Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно изменить должность в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменение названия той или иной должности может происходить по разным причинам. Например: Бывает, что изменение названия происходит вследствие его морального устаревания, например, по историческим мотивам менялись наименования таких профессий как «лекарь» на доктор, «поверенный» на адвокат, «цирюльник» на парикмахер и т.д. Чтобы переменить название должности, для начала необходимо издать на предприятии соответствующий приказ.
Сотрудники, которых изменение названия должности касаются напрямую, должны поставить под начальственным распоряжением свою подпись. Для оповещения работника об изменении названия его должности законодателем установлен стандартный срок – два месяца до вступления данных перемен в законную силу. При этом сотрудник обязан подписать полученное уведомление – его автограф будет свидетельствовать о том, что он ознакомлен с решением руководства и согласен с такими метаморфозами. Прежде чем перейти к подробному описанию уведомления, предоставим общие сведения обо всех подобных оповестительных бумагах. Документ обязательно должен быть подписан либо директором организации, либо сотрудником, который уполномочен визировать такие бланки от его имени (к примеру, руководителем/специалистом кадрового отдела).
Переименование отдела как оформить пошагово?
Важность переименования Надо обязательно указывать в трудовой книжке изменения в названии отделов во избежание проблем с будущим подтверждением стажа.
Также важно указывать информацию о переименовании подразделения, потому что это может быть связано с предоставлением различных льгот.
Руководство компании обязано определить производство, к которому относится выполняемая работа, подтвердить занятость работника в определенном отделе, дирекции или подразделении и установить соответствие названия должности работника профессии, предусмотренной специальными списками производств, работ и профессий, дающих право на льготное обеспечение. Вот почему так важно правильно выполнять записи в трудовой книжке о переименовании подразделения.
Внимание
Переименование и реорганизация В некоторых случаях на предприятии происходит реорганизация, но сотрудники все равно не переходят в новые подразделения, а остаются на своих рабочих местах и продолжают выполнять свои ранее определенные функции и обязанности. Например, в компании было два комбината, а теперь остался только один, потому что второй комбинат продали (закрыли, ликвидировали и так далее).
Например, «Аффинажный цех Комбината №1» стал именоваться просто «Аффинажным цехом», «Механические мастерские Комбината №1» стали просто «Механическими мастерскими» и так далее.
В структуре предприятия могут происходить различные изменения, которые необходимо отразить в штатном расписании, трудовом соглашении и трудовой книжке. Поэтому нужно знать, как внести запись в трудовую книжку о переименовании подразделения.
Часто изменяются наименования отделов, филиалов, подразделений, служб, дирекций, факультетов, кафедр и так далее.
Например, «Отдел правового обеспечения и работы с документацией» может быть переименован в «Юридический департамент по вопросам законодательства и заключения контрактов». Департаменты могут назвать дирекциями или управлениями и наоборот.
Какие последствия может иметь переименование должности для трудовой функции
Переименование позиции сотрудника в штатном расписании не всегда связано с корректировкой перечня его обязанностей. Причиной может стать необходимость приведения названия должности в соответствии с ЕТКС или профстандартом – например, из-за оформления льготного пенсионного стажа на вредном производственном участке. В результате перечень функций сотрудника не меняется, но его должность будет звучать по-другому.
Однако чаще всего смена названия должности влечет за собой перемену трудовой функции работающего. Это происходит при необходимости замены отсутствующего по различным причинам сотрудника, наличии временной вакансии.
Также возможно изменение трудовой функции без изменения должности в случае совмещения должностей, расширения перечня существующих обязанностей.
Таким образом, на практике возможны 3 ситуации:
- переименование должности без корректировки обязанностей;
- изменение трудовой функции без изменения наименования должности;
- переименование должности, влекущее изменение обязанностей.
Информация, содержащаяся в трудовой
Трудовая книжка каждого гражданина Российской Федерации содержит о нем информацию, такую как фамилия, имя, отчество, дата рождения, профессия, образование, специальность. При изменении каких-либо данных они обязательно регистрируются в трудовой книжке. Заполняется она при первом поступлении на работу в отделе кадров или специально назначенным сотрудником и далее ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника.
Также в трудовой книжке должны быть все данные о том, какие курсы повышения квалификации проходил работник, в какой период времени это происходило. Все эти требования указаны в Правилах о трудовой книжке – документе, который обязаны хорошо знать работники отдела кадров.
При первом поступлении на работу кадровики должны вносить все необходимые данные про работника. Эти сведения заносятся из таких документов, удостоверяющих личность работника, как свидетельство о рождении, паспорт гражданина Российской Федерации, диплом и другие документы об образовании.
Все записи должны производиться без ошибок. Это очень важно, иначе документ может быть признан недействительным. При этом также очень важно наличие печати и подписи. Если все же некоторые неточности или ошибки допущены, то исправления необходимо производить в строго определенном законодательством порядке, только в этом случае изменения могут быть признаны действительными.
При необходимости произведения изменений записей в трудовой книжке необходимо руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
Есть некоторые нюансы заполнения трудовых книжек, которые строго регламентируются правовыми нормами. Например, все даты должны быть написаны исключительно арабскими цифрами. Так, дата 18 февраля 2012 года будет выглядеть следующим образом: 18.02.2012.
Информация, содержащаяся в трудовой
Трудовая книжка каждого гражданина Российской Федерации содержит о нем информацию, такую как фамилия, имя, отчество, дата рождения, профессия, образование, специальность. При изменении каких-либо данных они обязательно регистрируются в трудовой книжке. Заполняется она при первом поступлении на работу в отделе кадров или специально назначенным сотрудником и далее ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника.
Также в трудовой книжке должны быть все данные о том, какие курсы повышения квалификации проходил работник, в какой период времени это происходило. Все эти требования указаны в Правилах о трудовой книжке – документе, который обязаны хорошо знать работники отдела кадров.
При первом поступлении на работу кадровики должны вносить все необходимые данные про работника. Эти сведения заносятся из таких документов, удостоверяющих личность работника, как свидетельство о рождении, паспорт гражданина Российской Федерации, диплом и другие документы об образовании.
Все записи должны производиться без ошибок. Это очень важно, иначе документ может быть признан недействительным. При этом также очень важно наличие печати и подписи. Если все же некоторые неточности или ошибки допущены, то исправления необходимо производить в строго определенном законодательством порядке, только в этом случае изменения могут быть признаны действительными.
При необходимости произведения изменений записей в трудовой книжке необходимо руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
Есть некоторые нюансы заполнения трудовых книжек, которые строго регламентируются правовыми нормами. Например, все даты должны быть написаны исключительно арабскими цифрами. Так, дата 18 февраля 2012 года будет выглядеть следующим образом: 18.02.2012.
Увольнение в порядке перевода
- В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
- В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
- В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
- В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
- В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
- Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
- В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.
Нюансы заполнения трудовой книжки
Запись в трудовой в порядке перевода фиксируется в документе трудоустроенного лица работником отдела кадров или руководителем. На начальном этапе, перед тем, как проставить запись, нужно удостовериться в наличии изданного приказа. Далее открывается личное дело трудоустроенного и извлекается трудовой документ. На следующем шаге можно начинать делать записи о переводе.
Вынесенный приказ – основание для совершения изменений в трудовой. Приказ о том, что сотрудник будет переведен, выносится заранее (за 2-3 дня). Документ набирает юридическую силу после того, как руководящее лицо проставляет подпись и печать. Каждый работник должен беспрепятственно ознакомиться с приказом.
Сама процедура изменения информации в трудовой книжке имеет нюансы. Работнику не обязательно присутствовать в момент, когда будет вноситься о переводе на другую должность запись в трудовой.
Человек может быть переведен на должность с записью в трудовой по постоянному или временному частному случаю. Временные изменения в трудоустройстве проводятся по соглашению работника и работодателя, что подтверждается письменно. Основная причина того, что проводится такая процедура – замещение сотрудника, который временно отсутствует. По продолжительности подобный перевод может составить до 12 месяцев или до периода возвращения ушедшего человека. Соответствующие записи в трудовом документе по переводу на должность присутствуют с условием постоянства на новой работе, о чем указано в Трудовом Кодексе в статье 66.
Постоянный перевод имеет следующие виды:
- Внутренний – с оформлением в пределах одного предприятия и руководства.
- Внешний, предполагающий расторжение трудового контракта и смену руководителя.
В зависимости от того, каким образом меняется сфера деятельности, определяется характер записи.
Оформление главного документа работника требует серьезного отношения. При совершении записей в трудовую должны соблюдаться следующие основные правила:
- Какие-либо записи в трудовой документ могут быть внесены при наличии действующего и подписанного приказа. Любые действия могут считаться без приказа ложными.
- Внесение записей осуществляется на русском языке, печатными буквами или разборчиво от руки. Исправления и помарки означают ошибку.
- Формулировки с датами имеют полное соответствие тексту приказного документа.
- Если работник проживает в другой республике, разрешается прописывание информации на нескольких языках одновременно. Но русский обязателен.
- Для предупреждения помарок и неточностей, предварительно рассматриваются примеры внесения подобных записей с дальнейшим использованием готового образца. Работник не имеет права самостоятельно вносить изменения в трудовую книжку.
Запись делается следующим образом:
- Находится последняя запись и отступается строчка.
- Проставляется следующий за предыдущей номер изменения.
- Указывается точная дата оформления перевода. Изменения не должны проводиться ни на сутки.
- Дается указание должности, на которую было переведено лицо. Причина, по которой совершается смена места работы не обязательна. На повторное наименование предприятия не проставляется.
- Фиксируется номер приказа, подписывается запись руководителем.
Кто вносит исправления в трудовую книжку
По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:
если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.
Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.
Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.
С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.
Как заполнить трудовую при устройстве на работу?
Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.
Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:
- в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
- в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
- в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
- в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
- в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.
Общие правила записи в трудовых книжках
Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:
- На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
- Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
- Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
- В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
- Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.
Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225.
То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки.
Нормативные документы
Можно законно изменить название должности, не корректируя трудовую функцию. Для этого существует два способа:
- переименовать существующую кадровую единицу;
- создать другую аналогичную, переведя на нее сотрудника.
Большей «популярностью» пользуется первый вариант, так как не требует проводить расширение и сокращение штата. Соответственно, вся нормативная правовая база процедуры сводится к следующим положениям:
- Статья 57 ТК РФ – указание в трудовом договоре на исполняемую функцию согласно штатному расписанию.
- Статьи 72, 74 ТК РФ – обязательное уведомление сотрудника в письменной форме.
- Пункт 3.1 постановления Минтруда № 69 – порядок заполнения трудовой книжки, касающийся указания занимаемой должности.
- Пункты 1-7, регламентирующие правила заполнения, предусмотренные постановлением Правительства РФ № 225.
Как звучит запись в трудовой книжке об изменении должности?
Если должность просто меняет свое название, и при этом фактического перевода на другое место работы или в другое подразделение не происходит, то запись звучит так: «Переведен(а) на должность …». Но при этом для начала необходимо соглашение сторон на проведение данного мероприятия, после чего выдается приказ, на основании которого и происходит изменение должности.
Фактически такое изменение – это несложный процесс, который выполняет работник отдела кадров, и занимает это всего несколько минут. Стоит обратить внимание на правильность заполнения трудовой, чтобы потом ни у кого не возникло проблем. Поэтому работник должен сам проверить сделанную запись.
В случае, если нужно произвести переименование должности в трудовой книжке, потребуется внести такую запись: «Должность … переименована в…». Получается, что человек был принят, например, на должность начальника отдела, а увольняется уже с должности менеджера.
Исправление некорректных сведений о поощрениях
Для страниц о награждениях работника действует правило, запрещающее перечеркивать недостоверные данные. Если запись в трудовой книжке не верна, она сначала признается недействительной, что фиксируется в приказе руководителя фирмы, после чего вносятся изменения в кадровую документацию.
Распространенной ошибкой является внесение записей о рабочей деятельности в часть о награждениях. Это случается, если чистые страницы раздела «О работе» закончились. Вкладыш не был вклеен, а последующие записи начали вносить в следующий блок документа.
При несоответствии внесенных сведений назначению раздела учетного бланка пример исправления записи в трудовой будет реализовываться по такой схеме:
- все записи, которые необходимо было изначально включить в другой раздел документа, признаются недействительными;
- в трудовую книжку вписывают фразу о недействительности данных по каждой записи или по всем сразу (обобщенная формулировка должна содержать информацию о номерах исключаемых строк);
- перенесение данных в нужный раздел. Для этих целей заполняется вкладыш к трудовой.
Что должен знать и уметь бухгалтер по кадрам?
Кадровое делопроизводство зачастую делают дополнительной нагрузкой для бухгалтерии. Причем ее возлагают если не на самого главбуха, то на бухгалтера по расчету заработной платы, как на уверенного пользователя 1С:ЗУП. Аргумент – эту же программу используют в своей работе и кадровики.
Однако, помимо учетной программы, обычному бухгалтеру необходимо знать также:
- трудовое и миграционное законодательство;
- законодательства о защите персонифицированной информации и пенсионном обеспечении.
Помимо теоретических знаний от бухгалтера по кадрам ожидают, что он обладает умением:
- оформить трудовые книжки и договоры материальной ответственности;
- вести различные регистрационные журналы, в том числе по учету трудовых книжек;
- вести персонифицированный учет.
Как правило, не лишними будут и умения по составлению различных форм отчетности, связанной с зарплатой и персонифицированными данными. Однако мало кто осознает, что во время отчетности бухгалтер не будет иметь времени решать кадровые вопросы.
Если бухгалтер по зарплате делает еще и отчетность, то в данном случае совмещение функций не эффективно.