке должны храниться в госархиве, в хранении документов временного срока хранения государство вам вправе отказать (если, например, в архиве на момент обращения не оказалось свободных площадей). В этом случае необходимо воспользоваться услугами профессиональной архивной компании, с которой, как показывает практика, при передаче документов на хранение возникает меньше проблем.
Независимо от того, передаете ли вы документы в госархив или частную компанию, во время проведения этой процедуры вам потребуется заключить договор (см. выше п. 10 ст. 12 ФЗ № 125). Договорная основа подразумевает, что расходы по подготовке документов на архивное хранение полностью берет на себя ликвидируемая организация. Соответственно, в распорядительном документе ликвидационной комиссии должен быть предусмотрен пункт, касающийся расходов на хранение документов. Кроме того, в распорядительном документе ликвидационной комиссии важно прописать условие о последующем уничтожении документов организации по истечении временных сроков хранения, а также учесть связанные с этим расходы, которые впоследствии найдут отражение в вашем договоре с госархивом или архивной компанией. Таким образом, организация еще до фактической передачи документов ликвидационной комиссии, к которой переходят все полномочия по управлению делами, должна решить, что делать с документами компании (см. п. 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ). Естественно, что передача документов ликвидируемой организации в руки ликвидационной комиссии должна быть закреплена соответствующим передаточным актом.
Внимание! Если ваша организация является источником государственного комплектования государственных и муниципальных архивов, то новый договор на хранение документов постоянного хранения и документов по личному составу заключать не требуется. Как правило, все коммерческие и общественные организации, а также унитарные предприятия (ГУП, ФГУП) не являются источниками комплектования госархивов, поэтому передача всех документов осуществляется на договорной основе. Для того чтобы выяснить, является ли ваша компания источником комплектования госархива (обычно это крупные ведомственные предприятия), нужно обратиться в соответствующий орган управления архивным делом.
Сдача документов в архив при ликвидации — Куда обращаться, чем руководствоваться, что передавать
В период своей ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов предприятию необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории своего субъекта Российской Федерации. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В настоящее время практически каждая администрация имеет свой сайт в сети Интернет, поиск соответствующей информации в которой значительно ускорит получение необходимых сведений.
К первоначальной беседе с архивистами вам необходимо подготовиться:
— установить крайние даты документов, образующих архивный фонд вашего предприятия и
— подсчитать количество дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу).
Приступая к передаче в государственный архив документов по личному составу, необходимо учитывать требования соответствующего государственного архива, в который они будут передаваться. В Основных правилах говорится, что они обязательны для всех негосударственных организаций. Но при наличии у конкретного архива своих особых требований, которые, как правило, всегда обусловлены весомыми причинами, следует относиться к ним с уважением и принять их к сведению и исполнению.
К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки сотрудников и т.п.) и бухгалтерии (лицевые счета по заработной плате). При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, мы руководствуемся пп. 8.1 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Вот примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать на предприятии:
— приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);
— должностные инструкции;
— личные дела уволенных сотрудников;
— трудовые договоры;
— личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (ф. Т-2);
— характеристики работников;
— документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);
— протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
— списки работников;
— указатели к приказам по личному составу;
— книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;
— книги (журналы, карточки) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;
— книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
— невостребованные личные документы (трудовые книжки/трудовые списки, дипломы, аттестаты, свидетельства и т.п.);
— лицевые счета по заработной плате сотрудников (либо при отсутствии таковых — документы, их заменяющие: расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки);
— акты о несчастных случаях.
По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные (подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.п.).