Какой пакет документов выдавать работнику при увольнении?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какой пакет документов выдавать работнику при увольнении?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.

Как стало в 2023 году

С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:

• ЕФС-1;
• Персонифицированные сведения по физическим лицам;
• Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.

Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.

Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:

Сведения	Документы уволенному в 2022	Документы уволенному в 2023
Трудовая книжка	Трудовая книжка или СТД-Р	Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1
Информация о доходах в месяце увольнения	Расчетный листок	Расчетный листок
Информация для расчета БЛ	Справка 182Н
Информация о доходах и СЗВ-М	Выписка из СЗВ-М	Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка)
Информация о взносах	Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами	РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения)
Информация о стаже	Выписка из СЗВ-стаж	ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения)

Документы по требованию

Сотрудник в своем письменном заявлении вправе просить администрацию выдать ему дополнительные бумаги. В перечень документов, которые предоставляются на запрос работника, обычно входит:

1. Справка по форме 2-НДФЛ. При увольнении лица организация обязана подготовить 2 такие справки – для налоговой и для самого сотрудника. Но последнему документ выдается только по письменному требованию.
2. Справка для службы занятости. Обычно такой документ требуется при назначении пособия по безработице. Единого бланка не утверждено, но в справке нужно указать данные о предъявителе и его среднем заработке.
3. Копии приказов – об увольнении, о переводе, о назначении на другую должность, о поощрениях и тому подобное.
4. Записка-расчет. Используется единая форма Т-61. В документе отображается расчет выплат сотруднику при увольнении.

Ответственность за невыдачу документов при увольнении

В случае если увольняемому работнику не выдали документы, когда это является обязательными, либо сделали это несвоевременно, то на организацию может быть наложен штраф. В настоящее время это от 30 000 до 50 000 рублей. Кроме этого, дополнительно штраф может быть взыскан с руководителя. В этом случае это будет от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). В случае повторного, в течение года правонарушения штрафные меры будут усилены. До 70 000 руб., — для организации, и 20 000 руб., для руководства. Для последнего может быть применена дисквалификация на протяжении до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Также материальная ответственность наступает в случае задержки с выдачей материальной книжки по статье 234 ТК РФ. Согласно абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 № 2, со стороны организации потребуется оплатить то время, на протяжении которого бывший сотрудник не имел возможности приступить к трудовой деятельности, вызванной отсутствием трудовой книжки.

Важно! На основании статьи 234 ТК РФ., подобная ответственность предусмотрена также в результате несвоевременной выдачи СТД-Р. Впрочем практическое применение данной нормы может быть затруднительным. Ввиду того что данная информация может быть получена из других источников. Например, на портале Госуслуг, МФЦ либо Пенсионном фонде (ст. 66.1 ТК РФ).

Что должен получить сотрудник при увольнении?

Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:

• трудовую книжку;
• информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
• также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.

В частности, к ним относятся:

• приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
• дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
• также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
• решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
• медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
• приказ об увольнении.

Последствия невыдачи документов и справок для работодателя

В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.

При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:

• подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
• направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.

После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.

Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?

Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:

• трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
• справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
• справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.

Как делаются компенсационные выплаты на основе справки

Для расчета вышеупомянутых видов компенсаций берется средний заработок работника за один день, что позволяет верно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности (при наличии к ней, конечно, уважительной причины, т.к. любое отсутствие на рабочем месте должно быть подтверждено необходимыми документами).

Формула расчета среднедневной з/п с 2013 года такая:

СДЗ = ОЗ : КОД – ДИП

где: СДЗ – среднедневная зарплата, ОЗ – общая зарплата (за два года); КОД – количество отработанных дней по календарю (за два года); ДИП – дни отпусков по беременности и родам, уходу за ребенком и больничных.

Справки, выдаваемые нанимателем уволенному сотруднику, носят не только информационно-ознакомительный характер. Они могут понадобиться следующему работодателю при расчете налогов по доходам человека, начислении социальных пособий. Перечислим какие справки дают при увольнении:

Название документа	Комментарий
О доходах для расчета пособий по линии соцстраха.	В документе отражаются заработки увольняемого специалиста за текущий год, который не закончился на дату расторжения трудового контракта, и предшествующих два полных года. Необходимость бланка обусловлена требованиями Закона от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ. Справки при увольнении должны быть составлены по шаблону, утвержденному Минтрудом в Приказе от 30.04.2013 г. № 182 н (приложение 1).
Форма 2-НДФЛ за текущий налоговый год.	Ее оригинал потребуется по новому месту работу, если физическое лицо решит воспользоваться налоговыми вычетами. Это поможет корректно определить суммарную величину дохода за год, от накопительного значения которой зависит возможность применения налоговой льготы. Заработки показываются помесячно с детализацией по видам выплат.
Подтверждающая средний заработок справка с места работы при увольнении	Без нее не обойтись при постановке на учет в службу занятости. По данным этого документа будет определяться размер пособия по безработице на период поиска подходящей вакансии.

Полный список документов при увольнении работника

Список документов при увольнении работника в 2020 году — это перечень бумаг, касающихся деятельности человека в конкретной компании, которые выдают в день расторжения трудового договора. Отказ подготовить и передать все справки, предусмотренные законодательством, грозит штрафом.

На основании ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения производят окончательный расчет с работником и выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2020 году (их готовят обязательно):

1. Трудовая книжка. Оформлять ее разрешено накануне дня увольнения, выдать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получите согласие на отправление почтой либо храните в организации до обращения владельца.
2. Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, пакет документов при увольнении сотрудника в 2020 году дополнится формой СТД-Р, в которой содержатся те же самые данные о трудовой деятельности и стаже, что и в обычной книжке. Форму тоже разрешено подготовить заранее, а выдать в последний день. Если уволенный не появился за документом лично, получите согласие на отправку почтой и вышлите заказным письмом с описью вложения. Кстати, форму СТД-Р при увольнении разрешено готовить в электронном виде, если работник согласен на это. В таком случае работодатель выдает документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
3. Медицинская книжка (при наличии). Выдать ее следует без всяких дополнительных записей: работодателю запрещено заполнять ЛМК.
4. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
5. Еще один пункт в списке, какие документы выдаются на руки сотруднику при увольнении в 2020 году, — справка о зарплате (ф. 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Ее готовит лицо, отвечающее за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
6. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
7. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
8. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
9. Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию из своих средств или из средств работника, в справки при увольнении работника в 2020 году добавляют еще выписку из формы ДСВ-3. Рекомендуется готовить ее за весь период, в течение которого страхователь перечислял средства на накопительную пенсию.

Представленный выше перечень того, какие документы нужны при увольнении, содержит те, которые готовят обязательно. Кроме этих бумаг, по заявлению увольняющегося работодатель должен подготовить и выдать:

• форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
• справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
• копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
• копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, привлечении к дисциплинарной ответственности, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Общие требования к справкам и копиям – нюансы подготовки

При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично

Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:

• присутствие даты и регистрационного номера справки;
• подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
• если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
• все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.

После верификации копии документа нужно:

• поставить должность ответственного лица;
• расшифровку визы (Ф. И. О.);
• поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
• поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).

Список документов при увольнении: обязательные и необязательные формы

На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Какие документы при увольнении выдают обязательно:

1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.

2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.

3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.

4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.

5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.

6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.

7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.

По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:

— форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;

— справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;

— копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;

— копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Последний рабочий день

В последний день работы увольняющийся должен получить все причитающиеся выплаты. А именно:

• заработную плату (ст. 140 ТК РФ);
• компенсацию за дни неиспользованного отпуска (ст. 127 ТК РФ);
• дополнительные выплаты (выходное пособие), если они предусмотрены (например, при ликвидации фирмы или при сокращении персонала) (ст. 178 ТК РФ), иные средства, если они полагаются по коллективному договору, локальным актам.

В число обязанностей работодателя входит: выдать работнику при увольнении в 2021 году определенный перечень документов. Их можно разделить на две большие группы:

1. Обязательные бумаги.
2. Документы, которые запрошены сотрудником (если работник не предъявил требование, то, соответственно, их не обязан выдать работодатель).

Формирование СТД-Р в 1С

Перед тем, как формировать СТД-Р в 1С: ЗУП (ред. 3.1), необходимо убедиться, что данный момент настроен в документе по увольнению. Для этого нужно зайти в раздел «Приемы, переводы, увольнения», выбрать документ «Увольнение» (по конкретному сотруднику) и поставить галочку в ячейке «Отразить в трудовой книжке». После этого информация об увольнении отразится в отчете СТД-Р.

Для формирования самого документа СТД-Р для выдачи сотруднику нужно зайти в раздел «Электронные трудовые книжки», затем нажать на кнопку «Создать». Из выпадающего меню следует выбрать «Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р» и в новом документе подобрать сотрудника. Отчет будет заполнен автоматически.

При нажатии на кнопку «Печать» можно увидеть и распечатать документ, который затем подписывается и передается сотруднику при увольнении.

Документы по заявлению сотрудника

Помимо обязательных документов сотрудник имеет право запросить такие документы, как:

• справка 2-НДФЛ, где будут указаны данные о полученных доходах в период с начала года до даты увольнения;
• справка о среднем заработке. Она может понадобиться, если сотрудник принял решение обратиться на трудовую биржу. Содержит в себе сведения за последние 3 месяца;
• копия формы СПВ-2. Эта форма содержит в себе информацию о застрахованном стаже и используется для назначения пенсии. Необходима при выходе сотрудника на пенсию по возрасту, инвалидности и ряду иных причин;
• копия кадровых приказов. Каждый сотрудник имеет право запросить копии всех кадровых приказов, например, приказа о приеме или увольнении.

Ответственность работодателя за невыдачу документов или их задержку

Отказ или нарушение установленных сроков для выдачи документов – игнорирование требований трудового законодательства и гарантированных прав рабочих.

При подтверждении фактов задержки выдачи документов, виновные должностные лица понесут административное наказание в виде штрафа. Одновременно и сама компания, выступающая юридическим лицом, может быть оштрафована. Если ранее за аналогичные нарушения собственника или руководителя уже привлекали к ответственности, сумма штрафа будет значительно больше.

Если речь идет о невыдаче вовремя трудовой книжки, работодателю придется:

• компенсировать средний заработок за все дни, пока не отдаст документы владельцу;
• в некоторых ситуациях возместить нанесенный моральный вред.

Чтобы этого не случилось, готовя приказ на увольнение, одновременно оформляют обязательные справки.

Остальные копии документов и справочная информация, касающаяся трудовой деятельности у работодателя, предоставляются по заявлению. Поэтому не стоит бояться, что все рабочее время придется тратить лишь на подготовку справок уволенным работникам.

Похожие записи:

• Импорт из стран ЕАЭС — разбираемся с налогами и пошлинами
• Налог с продажи квартиры-2023: кому и как его платить в следующем году?
• Дополнительный отпуск ветеранам боевых действий