Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать работу бухгалтерии максимально эффективной». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Даже если рабочее время бухгалтера уходит только на трудовую деятельность, это вовсе не означает, что свободного времени совсем нет. Просто оно направлено на решение мелких вопросов, которые можно было бы исключить — автоматизировать процесс, делегировать другим сотрудникам или вовсе убрать.
Чем занимается бухгалтерия?
Бухгалтерия занимается ведением бухгалтерского учета и отчетностью в органы.
Бытует мнение, что “бухгалтерия это все, что связано с цифрами и бумагами”. Это утверждение настолько же верное, как и “программист занимается всем, что с проводами, кроме кофеварки”. То есть далеко от истины.
Задачи бухгалтерии:
- Правильно учесть все движения активов (денег, товаров, материалов и т.п.) и обязательств (зарплата, долги покупателей, поставщиков и т.п.). Правильно — значит на основе верно оформленных документов, вовремя, полностью и в соответствии с текущим налоговым законодательством.
- посчитать налоги;
- отчитаться в налоговые органы.
Неочевидные способы поиска свободного времени бухгалтера
Найти свободное время бухгалтера можно не только при помощи автоматизации бухгалтерского учета. К примеру, действенными способами является изменение правил работы не только бухгалтеров, но и других сотрудников:
- принятие различных организационных решений
Принять несколько новых решений по вопросам организации работы, к примеру, снять с бухгалтера обязанность присутствовать на каждом совещании, разработать инструкции для сотрудников по заполнению первичной бухгалтерской документации и отчетных форм, ввести показатели эффективности и премирования за успешное выполнение работы;
- организация работы с документами
Организовать работу с бумажными документами таким образом, чтобы исключить обязанность бухгалтера каждый раз требовать их с других сотрудников, например, завести журнал сдачи первичной документации, назначить ответственных лиц и сроки сдачи документов в бухгалтерию, ввести штрафные санкции за нарушение порядка работы с первичкой, по максимуму охватить все участки электронным документооборотом;
- внедрение современных программ и сервисов учета
Шпаргалка: как сэкономить на бухгалтерии
- Проведите анализ работы бухгалтерии и определитесь, какой из способов экономии на бухучете оптимален для компании;
- Пользуйтесь услугами аутсорсеров, это в два раза выгоднее собственной бухгалтерии:
- передайте на аутсорсинг всю бухгалтерию или ее часть. Всю бухгалтерию передавать экономичнее;
- серьезно относитесь к выбору аутсорсинговой компании: найдите отзывы, проверьте договор, уточните цены;
- Набирайте на работу только хороших специалистов:
- правильно опишите обязанности в вакансии;
- изучите резюме кандидата: образование, опыт работы, прошлых работодателей, причины увольнения;
- подготовьте тестовое задание самостоятельно или с помощью специалиста;
Как работать с должностной инструкцией
Обычно знакомство с должностной инструкцией происходит так: «Прочитай и распишись, что ознакомлен». На руки сотруднику второй экземпляр обычно не выдаётся. Я думаю, что при таком подходе видение предстоящей работы у руководителя и подчинённого сильно отличаются. Я предлагаю после ознакомления с инструкцией проводить аттестацию сотрудника на знание каждого раздела. Делает это главный бухгалтер, он заносит результаты аттестации на знание должностной инструкции в таблицу.
Раздел должностной инструкции Дата Результат 1. Общие положения 2. Задачи должности 3. Подготовка к работе 4. Выполнение должностных обязанностей и операций, регламентированных в течение каждого рабочего дня 5. Результаты такой аттестации могут повлиять на назначение оклада при приёме на работу или по окончании испытательного срока. Самое важное, у главного бухгалтера есть возможность конструктивно побеседовать с подчинённым, сформировать у сотрудника ответственное отношение к работе и к регламентам.
Из кого состоит отдел бухгалтерии
Здесь я не буду рассматривать отдельные подразделения, подчиненные бухгалтерии – финансовый и HR (кадровый) отдел. В разрезе проблематики работы с бухгалтерией эти отделы вызывают наименьшее число проблем.
Финансовый отдел занимается строго движением средств, и взаимодействие с ним редко вызывает вопросы. Часто разработчики и технические специалисты с ним вообще не пересекаются.
Отдел кадров, хоть и относится к бухгалтерии, но является, по сути, отдельным подразделением с собственными системами автоматизации учета и другими особенностями. HR скорее относится к управленческому учету.
Основной состав бухгалтерии делится на два разновесных субъекта:
- Главный бухгалтер.
- Рядовой состав бухгалтерии
Рекомендации для специалистов по внедрению и автоматизации
Исходить в общении с главным бухгалтером компании необходимо из перечисленных выше проблем и понимания огромной ответственности специалиста. При этом есть простые рекомендации, которые помогут найти общий язык тем, кто по тем или иным причинам вынужден взаимодействовать с бухгалтерией в процессе автоматизации бизнес-процессов, внедрения нового ПО, сервисного обслуживания и т.д.
- Почитайте хотя бы немного о бухгалтерском учете. Не поленитесь полистать учебники и разобраться хотя бы в основах. А если вы занимаетесь программным обеспечением в том числе для бухгалтеров на постоянной основе, можно даже окончить курсы бухгалтеров. Это поможет вам говорить с ними на одном языке: вы будете понимать их проблемы, они – предлагаемые вами решения.
- Постарайтесь свести время консультаций с бухгалтерами к минимуму. Помните об их высокой загруженности, а также о том, что за консультации им никто не доплачивает. Если вы обладаете базовыми знаниями бухучета, изучите работу компании на уровне документов и консультаций с сотрудниками того же отдела продаж, и только потом придете в бухгалтерию за финальными консультациями и согласованиями, вам будут благодарны.
Обработка первичных документов
При получении бухгалтерского документа необходимо проверить правильно его оформления, наличие всех обязательных реквизитов. Все необходимые строки должны быть заполнены, информация должна быть читаемой, должны стоять подписи ответственных лиц, при необходимости ставится печать. При обработке бухгалтерских бумаг нужно обратить внимание на печать, информация на ней должна быть четко читаемой, видно название, реквизиты и пр.
После того, как документ проверен на правильность оформления, его нужно зарегистрировать в предназначенной для этого книге, журнале. К примеру, командировочные удостоверения регистрируются в журнале командировочных удостоверений, кассовые ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3.
Далее первичный документ следует подшить в соответствующую папку, в которой он будет храниться положенный для него срок.
Хранение и уничтожение
Сроки хранения документации первичного учета и порядок их уничтожения в полной мере оговорены в Перечне №41.
Делегируйте полномочия и проверяйте
Основную часть времени главбуха занимает текущая работа. Нередко сотрудники обращаются ко мне с просьбой разрешить рабочие моменты. Если вопрос можно решить по-разному, предоставляю право выбора. Ведь человеку, самостоятельно принявшему решение, работать гораздо интереснее.
Очень важно организовать оперативную работу на всех участках. В дополнение к ежедневному «составлению» кассы и проведению выписок банка, что само собой разумеется, необходимо не менее оперативно (без откладывания на потом) составлять и подписывать трудовые договоры, авансовые отчеты, приходовать основные средства и материалы.
В нашем коллективе каждый отвечает за свой участок и ежемесячно представляет отчет о проделанной работе. Это распечатка тех бухгалтерских счетов, которые ведет сотрудник. Я проверяю только принципиальные моменты. Но иногда в целях контроля могу проверить работу того или иного сотрудника полностью.
Таким образом, мы ежемесячно составляем баланс, что позволяет нам чувствовать себя уверенно перед последним сроком сдачи квартальной отчетности.
Бухгалтерский учет на предприятии может быть двух видов:
- финансовый — функции бухгалтерии при таком виде бухгалтерского учета — это расчеты с клиентами и другими заинтересованными лицами, ведение всех видов отчетности, формирование информации об активах организации и предполагаемой прибыли, разработка финансового положения предприятия. Такой вид бухучета считается внешнеорганизационным и контролируется государством.
- управленческий — функции бухгалтерии при такой организации — это оценка финансовой деятельности организации, контроль за движением ТМЦ, учет всех видов активов. Такой вид внутриорганизационной бухгалтерии государством не контролируется и необходим для нормального функционирования производственной или непроизводственной деятельности.
Цели организации бухучета
Организация учетной системы на предприятии должна быть выполнена таким образом, чтобы имелась возможность для реализации следующих целей:
- сбор, формирование и своевременное изменение информации об объектах бухучета, необходимой для внутреннего пользования руководителями и работниками предприятия, в том числе и для предоставления ее по требованию вышестоящего руководства или компетентных органов (налоговой инспекции, например);
- контроль за движением объектов бухучета и достоверное информирование в виде отчетности по требованию;
- стабилизация финансовой деятельности предприятия, стремление к положительной динамике, уведомление руководства об отрицательных результатах производственной или непроизводственной деятельности;
- контроль соответствия налоговой и иной деятельности предприятия законодательству Российской Федерации.
Бухгалтерия промышленного предприятия
Подробности Категория:
БУХГАЛТЕРИЯ ПРОМЫШЛЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
, совокупность записей, регистрирующих и учитывающих в ценностном выражении по определенным принципам и методам хозяйственную деятельность промышленного предприятия. Хозяйственные
операции
, т. е. изменения в составе средств и, в связанных с распоряжением ими, правовых отношениях, записываются в порядке
хронологическом
, а также
систематическом
, т. е. операции распределяются по хозяйственным функциям и процессам на обособленные группы, или т. н.
счета
. Каждому счету присваивается наименование (
номенклатура счетов
) соответственно характеру учитываемого процесса или функции.Наиболее рациональным методом учета является т. н. двойная бухгалтерия
, которая облегчает проверку и гарантирует правильность и полноту записей и вместе с тем дает возможность устанавливать ход хозяйственных процессов, положение предприятия и конечный результат операций на каждый момент. Двойная бухгалтерия рассматривает всякую операцию как двухстороннюю сделку между двумя субъектами-счетами, из которых один — дебитор — получает (
дебет
, приход счета), а другой – кредитор — ссужает определенную сумму (
кредит
, расход счета). Отсюда ясно, что дебитование одного счета всегда сопровождается кредитованием какого-либо другого счета; между счетами устанавливаются определенные сочетания (
корреспонденция счетов
), и сумма дебетов всех счетов равняется сумме кредитов всех счетов или, как технически выражаются, суммы
балансируются
.Корреспонденция счетов промышленного предприятия одновременно выявляет производственную деятельность предприятия в системе производственных счетов, коммерческие и финансово-расчетные его операции, организационные и правовые взаимоотношения предприятия со своими составными частями и государственной казной (счета капиталов, взаимных расчетов и др.) и вообще весь ход оперирования средствами и конечные результаты. В частности счет капитала выражает в капиталистическом предприятии долю владельца в общей массе средств; в наших же государственных предприятиях он указывает на размер средств, выделенных государством данному промышленному предприятию как обособленному юридическому лицу.
Похожие записи: