Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформляется уведомление об отпуске и когда оно необходимо». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Самый предпочтительный и удобный вариант, чтобы напомнить сотруднику, когда он пойдет отдыхать по запланированному графику, — составить отдельный уведомляющий документ и вручить его подчиненному под подпись. Тогда и закон не нарушите, и докажете, что уведомление сделано своевременно, если возникнут недопонимания с подчиненными или контролирующими органами.
В настоящий момент практически любая бумага, используемая во внутреннем документообороте организации, может быть написана без использования общеобязательных унифицированных бланков в произвольном виде. Уведомление о начале отпуска не является исключением из устоявшегося правила. Отметим, что так называемая свободная форма документа также имеет свои определённые особенности, касающиеся:
- делового стиля языка;
- обозначения реквизитов;
- оставления ссылок на законодательство;
- подписания необходимыми лицами;
- расшифровки оставленных автографов.
Исполнить официальную бумагу можно на чистом листе бумаги формата А4 или А5. В силу того, что уведомление крайне невелико по объёму текста, рекомендуется воспользоваться форматом поменьше.
Написать текст документа допускается одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки или машинописным при помощи компьютерных средств. Этот момент должен решить ответственный за составление уведомления сотрудник с оглядкой на требования руководства компании, особенности документооборота в фирме.
Уведомление об отпуске обязательно или нет
О начале предстоящего ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно утвержденному графику отпусков на год, необходимо известить работника заранее. Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель выдает сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого можно будет скачать в конце данной консультации.
Если ежегодный оплачиваемый отпуск по письменному заявлению работника был перенесен на другой более ранний или поздний срок (сотрудник идет в отпуск по заявлению), то уведомлять работника о начале отпуска не обязательно. В этом случае будет достаточно подписи сотрудника в приказе о предоставлении ему отпуска на основании написанного им заявления.
За нарушение трудового законодательства (а именно за неуведомление работника о начале отпуска) может грозить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
- на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на должностное лицо в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.
Обязательность уведомления
Обязанность работодателя письменно информировать работника о начале его отпускного периода, предусмотренного графиком, установлена ст. 123 ТК РФ. Здесь важно выделить ключевые нюансы, с которыми работодатели сталкиваются на практике:
- Когда в компании не требуют заявления от работника по случаю наступления отпуска за графиком. Требование писать письменное заявление в случае ухода в отпуск по ранее утвержденному графику законом не предусмотрено. Здесь уже присутствует подпись работника об ознакомлении с этим событием. В этом случае работодатель обязан дополнительно проинформировать труженика за две недели персональным сообщением, что у последнего наступает отпуск. Приказ об отпуске издается на основании графика отпусков.
- Работник в каждом случае пишет отдельное заявление на отпуск, вне зависимости это период отдыха по графику, либо согласию сторон (социальный). Обычно в таких случаях администрация требует заблаговременно (за две — три недели до начала отпуска) написать заявление. Тут же требуют дополнительную подпись в приказе об отпуске. Если такая подпись ставится не позднее двухнедельного срока до начала отпускной кампании, можно считать, что труженик письменно уведомлен об своем оплачиваемом отдыхе и больше никаких уведомлений направлять не требуется.
Общие сведения об уведомлении, особенности составления
Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.
Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.
Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).
- Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
- второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).
Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.
Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.
Как зарегистрировать уведомления по отпуску или отзыву — журнал
Как было уже указано, работодатель имеет право выбирать форматы уведомлений на своё усмотрение, а вот корректное и регулярное ведение регистра исходящих документов (куда входят в том числе и уведомления, завизированные работниками компании), — прямая обязанность работодателя. Ключевая задача такого регистра — фиксация и быстрое нахождение информации о согласовании или информировании по определённому кадровому моменту (извещение об отпуске, отзыв, перенос и пр.). Важно наличие этого документа, когда в отношении нанимателя выдвигаются претензии со стороны сотрудника или инспекторов. Поэтому его актуальность и своевременное заполнение очевидно.
Ведётся такой журнал в письменной форме, в электронном виде он может дублироваться, но основным документом признаётся бумажный вариант. Согласно правилам ведения кадрового делопроизводства, все страницы журнала после внесения данных на обложку нумеруются и прошиваются грубой нитью. На оборотной стороне регистра приклеивается лист формата А6, где прописывается количество подшитых листов, ставится дата визирования журнала, руководитель организации ставит свою подпись, скрепляется журнал печатью предприятия, причём это может быть простой штамп, предназначенный для документов.
Особенности составления графика отпусков
В декабре работодатель должен установить очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Согласно ст. 123 ТК РФ необходимо ежегодно не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (то есть до 17 декабря) составлять и утверждать график отпусков, в соответствии с которым и определяется очередность. Поскольку график отпусков является локальным нормативным правовым актом, он должен быть утвержден в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия таких документов, то есть с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. График отпусков, с одной стороны, поможет руководителю распределить нагрузку на штат в летний период, с другой — избежать конфликтных ситуаций как с сотрудниками, так и с трудовой инспекцией.
Обратите внимание, что график отпусков не желателен, а обязателен, как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).
График отпусков относится к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма графика отпусков — унифицированная форма Т-7 — утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Однако с 01.01.2013 формы данных учетных документов применять не обязательно.*(1)
С графиком отпусков должен быть ознакомлен каждый работник. Подтверждение процедуры ознакомления — подпись работника либо на самом графике, либо в специальной ведомости.
Как уведомить о начале отпуска дистанционного работника?
Во многих организациях существуют сотрудники, работающие дистанционно. Возможность дистанционного ознакомления — с применением цифровой подписи обеих сторон — предусмотрена ч. 4 и 5 ст. 312.1 ТК РФ, а также ст. 5 и 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-Ф3 «Об электронной подписи».
К сведению. Электронный документ — это информация в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью. Электронный документ равнозначен документу на бумажном носителе, собственноручно подписанному уполномоченным на это лицом и заверенному печатью. Если электронный документ содержит квалифицированную электронную подпись, он может заменить документ на бумажном носителе.
Обратите внимание: дистанционный работник имеет право по своему усмотрению устанавливать режим времени отдыха, но при условии, что иное не предусмотрено трудовым договором (ст. 312.4 ТК РФ). То есть трудовой договор о дистанционной работе, где прописан порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска, может содержать условие, ограничивающее выбор даты ухода дистанционного работника в ежегодный оплачиваемый отпуск.
В каких случаях формируется документ
Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.
В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.
За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).
Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.
В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.
Случаи отказа сотрудника
Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.
Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.
При наличии такой бумаги компания полностью освобождена от ответственности — ведь все данные зафиксированы как в уведомлении, как и в акте об отказе. Любые юридические вопросы можно будет решить с помощью этой бумаги.
Однако составлять акт необходимо в соответствии с правилами. И главным из них является присутствие свидетелей. Нужно позвать нескольких сотрудников фирмы и под их наблюдением оформлять акт отказа. Это требование позволит получить, в случае необходимости, свидетелей правомерности составления данного документа.
Все бумаги вносятся в перечень журнала учета уведомлений.
Уведомление — один из основных документов в оформлении отпуска сотрудникам. Поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому работнику и такое право охраняется государством, следует ответственно подойти к составлению бумаг для него.
Нарушение законодательства ведет к проблемам с трудовым кодексом. А сбой в расчете оплаты на время отпуска может стать причиной для судовых разбирательств.
График, действующий в условной организации, предусматривает очередность в предоставлении основного отпуска. Любого сотрудника, при этом, обязательно должны уведомить письменно — о точном сроке и предполагаемой дате. Только после получения описываемого уведомления, условный работник может прекратить исполнение своих текущих обязательств.
Нужно ли уведомление о начале отпуска?
Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.
Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.
Кто должен подписывать уведомление о начале отпуска?
Не во всех случаях нужна подпись именно формального генерального директора. В соответствии со статьей 124, именно формальный директор и проставляет подпись на описываемом документе. Но в некоторых ситуациях у руководителя организации не бывает возможности самостоятельно совершать данные регистрационные действия. Поэтому, внутренними организационными актами предусматривается возможность подписания уведомления, а также внутренних приказов другими уполномоченными лицами. В большинстве случаев данные регистрационные действия вправе производить начальник внутреннего отдела кадров.
На положение самого работника данное обстоятельство никак не повлияет. Самое главное, чтобы полученный им документ содержал должную печать и подпись любого уполномоченного лица. Полученный документ желательно хранить до фактического момента увольнения. В случае разногласий, он может быть существенно полезным для каждой штатной единицы.
Что включить в график отпусков на 2020 год
В графике фиксируют точные сроки, когда работник будет отдыхать. Если в 2020 году в компанию придут новые сотрудники, они получат право на отпуск, отработав в организации шесть месяцев (ст. 122 Трудового кодекса РФ). Законодательство не требует в связи с этим менять и дополнять утвержденный и действующий документ. Новичку достаточно написать заявление, а работодателю – издать приказ. Но удобнее дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников. Тогда будет сразу видно, сколько всего дней отгулял сотрудник за год, были ли переносы и отзывы из отпуска. Но какую запись в этом случае сделать?
На новых сотрудников можно заполнить отдельный график, поставить в нем дату, когда новый сотрудник подал заявление на отпуск. А также указать, что он является приложением к графику на 2020 год. Тогда в первоначальном графике сделайте отметку о наличии приложения.
Всех работников компании нужно ознакомить с графиком отпусков. Однако как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.
Самый безопасный вариант — ознакомить под роспись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок. Вы можете:
- попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
- приложить к графику ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.
Как составить приказ о внесении изменений в график отпусков
Для такого приказа нет какой-либо стандартной формы. Компания имеет право составить его произвольно, на фирменном бланке.
В верхней его части указывается полное название фирмы, дата и место оформления. Далее записывается слово «Приказ» и проставляется его порядковый номер. Ниже следует краткое название документа, к примеру «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска».
Затем идет вводная часть, в которой указывается причина, из-за чего решено произвести перенос даты отпуска. К примеру, «На основании заявления о переносе отпуска…» либо «В связи с вводом в эксплуатацию нового станка на основании согласия работника…».
Дальше записывается слово «Приказываю», после чего по пунктам излагаются распоряжения:
- Указание на перенос даты начала отпуска, с проставлением с какой даты переносится и на какую;
- Указание кадровому специалисту произвести соответствующие изменения в графике отпусков.
Приказ о внесении изменений в график отпусков утверждает руководитель компании. Ниже его должны подписать упомянутые в нем сотрудники, и проставить дату ознакомления.
Детали оформления уведомления о начале отпуска
Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:
| Название компании | Физическое лицо указывает здесь свои фамилию и инициалы. Для юридических лиц необходимо написать полное название. Если учредительные документы предполагают какие-либо сокращенные варианты — их тоже вписывают. Размещается надпись в левом углу бланка вверху. |
| Данные работника | Эта информация должна занимать верхний угол вверху. Сначала пишут должность, а потом ФИО сотрудника — в родительном падеже. |
| Текст | Это поле содержит информацию о начале и окончании отпуска и о его виде. |
| Подпись | Обе стороны ставят отметки об ознакомлении с бумагой. |
| Направление документа в дело | В низу бумаги — в левом углу об этом ставят отметку. |
В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.