Как оформить поездку директора в командировку на собственном автомобиле?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить поездку директора в командировку на собственном автомобиле?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Законодательная основа

2. Соглашение с работником

3. Оформление направления работника в командировку на личном автомобиле

4. Начисление страховых взносов на сумму компенсации

5. Личный автомобиль: налог на прибыль

6. Аренда имущества у работника для использования в служебных целях

7. Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

8. Бухгалтерский учет и проводки

9. Комплект документов: все как обычно

10. Порядок возмещения командировочных расходов

11. В командировку на автомобиле: документы для оформления, налоги и взносы с выплат

12. Командировка на личном транспорте

Расходы на такси в командировке в 2023 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст. 168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем. При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Законодательная основа

Внимание! В главе 24 Трудового кодекса уделено внимание вопросам, касающимся служебных командировок, дано определение, что следует понимать под данным выражением, а также установлены:

определенные гарантии, которые предоставляются работнику, когда работодатель отправляет его в командировку;
порядок обеспечения работника средствами в период нахождения в командировке, в каком порядке возмещаются те или иные расходы, которые понесены во время служебного выезда.

Следует иметь в виду, что трудовое законодательство устанавливает общие нормы, которые должны соблюдаться при служебных командировках. Боле детально особенности служебных командировок работников в другую местность для выполнения производственных заданий, предусмотрены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено постановлением Правительства № 749 от 29 июля 08 года.

Однако некоторые положения данного нормативного документа были серьезно изменены правительственными постановлениями:

№ 1595 от 29 декабря 2014 года «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»;
№ 771 от 29 тюля 2015 года «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки…».

Соглашение с работником

Возмещение финансовых затрат за использование собственного транспорта регламентировано российским Трудовым кодексом. Приказ на командировку на автомобиле оформляется за несколько дней до отъезда. В нем прописывается сумма компенсации, а также указывается следующая информация:

технические характеристики авто, включая модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, VIN, номер государственной регистрации;
ПТС;
статьи сопутствующих расходов – топливо, масло, текущий ремонт;
условия возврата потраченных средств – по действующим нормативам или по фактическому расходу;
дата выплаты положенных работнику денег;
чеки, квитанции, подтверждающие расходы сотрудника.

Оформление направления работника в командировку на личном автомобиле

В российском законодательстве нет ограничений по типам, классам, моделям транспорта, который может использоваться для решения производственных задач. Но требует документального подтверждения использования его в целях работодателя. Компания компенсирует расходы на топливо, оплачивает амортизацию.

Порядок возмещение расходов регламентируется дополнительным соглашением, которое прилагается к трудовому договору. В этом документе определяется:

порядок эксплуатации личного автомобиля работника;
размер компенсации, включая амортизацию;
порядок возмещения расходов.

Работодатель, отправляя сотрудника в служебную командировку на его личном автомобиле, должен убедиться, что на транспортное средство оформлен страховой полис ОСАГО. Это позволит покрыть расходы на ремонт автомобиля, если водитель не признан виновником дорожно-транспортного происшествия.

Кроме того, возможность денежной компенсации за ДТП, которое произошло не по вине откомандированного сотрудника, должна быть предусмотрена условиями индивидуального трудового договора.

При отсутствии таких условий необходимо составить дополнительное соглашение между работником и работодателем, в котором предусмотреть возможность полной или частичной компенсации за ущерб, причиненный работнику повреждением транспортного средства в результате ДТП, если указанные расходы не покрываются страховым возмещением.

Начисление страховых взносов на сумму компенсации

В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию[5], в частности, в рамках трудовых отношений.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, приведен в ст. 422 НК РФ.

Компенсация за использование личного автомобиля, выплаченная командированному работнику в размере, определенном в соглашении с ним, не подлежит обложению страховыми взносами в силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125‑ФЗ[6]. Аналогичную позицию по данному вопросу занимает Минфин (см., например, Письмо от 23.10.2017 № 03‑15‑06/69146[7]).

При этом, если транспортное средство не является личным имуществом работника (не находится у работника в собственности), сумма компенсации за его использование в служебных целях облагается страховыми взносами на общих основаниях (Письмо Минфина России № 03‑04‑06/94831).

Личный автомобиль: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (письмо ФНС России от 21 мая 2010 г. № ШС-37-3/2199). Эти нормы предназначены и для расчета единого налога при упрощенке с разницы между доходами и расходами. При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя амортизацию автомобиля, а также возмещение затрат на текущий ремонт, техобслуживание и приобретение ГСМ (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

Поэтому никакие дополнительные выплаты сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положены (письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140 и МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

Совет: на период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личного автомобиля. На всю сумму арендной платы, а при наличии оправдательных документов и на все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 1 ст. 253, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если организация не заключит договор аренды, то для обоснования возмещения расходов по использованию личного автомобиля во время командировки она может воспользоваться следующими аргументами.

В статье 188 Трудового кодекса РФ речь идет о двух выплатах в пользу сотрудника. Первая – это компенсация за износ личного автомобиля, а вторая – возмещение расходов, связанных с его использованием (приобретение ГСМ, техобслуживание и т. п.). В письме Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72 эти выплаты тоже рассматриваются обособленно.

Аренда имущества у работника для использования в служебных целях

Действующее законодательство позволяет заключать договор аренды в отношении любого личного имущества сотрудников фирмы — пункт об аренде имущества в трудовом договоре или отдельное соглашение позволяет предприятию пользоваться в служебных целях машиной, грузовиком, ноутбуком, копировальным аппаратом и любой другой вещью, имеющейся во владении у нанятого подчиненного. Директор также является служащим предприятия, поэтому его автомобиль подчиняется тем же требованиям, что имущество любого другого сотрудника.

Важно! Заключать слишком много договоров аренды личного имущества с сотрудниками не безопасно — налоговая инспекция может выдвинуть претензии, назначить внеплановые проверки и доначислить налог, если выяснится, что подобные соглашения заключались с целью ухода от страховых взносов. Лучше, чтобы все арендованное у работников имущество всегда находилось в нужном месте.

За то, что личное имущество используется в служебных целях, работник-владелец получается арендную плату. В связи с этим его ежемесячная зарплата начисляется двумя частями — непосредственно оплата труда и арендные платежи. Сумма, относящаяся к аренде того же автомобиля, не будет облагаться страховыми взносами, поскольку данная выплата, согласно положениям Налогового Кодекса, признается вознаграждением, связанным с передачей имущественных прав. Работодатель имеет законное право учитывать данные выплаты при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Важно! Именно потому, что арендная плата не облагается страховыми взносами, не следует делать так, чтобы данная сумма превышала зарплату сотрудника. Это вызовет подозрение контролирующих органов.

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368 (напомним, что до 2021 года действовал Приказ от 18.09.2008 № 152).

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Комплект документов: все как обычно

Работодатель, направляя сотрудника в командировку, обязан возместить ему расходы по проезду к месту командировки и обратно. Размер таких возмещаемых расходов организация вправе установить самостоятельно. Например, может ввести ограничения по компенсации стоимости проездных билетов (при авиаперелете — не выше экономкласса, при проезде на поезде — не выше купе и т. д.).

Порядок возмещения командировочных расходов

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

расходы на проезд;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи и сборы.

Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:

при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;
даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;
при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);
при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, то следует оформить путевой лист. Поэтому важно знать, как оформить этот документ в 2019 году. Несмотря на то, что при проверке расходов организации налоговыми службами путевой лист не требуется, с его помощью гораздо проще доказать использование личного транспорта.

Для составления путевого листа используется специальная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ. Но, как и в случае с другими бумагами, работодатель может использовать и свою форму путевого листа. Документ обязательно содержит:

название и номер;
срок действия;
сведения о собственнике авто;
сведения о ТС и водителе.

Еще одним подтверждающим документом является служебная записка. Предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны записок для того, чтобы их было удобнее заполнять. Неважно, на служебном автомобиле едет сотрудник или на личном авто, документ все равно нужно оформить. Всю необходимую информацию вносит сам работник.

Служебная записка содержит основные сведения:

название организации;
сведения о работнике;
место назначения;
длительность поездки;
информацию об автомобиле.

К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки. При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации. Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью.

В командировку на автомобиле: документы для оформления, налоги и взносы с выплат

В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.

cотрудника	работодателя
аренда	компенсация за использование
Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ)	•	—	—
Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410)	•	—	—
Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421)	•*	—	—
Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ)	—	•	—
Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение)	•	•	•
Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения)	•	•	•
Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения)	•	•	•
Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14)	•	•	•

Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Для компенсаций затрат на ГСМ, ремонт, амортизацию автомобиля необходимо, чтобы командировка на личном автомобиле была согласована с работодателем.

Возможность отправляться в компенсируемую работодателем поездку на личном авто может быть указана в трудовом договоре или отдельном соглашении.

Организации вправе принимать , регулирующие порядок компенсации сотрудникам расходов на поездку с использованием личного транспорта персонала. Соответствующие нормы также могут быть предусмотрены в коллективном договоре.

Работник должен сохранять квитанции и чеки за потраченные ГСМ, ремонт автомобиля. Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты.

Командировка на личном транспорте

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников. Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.