Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое расходная накладная и как она составляется». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оборот ТМЦ в процессе их передвижения и реализации заверяется документально. Именно для этого используется такой товаросопроводительный документ (наряду с прочими). Для продавца он отражает расходные операции, а для покупателя — приходные.
Кто должен оформлять документ
Составлением занимается уполномоченное лицо. Зачастую это сотрудник бухгалтерии. Как именно будет именоваться должность не столь важно. Главное, чтобы человек имел знания и полномочия в рамках своей деятельности на это. Также эти обязанности делегируются работникам склада (кладовщики и менеджеры), завхозам и пр. Со всеми такими сотрудниками у работодателя должны иметься подписанные соглашения об ответственности, доверенности. То есть это материально ответственная кадровая единица. При использовании некорректной РН стоимостные обозначения указанных в ней ТМЦ исключаются из перечня валовых расходов при проверке государственными органами. Это приводит к назначению лишних штрафных санкций и налогообложению.
Заниматься этим может и непосредственно руководитель. Тогда ему не потребуется оформление дополнительных соглашений и договоренностей со своими подчиненными.
Российские законы регламентируют документооборот таких «расходников» в общих чертах. На заметку можно взять письмо Комитета по торговле №1-794/32-5 от 96 г. Здесь в п. 2.1.2 говорится о передвижении товаров от продавцов к покупателям, что сопровождается соответствующей документацией. В п. 2.1.9 утверждается, что обсуждаемая РН востребована и для самого приобретателя при возвращении выкупленного из-за его несоответствия заявленным характеристикам, количеству или качеству. В п. 2.2.4 определяется потребность в ней при выдаче продукции работникам того же предприятия.
Правила формулирования первичных документов регулирует Госкомстат. Но с 2013 года по ФЗ №402 (обновившем закон №129 «О бухучете») применение типовых формуляров стало рекомендацией. То есть хозяйственные субъекты могут разработать собственные образчики. Но их следует утвердить внутриорганизационно. Многим компаниям проще использовать придуманные ранее на государственном уровне бланки ТОРГ-12 и ТОРГ-14.
То есть законодательная база устанавливает 3 основных типа обсуждаемых «расходников»:
- документация для оформления передачи товара от поставщика к потребителю либо при возникновении претензий;
- для подтверждения перехода ТМЦ в распоряжение клиента, наделяемого при этом правом их последующей перепродажи;
- для отражения процесса выдачи со склада ценностей в рамках предприятия и для продолжения его стабильной работы.
Разница форм расходной и товарной накладной
Оформление товарной документации происходит до отправки заказа покупателем, но оформляется на месте. Это позволяет зарезервировать ТМЦ до приезда такого приобретателя, так как ТН подтверждает факт поставки заказанной продукции. Здесь прописывается: название (вид) товара, его цена, количество и обобщенная стоимость, реквизиты обеих сторон, наименование должностей и подписи причастных лиц, печати предприятий. Оформление также происходит в двух экземплярах.
Общим признаком рассматриваемых документов выступает то, что они сопровождают передвижение имущества от одного пункта до другого. Они являются частью бухгалтерского учета, но при этом далеко не идентичны. РН отличается тем, что может эксплуатироваться для внутреннего перемещения ценностей (между работниками и структурными подразделениями). А упомянутая здесь «альтернатива» применима исключительно при реализации ТМЦ сторонним приобретателям.
Мы рассмотрели, что такое расходная накладная и для чего она нужна. Главный вывод заключается в том, что документ крайне удобен для использования в различных ситуациях, чем подтверждает свою универсальность. Разрешается применять для формирования документации стандартизированные формуляры или придумывать собственные. Но они должны соответствовать правилам делового документооборота и в целях защиты интересов обеих сторон обязательно содержать некоторые информационные разделы.
Образец заполнения накладной на расход
Выше речь шла о том, как зафиксировать факты передачи ТМЦ контрагенту (например, покупателю). Но РН заполняют и при внутрифирменных перемещениях. В этом случае можно использовать более простой вариант.
Его обязательные реквизиты:
- Номер и дата составления.
- Сведения об отправителе и получателе груза.
- Основание для передачи ценностей. Например, это может быть распоряжение начальника цеха об отпуске материалов в производство.
- Табличка со сведениями о ТМЦ. Обязательно указывают единицы измерения и количество. Данные о цене вносят при необходимости.
- Итоговые сведения об отгрузках.
- Подписи ответственных лиц.
Как правильно заполнить накладную
Обычная накладная может использоваться при получении товаров непосредственно со склада поставщика. Такая накладная сразу же выдаётся покупателю поставщиком и составляется на основе сведений из счета, счета-фактуры или накладной М-2.
Бланк обычной накладной состоит из следующих полей:
- номер и дата составления накладной;
- наименование грузоотправителя и грузополучателя;
- документ, на основании которого осуществляется отпуск товара (например, договор);
- наименования товаров, их единицы измерения, количество, цена и общая сумма;
- должность, подпись и ФИО лица, разрешающего отпуск;
- должность, подпись и ФИО лица, которое непосредственно отпускает товар;
- должность, подпись и ФИО лица, получающего товар;
- печати поставщика и покупателя.
Обратите внимание! Накладная составляется в двух экземплярах. Первый остаётся у поставщика, второй передаётся покупателю.
В российском законодательстве торговая деятельность, касающаяся приобретения и продажи товаров для использования их в предпринимательской деятельности, определяется как оптовая торговля.
Таковая базируется на переходе прав собственности на товарные ценности от продавца к покупателю, что рассматривается как реализация товара с точки зрения налогообложения.
Указания по употреблению этих форм определяют, что для учитывания торговых операций, при каких выполняется передача прав собственности на товар, используется товарная накладная по .
На основании таковой продавец списывает товар, а покупатель – принимает его к учету. То есть форма является одновременно и расходной, и приходной накладной.
Но организация вправе использовать и самостоятельно созданную форму расходной накладной при присутствии в оной обязательных реквизитов.
Для чего нужна товарная накладная ТОРГ-12
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Покупатель отражает приему ТМЦ на склад на основании товарной накладной ТОРГ-12. Еще одно важное назначение документа — он входит в перечень отчетностей, проверяемых государственными органами. Часто контролеров интересует не только сам документ, но и приложения к нему: паспорта и сертификаты продукции, справки и так далее.
В стандартном случае ТОРГ-12 подтверждает поставку товара от оптовика (поставщики товара) к розничному продавцу — магазину или предприятию сферы услуг. Но есть и другие случаи: отпуск ТМЦ физлицу, перемещение между юрлицами и так далее.
Как факт перемещения запасов фиксируется в документах учета?
Накладная на отпуск материалов фиксируется в журнале учета складских документов у отпускающей и принимающей сторон. По окончанию отчетного периода (неделя, декада, месяц) материально-ответственное лицо передает по реестру в бухгалтерию первичные документы.
Бухгалтер на основании той хозяйственной операции, которая была оформлена накладной на отпуск материалов на сторону, делает проводки и отражает ее в бухгалтерском учете.
Если была оформлена передача на ответственное хранение, то принимающая организация отражает их на забалансовом счете 002 «Материалы, принятые на ответственное хранение».
Организация-отправитель не списывает со своего баланса ТМЦ, и отражает их движение только на субсчетах аналитического учета счета 10 «Материалы».
Аналогично будет отражать материальные ценности отправитель и при передаче давальческого сырья, а вот организация, осуществляющая переработку, фиксирует их на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку».
При передаче материальных ценностей между территориально удаленными структурными подразделениями одной организации, бухгалтерские проводки будут зависеть от назначения перемещения.
- Если это перемещение между складами, то проводки будут только между различными субсчетами счета 10 «Материалы».
- При передаче материалов в производство, они списываются с кредита счета 10 в дебет счета 20 «Основное производство».
Отгрузка товара по себестоимости
Внутренние перемещения товаров (например, отпуск товаров с центрального склада на склады подразделений) осуществляется по цене продажи, равной себестоимости за единицу.
В открытом периоде первичные документы могут корректироваться задним числом, при этом выполняется пересчет себестоимостей по всем ранее проведенным расходным операциям этого периода. Если отгрузка оформляется как внутреннее перемещение, то пересчет задним числом может привести к тому, что цена отгрузки не будет равна списываемой себестоимости. В этом случае необходимо в каждой расходной накладной пересчитать цену отгрузки, установив ее равной вновь обновленной себестоимости.
Для этого:
- Создайте и заполните или откройте расходную накладную.
- Выполните расчет суммы отгрузки по себестоимости, выбрав Действия → Отгрузить по себестоимости. Будут автоматически установлены параметры пересчета по наценке (наценка=0, НДС=0), а также галочка Перепроводить с пересчетом цены отгрузки.
- Сохраните документ, будет пересчитана цена отгрузки.
Можно пересчитать цены отгрузки сразу в нескольких расходных накладных, отгруженных по себестоимости. Для этого выберите их из списка при нажатой клавише Shift или Ct rl и пункт контекстного меню Провести.
Отгрузка товара по себестоимости
Внутренние перемещения товаров (например, отпуск товаров с центрального склада на склады подразделений) осуществляется по цене продажи, равной себестоимости за единицу.
В открытом периоде первичные документы могут корректироваться задним числом, при этом выполняется пересчет себестоимостей по всем ранее проведенным расходным операциям этого периода. Если отгрузка оформляется как внутреннее перемещение, то пересчет задним числом может привести к тому, что цена отгрузки не будет равна списываемой себестоимости. В этом случае необходимо в каждой расходной накладной пересчитать цену отгрузки, установив ее равной вновь обновленной себестоимости.
Накладная как первичный документ
В зависимости от того, какое имущество передается и в рамках какого договора, образец накладной может быть оформлен по типовой форме, как, например, товарная накладная по форме № ТОРГ-12, или на произвольном бланке, разработанном фирмой или предпринимателей самостоятельно и согласованном с контрагентом, как, например, расходная накладная.
На сегодняшний день типовые бланки «первички» по передаче имущественных ценностей не обязательны для фирм и предпринимателей. Экономические субъекты вправе сами разрабатывать формы документов для фиксации подобных операций.
Самостоятельно созданные бланки должны быть утверждены приказом руководителя и иметь все обязательные реквизиты «первички».
О том, какие данные неизменно должны присутствовать в любом первичном документе, говорится в Законе федерального уровня от 06.12.11 г. № 402-ФЗ. К обязательным сведениям в «первичке» относятся:
-
название бланка – например, «расходная накладная»;
-
дата оформления первичного документа;
-
название фирмы или фамилия и инициалы предпринимателя, составивших документ;
-
смысл экономической операции, по которой оформлен документ;
-
количественный или натуральный показатель, описывающий операцию;
-
должность и подпись с расшифровкой лица, ответственного за совершение операции и заполнившего бланк.
Правила оформления расходной накладной
Кратко рассмотрим обязательные реквизиты расходной накладной. Рекомендуем скачать и открыть бланк для большей наглядности.
В верхней части накладной, в шапке, указываются покупатель и продавец с их реквизитами, а также договор между ними (номер и название). Тут могут отражаться и другие данные, предусмотренные договоренностями.
В средней табличной части этого бланка отображается перечень товарных и материальных ценностей или услуг, приобретаемых контрагентом (покупателем), но обычно товары и услуги формируются разными расходными накладными.
При этом помним, что обязательным к отображению в документе являются:
- наименование товара либо услуг;
- количественные показатели товаров;
- цена товаров;
- суммы по каждому виду товара.
В расходных накладных возможно отображение и дополнительной сопроводительной информации: серия партии, артикул, внутренний код и пр.
Нижняя часть расходной накладной содержит следующую информацию:
- итоговую сумму;
- подписи ответственных лиц (продавца, покупателя, с указанием их должностей – директор, менеджер или другие);
- место, отведенное для печати;
- дата совершения операции.
Если же товар отпускается по доверенности, то требуется указать номер и дату доверенности.
Пример товарной накладной ТОРГ-12 в электронном варианте
Законодательство разрешает использовать электронную форму товарной накладной (ч. 5 ст. 9 федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Её заполнение ничем не отличается от заполнения бумажного бланка. Формы XML-файлов электронных документов утверждены Приказами ФНС России 21.03.2012 NMB-7-6/172@ и MMB-7-6/36@ от 30.01.2012.
В налоговые органы такие накладные тоже подаются в электронном виде.
Заверяются электронные формы накладных электронной подписью.
Для ее использования необходимо получить свидетельство и разрешение, подтверждающее право уполномоченного лица делать электронные подписи.
На электронном экземпляре ТОРГ-12 достаточно по одной подписи со стороны поставщика и со стороны покупателя. Однако ФИО и должности ответственных лиц тоже указываются.
Электронные документы отправляются через интернет. Водителю, везущему груз, выдаётся товарно-транспортная накладная по форме 1-Т , в которой перечислен весь товар и его характеристики.
Если товар везет организация-посредник, то в электронном бланке ТОРГ-12 номер и дату ТТН ставит продавец, а данные доверенности на перевозку груза и графу «Груз получил» заполняет покупатель, заверяя их уже своей электронной подписью.
Архив электронных документов должен находиться на отдельно отведенном компьютере (например, в бухгалтерии) или на специальном сервере компании.
Кем и как изготавливается расходная накладная
Расходная накладная изготавливается материально ответственным лицом, который непосредственно отпускает товар, в двух экземплярах для обоих представителей — и для продавца, и для покупателя (сдающего и принимающего).
Обычно бланк расходной накладной является типичным и особенных изменений не претерпевает. А интернет предоставляет возможность бесплатно скачать образец Excel-евского бланка расходных накладных либо других стандартных форм, например:
- счета,
- счета-фактуры,
- приходно-расходные кассовые ордера,
- акты,
- накладные и другие.
Каждый из этих документов можно настраивать по своим требованиям и дополнять по необходимости. Все это несложно. и при необходимости всегда можно скачать в Интернете заполненный образец бланка.
Расходная накладная — бухгалтерский документ, предназначенный для перемещения материальных ценностей как внутри компании, так и за ее пределы. Документ является первичным, поскольку с его помощью фиксируется факт совершения определенной хозяйственной операции и на его основе составляется соответствующая корреспонденция.
Бланк расходной накладной оформляется для разнесения операции по счетам бухгалтерии, а потому является аналитическим регистром учета. На его основании сведения поступают в синтетические регистры учета, где собирается информация по одинаковым документам.
Расходная накладная имеет четыре унифицированных формы, и применяется в зависимости от направления использования:
- товарная накладная для передачи ТМЦ другой организации (форма ТОРГ-12 );
⇒ Скачать форму ТОРГ-12 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы ТОРГ-12 - накладная на внутреннее перемещение для отпуска ТМЦ в собственное пользование в организации (форма ТОРГ-13 );
⇒ Скачать форму ТОРГ-13 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы ТОРГ-13 - расходно-приходная накладная для передачи товаров под последующую реализацию (форма ТОРГ-14 );
⇒ Скачать форму ТОРГ-14 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы ТОРГ-14 - накладная (форма М-15 ) предназначена изначально для перемещения ТМЦ внутри организации (при передаче ТМЦ своему подразделению, находящемуся на удалённой территории), или сторонней организации при не торговых операциях (возврат брака, передача сырья и т.п.). Но в соответствии с налоговым кодексом, где не определена форма накладной, которую следует применять при торговых операциях, форму М-15 можно применять при перемещении ТМЦ с целью продажи. При этом передача может быть простым перемещением по какому-либо основанию (договору, соглашению) или же в целях продажи ценностей.
⇒ Скачать форму М-15 (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения формы М-15
Унифицированные формы бланков расходных накладных носят рекомендуемый характер — организация может на основании унифицированной формы разработать свой собственный документ. Он обязательно должен утверждаться локальной документацией предприятия и содержать все необходимые реквизиты.
-
Поэтому популярна не унифицированная форма накладной, в которой отражаются грузоотправитель и грузополучатель, перечень передаваемых ценностей, основание для их передачи, а также доверенность, предъявленная при получении. В накладной обязательно указывается, кто разрешил отпуск и на какую сумму передано ТМЦ.
Унифицированные стандартные образцы бланков расходных накладных приняты Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132. Кроме этого, специальное Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 г. № 20 свидетельствует о том, что организация имеет право вносить в бланкинеобходимые дополнения или реквизиты. При этом в унифицированных формах нельзя изменять или убирать реквизиты, установленные законодательством. Если вносятся изменения в бланк расходной накладной , они должны быть отражены в организационно-распорядительной документации компании.
⇒ Скачать бланк расходной накладной (word, excel, pdf)
⇒ Образец заполнения расходной накладной
Заполнять расходную накладную необходимо в двух экземплярах: первый из них остается у оформителя, второй передается тому, кто забирает товарно-материальные ценности. При этом отпускать ТМЦ имеет право только материально-ответственное лицо, установленное приказом руководителя. Подписывать и проставлять печати организации необходимо с обеих сторон операции — и кто передает ТМЦ, и кто их получает.
Согласно ст.120 НК РФ при отсутствии в организации первичных документов в одном налоговом периоде налоговики имеют право оштрафовать компанию на сумму 10 тыс. руб.; при повторном нарушении — 30 тыс. руб. Если нарушение повлекло за собой уменьшение суммы налога к уплате, штраф составит 20% от неуплаченного налога (не меньше 40 тыс. руб.).
Накладная может быть разработана самостоятельно, но в ней должны быть обязательные основные реквизиты, указанные в ч.2 ст.9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. Их пропуск налоговики могут также расценивать как грубейшее нарушение норм и правил осуществления бухгалтерского учета, а потому имеют право взыскивать штраф и пени.
Для чего используют бланк расходной накладной
Любое перемещение продукции, товаров и материалов должно быть зафиксировано в специальной сопроводительной документации. Одним из таких документов является расходная накладная. Она подтверждает отпуск товара, а также служит основанием для проведения различных бухгалтерских операций (в первую очередь, списания товарно-материальных ценностей со склада).
Таким образом, приоритетное значение документа заключается в учете движения продукции внутри самой организации.
Расходная накладная может использоваться также при возврате товара поставщику, например, в тех случаях, когда в ходе реализации или уже после покупки в изделии был обнаружен дефект, поломка или брак, а также тогда, когда выяснилось, что продукция поставлена не в нужной комплектации или имеет низкое качество.
Товарная накладная оформляется материально ответственным лицом непосредственно при передаче продукции покупателю. Документ должен быть заполнен как минимум в двух экземплярах — для продавца и клиента. Унифицированной формы накладной не существует: каждая организация или индивидуальный предприниматель может разработать свой шаблон или воспользоваться найденными в Интернете.
При заполнении бланка накладной на товар следует привести полные официальные наименования поставщика и получателя, в основной таблице — название и количество каждого вида продукции, а ниже — итоговую сумму с учётом НДС. Документ должен быть заверен подписями обеих сторон. Проставлять оттиски печати или штампа ИП или ООО не обязательно, но желательно: так будет проще оперировать накладной при необходимости подачи искового заявления в суд.
Чтобы оформить отпуск товаров от поставщиков, составляется расходная накладная . Оформляет документ материально ответственное лицо: продавец, менеджер, кладовщик и т.д. Бесплатно скачать бланк расходной накладной в word или excel можно ниже.
Для внутреннего учета движения товаров и материалов можно использовать простой шаблон расходной накладной. Формат документа можете выбирать удобный для вас, например, excel.