Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «подпись и печать на документах правильное расположение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять.
Когда использование факсимиле предусмотрено законом
Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.
Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
На каких документах можно ставить факсимиле
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.
Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?
В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.
Как получить печать на документы по практике
Печать может понадобиться:
студентам, которые ценят собственное время и не планируют постоянно посещать предприятие;
- тем, кто уже пропустил почти всю практику;
- студентам, которые мечтают увеличить собственные каникулы за счет отказа от практики.
Чтобы получить печать на документы по практике, достаточно сделать только 2 действия:
- сообщить консультантам о желании получить печать и заполнить необходимые документы;
- забрать документы с уже готовой печатью о практике от дружественных компаний.
При выдаче свидетельства гражданину также выдают паспорт, в котором уже проставлена отметка о прекращении регистрации брака. Следует проконтролировать ее наличие в момент получения свидетельства на гербовой бумаге.
Отметка ставится на страницах, специально выделенных для указания семейного положения человека. Данные находятся на развороте страниц 14-15 общегражданского документа.
Отметку ставят и в случае развода по взаимному согласию через ЗАГС, и при судебном бракоразводном процессе.
Последовательность действий, как поставить печать о разводе в паспорт, выглядит так:
- После получения судебного решения и вступления его в силу гражданин является в отдел ЗАГС по месту регистрации. При расторжении семейных отношений через ЗАГС достаточно визита с совместным заявлением.
- Основанием для выдачи свидетельства, подтверждающего прекращение брака, служит заявление граждан, и прикрепленная квитанция, свидетельствующая об уплате пошлины.
- Бывшие супруги сдают паспорт работникам отдела по регистрации актов благосостояния и получают его обратно уже с нужной отметкой.
В какую часть документа ставится печать?
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.
«Никогда не ставьте печать на подпись»
Дизайнер 28 сентября 2020 года поделился с подписчиками своим открытием о том, что печать ни в коем случае нельзя ставить на подпись. Со ссылкой на разъяснения нотариуса, которого он характеризует как «хорошего и грамотного» он пишет, что «если печать хоть немного перекрывает подпись, то в случае экспертизы ни один криминалист не признает ни подпись, не печать, если одно стоит на другом. Подпись и печать должны быть полностью независимо различимы. Обязательно расскажите это своим юристам, адвокатам, менеджерам и молодым нотариусам. Никогда не ставьте печать на подпись, только раздельно».
Юристы пересылали этот пост друг другу с вопросами: «Что вы думаете по этому поводу?» «Действительно ли это так?». Мнения разделились.
Практика документооборота, знакомая всем, кто работает с документами, показывает, что в большинстве случаев действительно печать ставят на подпись. При этом она может как полностью перекрывать ее, так и захватывать частично. Этому способствуют обычаи делового оборота и буквы «М.П.», которые обычно ставятся прямо под строкой для подписи. А еще – убеждение некоторых специалистов в том, что этим способом можно защитить компанию от подделок: так злоумышленникам будет сложнее отсканировать (скопировать) подпись и печать по-отдельности и использовать их в своих целях.
Однако другие специалисты (руководители компаний, бухгалтеры, юристы и другие) уверены в обратном: печать нужно ставить только рядом с подписью. Они аргументируют это тем, что печать может использоваться, чтобы скрыть изъяны подписи, выполненной другим лицом. Их доводы можно дополнить и приведенным выше высказыванием Артемия Лебедева – о «непризнании» криминалистами таких подписи и печати.
Законодательная отмена печатей
Обязательное использование печатей при оформлении документов на законодательном уровне было отменено еще 7 апреля 2015 года, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ. Он внес изменения в Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
В соответствии с поправками ООО и АО были освобождены от обязанности применять печати при документальном оформлении совершаемых действий и операций. В то же самое время за ними сохранили право иметь печати, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.
Таким образом, применение печатей из обязанности трансформировалось в право организаций. При этом сам закон об отмене печатей все же оговаривал ряд случаев, при которых организации обязаны их использовать:
Приняв к сведению данные нормы, ряд организаций внесли в свои уставы необходимые изменения, прописав в них обязанность по применению печатей. Другие же продолжили работать, как и прежде, применяя печати к месту и не к месту по любому поводу. Все эти обстоятельства привели к тому, что печати используются некоторыми организациями и ИП даже сейчас, в эпоху повсеместного внедрения ЭДО и всеобщего перехода к электронным цифровым подписям.
Кто несет ответственность за печати и штампы
Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.
Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.
Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.
Куда можно ставить и когда применяется печать для документов
В начале апреля 2015 года вышел Федеральный закон №82-ФЗ, согласно которому печать перестает быть обязательным атрибутом организаций.
Вне зависимости от организационной формы клише организации должно содержать полное ее наименование и адрес. Допускается указание наименования на иностранном языке. Нормативные акты не регламентируют ни размер клише, ни его цвет.
Более того, неизвестно, можно ли указывать сокращенное наименование компании, а также дополнять печать такими реквизитами, как надписи «для документов» или «для накладных». Можно сделать вывод, что проставление сокращенного наименования и надписей законодательство оставило на усмотрение предпринимателям.
Общепринятый размер равен 38-42 мм. Обычно штамп компании синего или фиолетового цвета. Если он утерян или износился, то компания должна изготовить новый экземпляр. То же самое касается и ситуаций, когда у организации изменились реквизиты, указанные на оттиске (например, адрес или наименование).
Федеральный закон №82-ФЗ допускает возможность того, что у организации может не быть печати, однако, законодательство обязывает применять печать на бланках строгой отчетности, в трудовых книжках, а также в кассовых ордерах. Из этого следует, что пока упоминание об обязательном проставлении печати на некоторой документации сохраняется в нормативных актах, компания обязана ее иметь.
Конечно, есть и некоторые исключения из вышеназванных правил. Так, заверять запись в трудовой книжке работника можно не только синим оттиском компании, но и штампом кадровой службы.
Применение печатей обязательно, если с каким-то определённым контрагентом компания не прописала в договоре пункт о возможном ее неиспользовании. Если такого пункта нет, то сделка может считаться недействительной.
В соответствии с п. 4 раздела «Предисловие» данного Стандарта в настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Согласно п. 5 раздела «Предисловие» Стандарта правила применения настоящего Стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».
Как следует из раздела «Область применения» настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.
Учет печатей и штампов
Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.
Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.
Для чего ИП нужна печать: основные ситуации
Как мы уже определились, печать не обязательна, но может быть нужна.
Нужна ли печать для ИП в 2018 году? Традиции сильнее закона. Многие компании до сих пор работают в старом режиме, не применяя электронную цифровую подпись.
Закон не обязывает ИП иметь печать, но в некоторых случаях она пригодится.
Итак, для чего может потребоваться печать? Перечислим ситуации.
- Печать понадобится, если ИП имеет наемных работников. На самом деле этот вопрос спорный. Если, согласно законодательству, ИП может работать без печати, а вместо нее ставить свою подпись, то и в трудовой сотрудника можно просто расписываться. Однако традиция с печатями в трудовых сохраняется, и, для пущего спокойствия желательно трудовые книжки все-таки помечать оттиском.
- Переход на электронные трудовые книжки планируется только к 2021 году.
- Печать будет нужна, если ИП оформляет путевые листы, приходные кассовые ордеры (они подтверждают приход наличных средств в кассу). Расходные же кассовые ордеры не нуждаются в печати.
- Необходимость в печати возникнет, если приходится работать с товарными чеками, накладными и прочими бланками строгой отчетности. Когда ИП принимает оплату, и при этом у него нет кассовой техники, нужно ставить печать.
- Печать часто нужна для открытия расчетного счета. Это правило не всех банков, но многие его практикуют. Кроме того, без печати нельзя работать с чековыми книжками.
- Печать потребуется, если ИП участвует в госзаказах. Без нее котировочная заявка не будет принята.
- Если ИП собирается работать с крупными компаниями, как частными, так и государственными, тоже может возникнуть необходимость в печати. Крупный заказчик или партнер серьезнее относится к ИП с печатью.
Куда можно ставить и когда применяется печать для документов
Вне зависимости от организационной формы клише организации должно содержать полное ее наименование и адрес. Допускается указание наименования на иностранном языке. Нормативные акты не регламентируют ни размер клише, ни его цвет.
Более того, неизвестно, можно ли указывать сокращенное наименование компании, а также дополнять печать такими реквизитами, как надписи «для документов» или «для накладных». Можно сделать вывод, что проставление сокращенного наименования и надписей законодательство оставило на усмотрение предпринимателям.
Общепринятый размер равен 38-42 мм. Обычно штамп компании синего или фиолетового цвета. Если он утерян или износился, то компания должна изготовить новый экземпляр. То же самое касается и ситуаций, когда у организации изменились реквизиты, указанные на оттиске (например, адрес или наименование).
Федеральный закон №82-ФЗ допускает возможность того, что у организации может не быть печати, однако, законодательство обязывает применять печать на бланках строгой отчетности, в трудовых книжках, а также в кассовых ордерах. Из этого следует, что пока упоминание об обязательном проставлении печати на некоторой документации сохраняется в нормативных актах, компания обязана ее иметь.
Конечно, есть и некоторые исключения из вышеназванных правил. Так, заверять запись в трудовой книжке работника можно не только синим оттиском компании, но и штампом кадровой службы.
Применение печатей обязательно, если с каким-то определённым контрагентом компания не прописала в договоре пункт о возможном ее неиспользовании. Если такого пункта нет, то сделка может считаться недействительной.
Как восстановить СНИЛС, если потеряли — подробная инструкция
Шаг 1: заводим журнал учета печатей и штампов
Это нужно, чтобы учесть все печати и штампы, применяемые на предприятии. Форма журнала законодательно четко не установлена, унифицированной формы для всех предприятий нет. Но даже и при отсутствии законодательного регулирования наполненности данного журнала в нем рекомендуется предусмотреть графы со следующей информацией:
- номером по порядку поступления печатей и штампов;
- датой поступления печатей и штампов в организацию впервые после изготовления;
- оттиска печати;
- дополнительно (но не обязательно) можно предусмотреть рядом графу для изображения макета печати (это может оказаться полезным в случае применения в печати или штампе мелкого шрифта, многословия, из-за чего становится затруднительно свободное чтение оттиска печати/штампа);
- должностью работника, на которого возложена ответственность за хранение конкретной печати или штампа;
- Ф.И.О. конкретного работника, на которого возложена ответственность за хранение печати или штампа (в подавляющем большинстве случаев он же и основной пользователь данной печати/штампа);
- датой выдачи печати/штампа на руки ответственному работнику;
- подписью работника в получении печати, штампа для использования и хранения;
- результатами ежегодной проверки наличия печатей и штампов с проставлением их оттисков и дат проверки;
- датой возврата печати/штампа;
- росписью работника в сдаче печати/штампа;
- росписью ответственного за ведение журнала лица в получении сданной печати/штампа;
- датой уничтожения печати/штампа как непригодных.
Дополнительно можно предусмотреть отдельную графу с указанием в ней реквизитов распорядительного акта об уничтожении печати/штампа.
Для исключения вероятности хаоса в ведении указанного журнала (с вырванными страницами, переписанными или замененными) рекомендуется его прошить, пронумеровать страницы, проставить заверительную надпись в конце на месте прошивки за подписью руководителя организации, скрепить ее печатью и таким образом сделать указанный журнал почти документом строгой отчетности.
Указанный журнал подлежит заполнению в соответствии с образцом 1.
Шаг 2: назначаем ответственного за ведение журнала учета печатей и штампов
Журнал учета печатей и штампов должен вестись одним лицом, находиться на хранении у него же. Для этого за определенным лицом на предприятии должна быть закреплена обязанность и, соответственно, ответственность за ведение данного журнала. Это закрепляется распорядительным актом работодателя — приказом или распоряжением (реже). В том же приказе (распоряжении) можно изначально предусмотреть и лицо, заменяющее (далее — работник для замены) ответственное за ведение журнала должностное лицо на время его отсутствия (отпуска, болезни). Кроме того, в должностной инструкции работника для замены можно сразу предусмотреть обязанность по ведению журнала учета печатей и штампов на время отсутствия основного ответственного лица. Однако такой порядок фиксации порядка замены ответственного лица возможен в том случае, когда работник для замены постоянен, а не меняется раз от раза по отдельному распоряжению работодателя.
Ответственным за ведение журнала учета печатей и штампов может быть назначен любой работник предприятия вне зависимости от занимаемой должности. Однако чаще по причине целесообразности эту обязанность работодатели возлагают на начальника службы безопасности, главного бухгалтера или секретаря, издавая соответствующий приказ по форме на примере образца 2.
Образец N 2