Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить компенсацию расходов на мобильную связь работникам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Из этих средств не высчитывается подоходный налог, не переводятся взносы на ОМС, в Пенсионный фонд и в ФСС. Исключения составляют ситуации, когда в общее начисление включаются траты, понесенные работником в нерабочее время в личных целях. В таком случае выплата приравнивается к доходу физического лица и подлежит обложению НДФЛ.
|
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр» ПРИКАЗ г. Москва
Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефонуВАЖНО! Образец положения об использовании корпоративной мобильной связи от КонсультантПлюс доступен по ссылке Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:
Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15.  Превышение суммы расходов на сотовую связь установленных лимитовДостаточно часто встречаются ситуации, когда работники превышают установленный лимит расходов на сотовую связь. В этом случае сумма превышения лимита подлежит возмещению работником за счет собственных средств. Такие разъяснения представлены в Письме Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2. Обращаем ваше внимание, что при удержании из заработной платы работника суммы превышения лимита расходов на сотовую связь необходимо учитывать нормы Трудового кодекса. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ). Отметим, что не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание. Перечень таких выплат установлен ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». Кроме того, работодателю нужно получить письменное заявление работника, дающего согласие на удержание из его заработной платы суммы расходов на сотовую связь. Ошибка: Работник требует от руководителя возмещения его расходов на мобильную связь, тогда как их отношения оформлены в рамках гражданско-правового договора. Комментарий: На компенсацию мобильной связи могут претендовать исключительно сотрудники, работающие по трудовому договору. Ошибка: Сотрудник хочет подписать приложение к договору о получении компенсации за мобильную связь, в то время как он пользуется в служебных целях телефоном своей супруги. Комментарий: Для заключения договора и получения компенсации мобильной связи необходимо будет предоставить работодателю документ, который свидетельствует о правах собственности сотрудника в отношении мобильного телефона.  Детализация счета оператора связиДетализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ. Вопрос остается спорным в виду различных мнений:
SIM-карта – это карта, с помощью которой обеспечиваются идентификация абонентского устройства (сотового телефона), его доступ к сети мобильной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера. Расходы на подключение для целей бухгалтерского учета учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы на подключение в целях налогообложения признаются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. В ситуации, когда сим-карта принадлежит организации, ее движение необходимо контролировать, так как в течение отчетного месяца она может выдаваться разным сотрудникам. Поэтому, во-первых, сим-карту должен выдавать работник склада под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи. Во-вторых, чтобы контролировать затраты на связь, необходимо запрашивать у оператора данные о расходовании денежных средств с лицевого счета по каждой SIM-карте. Звоним по праздникамЕще одним непростым моментом для бухгалтеров является отражение в отчетности звонков, которые совершают сотрудники компании в праздничные и выходные дни по рабочим моментам. Как обосновать, что звонки были сделаны не по личным вопросам? В этом смысле позиция налоговиков довольно снисходительна. Ведомство полагает, что затраты на телефонные переговоры, осуществленные в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, могут учитываться в расходах при условии соответствия произведенных расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. В качестве подтверждения могут, в частности, использоваться любые внутренние документы компании, в которых указано, кому из работников разрешено пользоваться служебным телефоном в производственных целях. Организация может установить правило, что генеральный директор, его заместители, главбух и другие лица обязаны круглосуточно находиться на связи. Подобные обязательства компания может включить в трудовой (коллективный) договор, заключаемый с конкретным работником. Облагается ли компенсация налогом и страховыми взносамиИз этих средств не высчитывается подоходный налог, не переводятся взносы на ОМС, в Пенсионный фонд и в ФСС. Исключения составляют ситуации, когда в общее начисление включаются траты, понесенные работником в нерабочее время в личных целях. В таком случае выплата приравнивается к доходу физического лица и подлежит обложению НДФЛ. Другие условия действуют при заключении на предприятии соглашения об аренде личных мобильных телефонов. Тогда часть компенсационной выплаты, равная размеру платы за временное использование устройства в качестве рабочего телефона, будет облагаться подоходным налогом. То есть если с работником заключен договор об аренде с ежемесячным платежом в 1000 р., а всего начислено 3000 р., то НДФЛ будет удержан только с суммы в 1000 р.  Обоснованность расходов на сотовую связьПомимо документального подтверждения данного вида затрат, его нужно экономически обосновать. В налоговом законодательстве не закреплено понятие экономической целесообразности, нет четкого регламента, ка вести свою финансово-хозяйственную деятельность. Налогоплательщику самостоятельно оценивает экономическую эффективность, необходимость и рациональность возмещения сотрудникам денег за сотовую связь. Если при проверке у налоговых органов возникают спорные моменты, то чаще инспекторы отталкиваются на субъективную оценку хозяйственной деятельности предприятия. Не вызовут сомнения организации, чьи сотруднику регулярно ездят в командировки и рабочие вопросы преимущественно решаются по телефону. Для оперативного решения рабочих моментов стационарная связь (если она есть) может быть недостаточно, поэтому при защите нецелесообразности использования дополнительно сотовой связи, такого аргумента будет недостаточно. Если организация четко представляет и может подтвердить увеличение дохода за счет использования сотовой связи, контрольные налоговые органы не смогут предъявить претензии касательно этой статьи затрат. В противном случае, она вообще может не учитываться, в результате вырастет налогооблагаемая база предприятия, в отношении него могут быть применены различные штрафные санкции. Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефонуВАЖНО! Образец положения об использовании корпоративной мобильной связи от КонсультантПлюс доступен по ссылке Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:
Рассматриваемый перечень документов установлен письмом Минфина от 27.07.2006 года № 03-03-04/3/15. Ошибка: Работник требует от руководителя возмещения его расходов на мобильную связь, тогда как их отношения оформлены в рамках гражданско-правового договора. Комментарий: На компенсацию мобильной связи могут претендовать исключительно сотрудники, работающие по трудовому договору. Ошибка: Сотрудник хочет подписать приложение к договору о получении компенсации за мобильную связь, в то время как он пользуется в служебных целях телефоном своей супруги. Комментарий: Для заключения договора и получения компенсации мобильной связи необходимо будет предоставить работодателю документ, который свидетельствует о правах собственности сотрудника в отношении мобильного телефона.  Облагается ли компенсация налогом и страховыми взносамиИз этих средств не высчитывается подоходный налог, не переводятся взносы на ОМС, в Пенсионный фонд и в ФСС. Исключения составляют ситуации, когда в общее начисление включаются траты, понесенные работником в нерабочее время в личных целях. В таком случае выплата приравнивается к доходу физического лица и подлежит обложению НДФЛ. Другие условия действуют при заключении на предприятии соглашения об аренде личных мобильных телефонов. Тогда часть компенсационной выплаты, равная размеру платы за временное использование устройства в качестве рабочего телефона, будет облагаться подоходным налогом. То есть если с работником заключен договор об аренде с ежемесячным платежом в 1000 р., а всего начислено 3000 р., то НДФЛ будет удержан только с суммы в 1000 р. Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ. НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%). ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима. Как рассчитывается компенсация мобильной связи
Безлимитные тарифы не являются выгодными для владельцев компаний, поскольку они предполагают совершение звонков исключительно внутри региона проживания пользователя услуг. Если же работодателю необходимо, чтобы сотрудник звонил клиентам или партнерам в другие города, придется нести дополнительные затраты. А потому нанимателям целесообразно выбирать тарифы с посекундной тарификацией и низкими расценками за междугороднее общение. Наиболее распространенным способом возмещения расходов на сотовую связь является оплата фактически оплаченного времени общения по мобильному согласно тарифам оператора связи. Для этого наниматель требует от работника предоставлять ему по окончании каждого месяца отчет с детализацией совершенных служащим звонков и их стоимости. А как быть, если сотрудник вел личные переговоры за счет организации? Заключив с оператором договор, фирма должна оплачивать все выставленные в ее адрес счета на услуги связи. Если стало известно, что сотрудник ведет личные разговоры, то уже не важно, каким способом учитываются расходы на связь. Важно, компенсирует ли работник стоимость личных переговоров или нет. Если да, то после того, как он внесет деньги, компания вправе отнести их стоимость в состав прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом сумму, которую возместил работник, организация обязана отразить в составе внереализационных доходов. Если специалист не вернет деньги, то стоимость его звонков компания не вправе учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, поскольку такие траты, хоть и являются документально подтвержденными, тем не менее не связаны с деятельностью организации. Похожие записи: |