Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто такой личный помощник руководителя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кандидат на занятие должности личного помощника руководителя должен иметь или среднее специальное, или, что предпочтительней, высшее образование в области администрирования. Также можно претендовать на должность с дипломом соответствующего профильного вуза.
Кто такой бизнес-ассистент
Это человек, который работает с бизнес-процессами и личными задачами руководителя. А именно:
-
Планирует рабочий график руководителя
-
Поддерживает деловые контакты: ведет переписку и созванивается с партнерами, контрагентами, поставщиками, клиентами, подрядчиками
-
Занимается документооборотом
-
Под задачу находит аутсорсеров, передает им часть дел и контролирует выполнение работы
-
В рамках своей компетенции, собирает, анализирует и систематизирует необходимую информацию
-
Предоставляет ее руководителю в готовом виде — ему уже не нужно вникать и тратить время
У меня есть классный опыт использования удалённого персонального помощника. Я живу в Америке, а большинство моих сотрудников — в СНГ, так что я удалённый руководитель. Уже около двух лет у меня есть личный помощник. Его зовут Руслан. Бывают ситуации, когда он практически не работает, например, если я на бизнес-конференции. Но в нормальном режиме он тратит на выполнение моих поручений от 10 до 20 часов в неделю, в зависимости от загрузки. И я рад, что высвобождается такое колоссальное количество моего личного времени.
Это не только часы, но и внимание, творческая энергия. Это позволяет не расплёскивать их на мелочи, которые я поручаю персональному помощнику.
Я нанимал человека на эту должность. Опыта использования различных сервисов у меня не было, поэтому не могу сказать, хорошо или плохо это работает. Для меня важно, чтобы персональный помощник был со мной надолго. Рассказываю, какие именно области я ему делегирую.
Требования к опыту и образованию
Выпускник, предъявивший красный диплом об окончании одного из главных университетов страны, имеет преимущества при отборе. Кроме того, желательно проработать не меньше 3-х лет на административной работе. Как правило, вопрос выбора помощника решается индивидуально.
Соискатели должны обладать следующими профессиональными знаниями:
- об основных статьях законов РФ, относящихся к сферам производства и управления предприятия;
- об основах административной деятельности;
- навыками в некоторых технических вопросах: правильно использовать компьютер, принтер, факс, переговорные устройства, обеспечивать их работоспособность;
- хорошо ориентироваться в документообороте;
- уметь вести деловую переписку и переговоры с соблюдением нормативных, корпоративных и профессионально-этических принципов и правил;
- владеть одним или несколькими иностранными языками на необходимом уровне;
- в случае отбора на должность помощника, соответствующего уровню замдиректора, кандидат должен понимать специфику компании и ее основные бизнес-процессы.
Какие вопросы вы должны задать работодателю в первые дни работы?
Все мы, так или иначе, хотя бы один раз в жизни проходили собеседование при приеме на работу. По этому поводу написано немало книг, в коих авторы рекомендуют использовать те или иные психологические приемы, учат читать язык жестов собеседника, грамотно презентовать себя, держать «марку» и т.д. Думаю, при желании все эти премудрости можно изучить. На этом мы останавливаться не будем. Предположим, вы прошли конкурсный отбор, уладили финансовую сторону вопроса, получили обещанный социальный пакет и уже завтра в накрахмаленной блузе вас ожидают в Компании Вашей Мечты в должности персонального ассистента (либо в иной должности с функциями личного помощника руководителя).
И теперь ваша очередь задавать работодателю вопросы, от ответов на которые зависит ваша обоюдная рабочая жизнь. Увы, о необходимости задавать вопросы на собеседовании и в первые дни работы ничего не пишут в вышеупомянутых брошюрах, буклетах, рекомендациях для соискателей. Именно поэтому я и предложу вашему вниманию некоторые из них.
Сразу оговорюсь, данные советы обобщены и носят исключительно рекомендательный характер. В связи с этим и применяться они должны в контексте конкретной профессии и конкретной должности – порой часть этих вопросов вашему будущему шефу вовсе бессмысленно задавать, ибо выполнение данных поручений просто не входит в ваши должностные обязанности.
Итак, при приеме на работу я бы предложила вам задать работодателю следующие блоки вопросов:
1. Тайм-менеджмент.
1.1. С какого времени руководитель планирует начинать свой рабочий день и рабочие встречи?
1.2. Есть ли константные рабочие встречи (например, с руководителями структурных подразделений), о которых вам необходимо знать и оповещать участников?
1.3. В какое время у руководителя обед, оно фиксировано, носит плавающий характер и может быть использовано для деловых переговоров?
1.4. Какое время дня лучше отводить на встречи по личным вопросам; в какое время руководитель занят и его лучше не беспокоить; до какого времени руководитель, как правило, назначает встречи?
1.5. Есть ли у руководителя постоянные личные задачи и встречи, о которых вам необходимо знать, чтобы контролировать регламент тайм-менеджмента: занятия спортом; необходимость забирать детей из садика / школы; руководитель живет за городом, и ему необходимо выезжать до определенного времени, дабы не провести в пробке весь вечер и т.д.
1.6. Для удобства планирования рабочего дня руководителя предлагаю использовать график еженедельных встреч. Естественно, данная таблица также носит рекомендательный характер и может быть изменена. В такой бланк можно заранее вписать плановые еженедельные встречи, выделив их цветом. А в график конкретной недели вам останется добавить только разовые встречи, т.е. переменную информацию. См. Пример 1.
2. Рабочие моменты.
2.1. Входит ли в ваши обязанности исполнение / контроль исполнения каких-либо постоянных отчетов, дайджестов, подборки материалов?
Например: ежедневно к 11 часам вам необходимо подготовить дайджест основных бизнес-СМИ; распечатать курсы валют на текущий день; ежедневно контролировать исполнение бюджета совместно с финансовым директором и т.д.
2.2. В каких производственных совещаниях руководитель планирует использовать ваши филологические навыки переводчика. Данное понимание необходимо вам для того, чтобы заранее ликвидировать слабые места в вашем лексическом запасе по той или иной специфике.
2.3. Какие категории сотрудников / коллег могут быть допущены к руководителю в рабочем порядке, а кому следует записываться.
Спустя некоторое время вы сами уже будете знать / понимать / интуитивно чувствовать, каких сотрудников руководитель может принять в данное время, а каких имеет смысл перенести на другой день.
Бывают посетители «поглотители времени» – это те люди, чаще всего в почтенном возрасте, чей профессионализм и многолетний стаж не позволяют руководителю прервать порой пустые и не относящиеся к работе монологи данных кадров. Так вот, функцию дипломата в данном случае необходимо взять на себя именно вам. Можете тактично заметить, что у руководителя запланирована следующая встреча, и в распоряжении господина N., увы, всего 20 минут. Как правило, такие ограничения работают.
Кто такой личный ассистент и чем он занимается?
Персональный или личный ассистент – это специалист, который занимается решением рабочих и личных вопросов руководителя. Например, ведет календарь, напоминает о встречах и переговорах, контролирует дни рождения близких людей и помогает выбирать им подарки.
В должностные обязанности ассистента руководителя обычно входит:
|
Деловые задачи |
Личные поручения |
|
|
Плюсы и минусы профессии
|
Плюсы |
Минусы |
|
|
Чтобы добиться успеха, ассистент руководителя должен обладать целым рядом софт-скиллов (помимо профессиональных навыков и знаний). К счастью, их можно натренировать.
Хороший помощник директора:
-
проактивен (способен видеть на шаг вперёд, прогнозировать несколько вариантов развития событий и готовить план «Б» на любой случай);
-
креативен;
-
любознателен;
-
обладает развитым эмоциональным интеллектом;
-
дисциплинирован;
-
внимателен;
-
имеет превосходную память;
-
стрессоустойчив;
-
коммуникабелен;
-
грамотно и красиво говорит, не имеет проблем с дикцией.
Функции помощника руководителя
Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.
Неудивительно, что подобная вакансия достанется скорее кандидату со скромным послужным списком, но умеющему «поймать волну» шефа, чем блестящему профессионалу, не сумевшему расположить к себе руководителя при первичном знакомстве.
Должностные обязанности помощника руководителя для резюме
Набор должностных обязанностей во многом зависит от конкретного места работы. В небольших фирмах на помощника руководителя могут возлагаться и такие функции, как поиск сотрудников и проведение собеседований или отслеживание судебных дел предприятия. Чем крупнее компания, тем больше вероятности, что эту работу возьмёт на себя не ассистент директора, а отдел кадров и юридический отдел.
В общем случае в круг должностных обязанностей помощника входит планирование рабочего времени руководителя, организация встреч и мероприятий, делопроизводство, поиск информации и контроль выполнения распоряжений руководства. Среди распространённых функций можно упомянуть поддержание порядка в приёмной, взаимодействие с курьерскими и клининговыми службами, обеспечение жизнедеятельности офиса, выполнение личных распоряжений руководителя.
Работа помощника руководителя не требует глубоких познаний фундаментальных наук и экономических дисциплин. Это не значит, что для этой должности не нужны никакие навыки, однако большинство необходимых знаний и умений легко приобрести уже во время работы.
Несомненным плюсом при трудоустройстве станут знание делопроизводства и навыки деловой переписки, опыт организации и проведения встреч и переговоров, а также знание деловой этики. Обязательно требуется умение работать в офисных программах, в первую очередь в Word и Excel. Если знаете специализированные программы по бухгалтерии, кадровому учёту, бизнес-планированию, маркетингу, стоит указать и их.
В работе помощника руководителя, где часто приходится иметь дело с составлением документации, написанием писем и протоколированием встреч и совещаний, не помешают и навыки скоростного набора текста. Стоит упомянуть и уровень знания английского, если он выше B1, даже если наниматель не выдвигает никаких языковых требований. Знание основного языка международного общения (и европейских языков) — это и показатель общего развития, и маркер разносторонности интересов, и, пусть и несколько косвенное, указание на стремление к профессиональному росту и саморазвитию.
Есть одно главное отличие Personal Assistant от других обитателей офиса – он может понадобиться в любой момент. Поэтому, 24/7 вам необходимо быть на связи. Расслабитесь потом, в старости, а сейчас надо быть всегда готовым к труду и обороне. Итак, болеем за общее дело не только в рабочее время, но и на выходных, в праздники (включая своё день рождения). Да что уж там, на своей собственной свадьбе. Со свадьбой конечно перебор, но микрофон для тоста любимый ГЕНдир намерен получить вовремя.
Как стать бизнес ассистентом на вес золота? Не позволяйте даже появляться мыслям, что ассистент что-то не успевает, что где-то, что-то идёт не так или о чём-то забыл. Запомните, вы для него тыл и опора. Босс должен быть уверен — вы обо всем позаботитесь в лучшем виде, в то время, как он покоряет мир.
Личные качества помощника руководителя для резюме
Помощнику руководителя приходится иметь дело как с документами, так и с людьми (сотрудниками компании, посетителями, представителями компаний-партнёров, курьерских и клининговых служб и так далее). То есть важное значение имеют качества, способствующие как более успешной коммуникации, так и ведению делопроизводства и решению административно-хозяйственных вопросов.
Примеры личных качеств в резюме помощника руководителя:
- Хорошие коммуникативные навыки.
- Ответственность.
- Исполнительность.
- Инициативность.
- Тактичность.
- Предусмотрительность.
- Умение грамотно расставлять приоритеты.
- Усидчивость.
- Упорство.
- Умение работать в многозадачном режиме и с большими объёмами информации.
- Быстрая обучаемость.
- Высокий уровень самоорганизации.
- Внимательность и аккуратность.
- Позитивное мировосприятие.
- Пунктуальность.
- Высокая работоспособность.
- Устойчивость к стрессам.
- Общительность.
- Доброжелательность.
- Вежливость.
- Добросовестность.
- Порядочность.
- Педантичность.
- Опрятный внешний вид.
Мы будем рады, если образец резюме помощника руководителя, который мы подготовили, поможет вам составить отличное резюме и успешно трудоустроиться на хорошую работу. Кстати, быстро создать своё резюме вы сможете, используя наш шаблон.
- Напишите, кого вы ищете, и какие задачи будет решать сотрудник.
- Составьте вакансию, в ней укажите должность, зарплату и задачи, для которых ищете сотрудника.
- Разместите вакансию минимум на 10 сайтах по поиску работы.
- Дайте соискателям тестовое задание. Старайтесь дать тестовое задание не менее 3-5 соискателям.
- Дайте бонус хорошо проявившим себя личным помощникам.
- Проведите собеседование и наймите личного помощника.
Как нанять личного помощника мы разобрались. Теперь о том, какие задачи можно поручить личному помощнику?
Все задачи, стоящие перед вами, можно классифицировать следующим образом:
- Высокоранговые. От их выполнения зависит развитие компании, ее продвижение вперед. Сюда можно отнести стратегию, стратегический маркетинг, постановку задач для компании в целом. Выполнить их может только владелец/руководитель.
- Низкоранговые. Это остальные задачи. Их можно доверить личному помощнику. Например, открыть счет в банке, согласовать встречу, обзвонить клиентов, разместить объявления или вакансию и многое другое. По отдельности каждая подобная задача представляет собой мелочь, но вместе – это большой кусок работы, который стоит делегировать сотруднику.
Агентство по подбору помощницы руководителя ТОТАЛ
Агентство ТОТАЛ ищет персонал всей России вот уже более 10 лет. За годы работы мы создали закрытую базу соискателей на разные вакансии. Благодаря личным связям с представителями разных организаций, наши рекрутеры могут найти сотрудников на разные должности – от разнорабочих до редких специалистов.
Агентство по поиску персонала в Москве найдет помощницу руководителя со знанием языков и высшим образованием, с опытом работы или без него. Мы учитываем все требования, и представляем несколько кандидатур на выбор уже в первые дни работы.
Работу с кадровым агентством ТОТАЛ – это:
- соблюдение принципов деловой этики;
- комплексный подход к оказанию услуг;
- гарантия на услуги;
- передовые методики оценки персонала;
- большая база кандидатов.
Наше агентство вовремя найти помощника и закрыть существующую вакансию. Позвоните представителю агентства ТОТАЛ, чтобы начать поиск персонала.
Где искать помощника руководителя
Поиск сотрудника занимает много времени. Личный помощник должен подходить по многим параметрам, в том числе и по личным убеждениям и взгляду на жизнь.
Основным ресурсом для поиска сотрудников является интернет. В открытых базах вакансий есть много работников, готовых работать помощником. Но на проверку каждого кандидата может уйти много времени.
Поиск среди знакомых и партнеров – это еще один способ найти сотрудника в штат. Однако помните, что если кандидат будет плохо выполнять свои обязанности, то вы рискуете испортить отношения с теми, кто рекомендовал сотрудника.
Обратитесь в компанию, чтобы не тратить время на просмотр резюме. Агентство ТОТАЛ по поиску персонала в Москве готово взять на себя хлопоты по поиску помощницы руководителя и других сотрудников. Рекрутеры представят кандидатов, подходящих требованиям.
Как утвердить должностную инструкцию помощника руководителя
Должностные инструкции, как правило, разрабатывают сотрудника отдела кадров. Согласовывать должностную инструкцию помощника руководителя организации с руководителями других структурных подразделений, кроме юридической службы, не нужно. Утверждает документ директор компании.
С утвержденной должностной инструкцией помощника руководителя нужно ознакомить под подпись тем способом, который принять в организации: на самом документе, на листе ознакомления.
На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.